浅谈企业档案工作智能创新

浅谈企业档案工作智能创新

张思海

青岛工学院，山东省 青岛市 266300

摘要：市场经济整体竞争形势的变化，档案信息管理的重要性日益突显，并成为企业提高自身发展实力、从容应对复杂产业发展风险的有效途径。为此，企业应结合新发展时期知识管理的需求，构建现代信息管理平台，将档案资源转化为知识资产，在全面提升企业创新能力、发展能力与决策能力的基础上，通过信息资源的集中管理与深度整合，为企业长效、健康、高效发展提供支持。基于此，本文主要分析企业档案工作智能创新。

关键词：档案管理；理念创新；智能

中图分类号：G271　文献标识码：C　

引言

档案的利用要不断满足人们对档案和学校公开信息的需求，提供“广、快、精、准”的档案服务，发挥档案存凭、留史、育人的独特作用，保障查档效率和服务质量，对社会的发展十分重要，是社会文化建设的重要组成部分之一。随着时代的发展，档案管理工作只会对社会大众的作用越来越大，即使现在还存在诸多不足之处，但是随着不断地进行改进，提高工作效率，终会更好地为社会服务，推动文化建设发展。而作为档案管理人员，也需要不断创新，将管理理念与新时代需求进行匹配，充分运用自身的管理知识，配合信息化技术手段，将档案管理工作的价值和作用发挥出来。

1促进智能化档案管理工作建设的重大意义

档案管理作为连接各个行业、领域的中介，在整个社会发展进程中发挥着重要的价值和功效，涉及社会领域的方方面面，通过对档案资料的完整记录来保存社会各领域的基本信息，实现对整个经济社会发展全过程的记录。档案管理也应当顺应时代发展大势，强化对智能化的运用程度，促使现代化、智能化的档案管理工作能够顺利推行，确保整个档案管理形态与运行轨迹实现大变革、大发展。现阶段，智能化档案管理工作越来越受到社会各领域的高度重视，这是再一次实现档案管理革新的重要表现，也是全面促使现代化档案管理工作的实践诉求。加强智能化档案管理工作发展路径俨然成为当下发展趋势的主题，正在逐渐替代传统档案管理工作发展，消弭各种人力、物力以及财力等的过渡消耗，在各个领域、行业中发挥着重要的价值和作用，呈现出了显著的效果。因此，促进智能化档案管理工作有着十分重要的现实意义，它不仅从整体上实现了对档案管理工作的创新与变革，为档案管理建设奠定了坚实的保障，而且也促进了档案管理工作发展路径的时代诉求，实现了智能化发展的践行路径，从而为新时代档案管理工作提供了新的发展路旨^[2]。

2档案管理工作存在的问题

2.1管理人员思想意识淡薄、重视程度不够

有的单位上层管理者没有树立“档案效益”的意识，没有认识到档案管理工作其独特的价值，忽视了档案工作在企业发展中的作用。档案管理人员对档案管理工作重视程度不够、思想意识淡薄，在工作中缺乏一定的责任心和职业道德，使得档案管理工作的失位现象严重。有的人员工作态度不严谨把电子档案看做只是一个摆设，细节性的内容没有收录在册，造成档案不完善，信息资料不健全。档案收集工作重文字、轻声像，受传统模式的影响，对有关资料进行收集和整理时，工作人员一般更多地对文字形式的材料进行收集，往往忽略了声像资料的采集。造成这种现象的原因，既有人的因素，也有部分客观因素，如硬件设施不到位，没有配备相关的录音机、摄像机等等^[3]。

2.2档案管理效率低下

档案管理工作，需要由工作人员对其进行有序的管理，包括资料文书的分类、收纳等工作。为了方便人们进行查阅，管理工作人员需要不断地投入精力，完成各种收集、分类归档、录入工作。这不仅给工作人员增加了工作量，也不符合经济效益。如果不能采取相关的措施，在信息量爆炸的现在，不仅不能提高档案管理工作的效率，也会降低整体管理的水平，使工作节奏无法跟上时代进步的步伐，工作管理推进不断受到制约。此外，档案管理系统与办公自动化系统脱节，导致档案管理工作也缺乏科学的信息化管理手段。虽然也有些部门对档案管理进行了基础设施建设配备，但是实际运用时，依旧是简单的目录管理系统，缺乏整体的联网、系统接口，导致档案收集、搜索和对数据库的有效利用，档案资料的归档模式烦琐，既不能满足多元化的档案管理需求，也降低了档案管理效率。同时，各个部门的信息资料库独立，没有形成共享。

2.3经济发展格局变化带来的复杂风险

以大数据、物联网、无线网络等为代表的现代技术带来的生产方式变化，对市场经济带来了巨大的影响，经济供给结构的转变，使现阶段经济竞争形势愈发复杂。为了更好地在复杂竞争形势下保有竞争优势，找准新时期的市场发展定位，保持发展活力，企业将绝大部分资源与精力集中于能直接创造价值的业务环节，如生产管理、研究与开发、市场营销等，更加注重内控管理体系的改革。同时，对不能直接创造经济效益的部门进行简化。在档案管理部门调整的过程中，强调企业发展信息的管理，忽视了档案信息综合开发的现实价值，信息整合能力不强，信息化改革的成本提升，信息风险更为复杂。

3档案管理工作的智能创新探究

3.1提高档案管理的思想意识和重视程度

单位领导对档案管理工作发展起着直接的作用。单位领导及档案管理工作人员要转变传统的档案管理理念，不断提高档案管理创新意识，要充分认识到档案管理工作在新时期对企业发展的重要意义。领导干部要高度重视档案工作，对档案工作给予大力支持，保证资金投入，利用现代化的管理手段和科学技术完善档案管理工作，使档案管理工作真正成为单位长期发展的有力支撑。要保障档案管理工作的资金投入，保证必要的档案基础设施建设，为档案管理构建良好的工作环境，建立具有防火、防潮、防光、防盗功能的档案库房。不断完善、更新管理设备，为档案管理部门配置先进的计算机设备，加强电子档案和电子文件管理，实现档案管理的数字化。真正建立起科学化、信息化、创新化、现代化的档案管理体系，充分发挥档案管理的价值，更好地为企业为社会服务^[4]。

3.2完善档案整理流程

在档案相关工作中，人工智能技术的价值主要体现在档案整理方面。传统的档案管理模式下，档案管理人员的主要工作精力花费在档案整理方面，需要档案管理人员在整理好纸质档案后进行数字化档案加工，以便于保证档案的持久保存。随着档案数量的不断增加，面对海量档案资源需要使用人工智能的管理办法，运用人工智能技术对档案管理的收集、整理程序进行完善，可以达到快速收集、检索、校对各种有价值的数据信息，并对各种数据信息按照类型进行分类存储。

3.3搭建高质量档案管理平台

企业应当搭建优质的档案管理平台，基于科学化的开发档案管理平台，更好地融入人工智能技术。目前事业单位档案数据量不断增加，传统的档案管理工作方式已经不适应时代的需要，只有搭建优质的档案管理平台，基于自动化的平台进行智能化的档案信息的检索与供给服务，才能体现事业单位档案的服务应用价值，广泛满足社会各界对事业单位档案的使用需要。因此，应当开发专业的档案管理系统，在档案管理系统建设过程中利用在人工智能的技术优势。进一步根据用户的个性化需要进行智能化的档案服务推送，从而实现档案应用价值^[5]。

3.4强化档案管理的智能化手段应用

为了促使档案管理工作发挥更大的功效，不同领域、行业要对档案管理工作的从事人员进行相关培训，促使他们转变思想观念，调整心理态度。一是强化对思想意识的培养，促使从业人员形成主动服务、微笑服务的意识，使得他们能够有效运用智能化管理手段，逐渐摆脱对传统纸质化服务的思想和方式方法；二是提高现代资源的整合力度，促使现代化科技技术的全方位应用，对档案内容、信息、数据等进行分类管理、重点标志以及价值提取，从而反馈给社会更多有用的价值。强化档案管理的智能化手段应用是实现整个档案管理工作向现代化转变的关键，也是当前和今后一段时间内的改革重点。

3.5提升档案检索效率

档案检索是体现档案服务价值的基础，建立更加科学的检索体系，才能更好地发挥档案的实用价值。人工智能技术可以辅助用户更好的完成检索工作任务，解决传统档案管理人员疲于应付档案检索的弊端，提高档案检索的智能化水平。这一过程中主要是通过自然语言识别进行的，除此之外还需要档案管理人员加强档案管理系统的维护工作。事业单位目前应当利用人工智能技术建立完善的档案管理体系，基于档案管理平台开发更专业的神经网络检索体系，以强有力的专业化、个性化档案服务供给，达到全面发挥事业单位档案应用价值的目标。

3.6提高信息服务意识，推进现代信息管理技术的应用

档案管理与开发人员应正确认知档案信息的价值，对档案服务、管理过程中存在的复杂风险问题进行针对性地管控，切实提升企业档案信息综合利用的质量。企业信息化技术应用水平的逐步深入，从知识管理角度来看，档案管理人员已经成为信息的提供者和拥有者，档案管理部门也不再是单纯的信息存储部门，更是档案信息的交流中心，对企业信息的开发不再局限于数据信息资源的本身价值，在于关联信息串联与对决策的参考。因此，应加强智能档案工作系统的应用，在全面提升信息服务意识的基础上，打造服务更便捷、管理更高效、功能更健全的信息管理平台，集信息收集、处理、检索、利用与服务于一体，建立起现代档案信息工作体系。

3.7提升管理人员的水平，加强信息安全教育

要提升管理人员的水平，首先要让管理人员明白档案管理工作真正的意义和价值，让其明白档案管理工作不仅是资料整理归档的工作，还是通过规整这些档案资料，保护历史文化。让工作人员真正意识到，档案资料是文化价值所在，才能鼓励他们树立正确的档案工作意识。在招聘过程中应尽量选择从档案管理专业毕业，或者多年从事管理工作的人员，同时，这些人员还需要掌握一定的信息技术能力，方便后期进行在职培养。

要加强信息安全教育、培训和管理，确保档案管理信息化建设的安全。一是要开展经常性的信息安全教育，让全员树立高度的信息安全意识。二是完善档案信息安全管理制度，强化各项安全管理的措施，坚决避免网络黑客、网络病毒等不良因素对网络资源的破坏。三是要扎实做好数据备份工作，强化身份验证、专机专用等安全管理措施，提高系统安全防护的能力。

为了更好地满足未来档案管理工作的需要，还要大力引进专业的档案管理工作技术人才。首先，要求档案管理人员具有大数据技术知识、人工智能技术知识，以及互联网环境下进行档案管理技术创新能力。其次，对档案管理人员进行业务培训，促进档案管理人员掌握先进的档案管理工作方法，着力构建更加完善的档案管理人员工作体系^[6]。

结束语

随着人们使用档案情况的日益复杂，现行的信息检索方式已经不能满足用户的档案使用需求，尤其是对档案已经有较强认知的群体，他们已经不满足原始档案的简单供给。因此需要档案管理部门对档案信息按需融合，在强有力的档案信息加工编辑中发挥档案的应用价值。人工智能技术的日渐成熟，有助于构建更完善的事业单位档案管理体系，提高档案的分析与管理水平，从而得出更准确和有价值的结论，为用户提供更为快捷地服务，推动事业单位各项工作的快速发展。

参考文献

[1]柴国栋.浅析新时代档案管理工作的科学化[J].青海教育,2020(03).

[2]徐松.数字时代档案数据化管理问题研究[J].山西档案,2020(02).

[3]吴金凤.档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].化工管理.2020(08).

[4]马慧鹏.略谈电子档案管理工作中风险评估的作用[J].中小企业管理与科技:中旬刊,2019(08).

[5]赵耀.更新档案管理理念实现档案管理科学化[J].黑龙江档案,2020(01).

[6]冯淑婵.大数据时代背景下企业档案工作的思考[J].中国科技纵横,2018(8):242-243.