解析企业档案的知识化管理

解析企业档案的知识化管理

张馨云

广东运峰电力安装有限公司 广东省 佛山市 528200

摘要：知识化管理是一种新兴的管理理念和方法，如今，知识化管理已经受到了越来越多企业的关注与认可。将知识化管理应用到企业档案管理中去，可以使档案管理工作回归理性,提高企业档案管理水平。文章简单分析了企业档案知识化管理的意义，指出了企业档案的知识化管理途径，希望能对企业档案管理工作有所启示。

关键词：企业 档案 知识化 管理

档案是企业发展的印记，也是企业经营管理的重要凭证。在企业经营管理、形象宣传和权益保护中，档案起着至关重要的作用。不过，随着时代发展，传统的档案管理方式已经无法满足企业档案管理工作需要。对档案进行信息化与知识化管理，成为企业档案管理工作完成质变的必由之路。

1企业档案知识化管理的意义

档案是企业在企业决策和生产、管理中形成的有价值的原始资料。企业档案涉及面较广，包括企业经营管理经验，运用策略和创新成果等方面的内容。随着企业发展，许多企业产出的档案数量和种类也越来越多，档案管理中也出现了许多问题，如企业档案的分类更细，但是在管理中，却没有构建精细化、知识化管理体系，档案管理混乱，档案利用和共享率低。企业档案知识化管理，指在企业档案管理过程中，在知识管理理念指引下，借助知识技术和方法构建知识管理系统，挖掘企业档案蕴含的有用知识、信息，通过知识发掘和重组实现知识创新发展的管理方式。企业档案知识化管理的最终目标是提高档案管理工作质量和档案资源利用率，前提是认清知识发展规律，掌握档案知识，识别知识，整理知识，实现知识价值最大化。企业档案知识化管理是一个系统的工程，对企业档案进行知识化管理，可以扩大档案归类、深化、利用的深度与广度，为档案管理创新注入发展动力，使企业档案发挥最大效能。所以，在档案管理难度不断加大而档案管理问题不断暴露的情况下，企业要依托知识创新和发展促使档案管理尽快走上知识化管理之路。

2企业档案知识化管理路径

2.1引进知识化管理技术，构建知识化管理系统

长期以来，许多企业在档案管理方面大都以纸质档案、人工管理为主，但是，纸质档案文件在整理、借阅中存在诸多不便，如许多档案不能复印，无法共享，不能充分被利用。档案知识化管理的基础是档案信息化管理，信息化为档案知识化管理提供了技术支持，在信息技术知识下，档案信息可以被充分发掘，档案资料会被有效分类，人们也可以利用查询技术快速准确地获取档案，档案利用效率大大提高。在档案知识化管理中，企业要将档案信息化管理纳入管理规划，引进信息技术和设备，构建档案知识化管理的基础。企业档案知识化管理的重点是构建档案知识化管理系统，完善档案管理系统的信息整理、格式转换功能，优化档案信息加工、录入、集成管理物质环境。对企业内外部档案资源和信息进行知识化管理和加工，将各类非结构化数字信息经过加工处理，收录到档案知识化管理系统中去。然后，依托档案信息化管理系统，进一步发掘档案资料中的知识，对档案资源和知识进行加工，实施档案管理智能化服务，为人们提供所需的知识，为用户提供高质量的信息和知识服务。

2.2扩大档案收集范围，丰富档案内容

知识化管理的对象是知识，管理的基础是有知识需要管理。档案知识化管理要想有序开展，取得良好的效果，需要企业档案部门强化自身职能，拓宽档案资料知识获取途径，从多个渠道收集档案资源和信息，以扩充企业的知识储备，丰富档案内容，为档案知识化管理打下坚实的基础。不过，企业档案部门在收集档案资料时，要注意以下几个问题，首先，注意内部档案资料收集的完整性、真实性，确保档案知识种类丰富，内容齐全。如企业档案资料不仅要包括传统的生产经营档案、技术档案、人事档案，还要注意专利、商标、著作权档案收集。此外，还要广泛收集对企业发展有益的档案，如企业内部岗位技术许可和部门业务经验、技术创新档案等等，也要收录进去。其次，扩大档案收集范围，注意企业外部档案资料收集，如搜集行业和同行竞争对手的发展信息，对市场需求、行业发展状况有一个全面的了解。搜集国家产业政策档案、国外信息技术发展信息，把握住发展机遇，争取政策红利，避免决策失误。此外，将现代企业管理理念引入到档案管理中去，搜集客户的信息，建立客户档案，关注和分析客户需求，为客户关系管理提供信息支持,以提高企业的竞争优势。总之，档案知识化管理要想突破知识内容的限制和束缚，需要不断增加档案内容，丰富档案的种类，增加档案管理的宽度和深度。

2.3建立用户需求偏好模型，为用户提供优质服务

档案存在的价值在于为人们提供所需的知识，帮助人们认识自己，掌握事情发展规律。在不同的历史时期，群体、大众对档案信息需求种类会随着时代变化而变化，他们对档案信息的需求内容也是不同的，要想满足大众的档案信息需求，在档案知识化管理中，档案部门需要了解用户需求，根据不同的需求去进行档案知识开发与管理。信息技术是档案知识化管理的核心。在用户需求调查和了解，档案知识加工和管理方面，信息技术要发挥重要作用。这就要求企业档案部门积极转变档案知识化管理系统，制定档案信息预测和调查分析计划，就用户档案信息需求进行相应的调查和分析。然后，加大档案管理投入，实现档案知识化管理技术上的突破，广泛获取用户信息，在用户信息描述和用户信息反馈的基础上，将用户档案需求分类并建立模型，在档案模型和算法支持下，进行档案信息编辑、加工和处理，提高档案知识挖掘，并根据用户的信息咨询请求、记录，有目的地向用户推送他们所需要的知识和信息，为用户提供个性化的档案知识化管理服务。在此基础上，优化和连续改进用户信息需求偏好模型，完善档案信息反馈系统，优化档案管理和服务手段。

3结语

综上所述，档案知识化管理，能有效提高企业档案信息管理质量，对于企业档案管理工作有着积极意义。所以，企业要以信息技术为依托，对档案信息知识进行深入发掘，分类整理，以打破企业档案信息与知识信息的界限，提升档案信息的利用率，保障档案安全，为企业可持续提供有利支持。

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