建筑工程档案资料管理的重要性及策略研究

建筑工程档案资料管理的重要性及策略研究

石佳

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摘 要：随着中国GDP的逐年攀升，我国各行各业都取得了举世瞩目的业绩，特别是建筑业赢得了全世界的赞誉。在建筑工程中档案资料发挥着非常关键的作用，其可溯源性与项目工程和相关参与者都密切相关。同时工程档案还是一笔宝贵的财富，它能够为以后的建筑界和地理界提供非常有价值的信息，其参考意义是无可替代的。所以，必须要做好建筑行业的档案管理，让工程的各个方面有迹可循，为实现建筑业的更好发展提供助力。笔者从事档案资料管理工作多年，深知工程档案对一个项目的意义，本文研究了工程档案管理的意义，并且提出了相关的改进策略，希望能够给施工单位一些启发。

关键词：档案管理；工程；策略；建筑行业

引 言

近年来我国的城市基础建设进一步完善，城市的绿化面积不断扩大，高楼大厦拔地而起，娱乐建设设施配备齐全，人们生活在一个前所未有的建筑种类繁多的时代，大大小小的建筑物风格迥异，功能不同既装点了城市，也方便了人们的生活。但是在这些项目背后却有着大批量的工程数据资料没有得到有效的管理，再加上近年来“互联网＋”观念的深入人心，越来越多的工程采用了电子数据。面对这些庞大的档案资料，如何进行科学的管理成为建筑业的一个难题。建筑档案资料在整个工程项目运行过程中有着举足轻重的作用，更是项目结束时必不可少的材料，对整个项目的指导性意义不言而喻。

1 建筑工程档案管理有何意义

工程项目涉及到多个方面的内容，其影响因子也比较多，所以产生的数据和资料也数量庞大，对这些文件和数据进行规范的管理能够促进项目的顺利开展。施工项目往往能看到的都是建成后表面的现象，并不知道其内部施工工艺和材料情况，因此在进行竣工验收的时候就要参考相关档案资料开展，这些资料的完整性关系到项目的验收情况。企业的档案管理水平关系的企业的未来发展，是现代企业管理必不可少的一部分。同时，国家也作出了有关规定，要求各个施工单位必须对项目工程中的所有档案进行严格的管理，这是一个合格企业所必须遵守的行业规范。相关档案的规范与否也直接关系到该项目的质量，因此必须把项目的档案管理摆在突出位置。

2 建筑工程档案管理的现状

2.1 没有树立起工程档案管理的意识

一些施工单位的负责人没有树立起档案管理理念，只是一味地追求项目的进度和经济利益，殊不知正是这种错误的观念最终会影响到工程的质量，对企业的长远发展是不利的，每个企业都首先要具有科学的管理理念。

2.2 建筑工程档案管理制度缺失

有的单位并没有建立起相关的档案管理制度，导致相关的档案资料没有得到很好的保存，为后续的相关工作开展带来了不便。有的企业虽然建立了档案管理制度，但是由于管理理念和管理方法都比较陈旧，在实际操作的过程中难度比较大。还有的企业虽然制度比较完善，但是只是流于形式，并没有真正按照标准去落实。

2.3 建筑工程档案管理不科学

设计、财务、采购、质检、施工等不同的部门都会产生大量的数据和资料，同时这些部门之间相互交叉影响，如果说每个部门整理各自的资料不进行交叉汇总，那么这些资料就会存在缺失，一旦发生问题进行溯源的时候也找不出具体是哪个环节的问题，对项目工程有着不利影响。

2.4 建筑工程档案管理缺乏专业人才

企业应该聘请专业的档案管理人员才能够实现这项管理的科学化，当前很多企业都没有做到这点。目前大多数的从业者都没有专业背景，没有经过相关的技能培训，因此在实际工作的过程中存在着效率低下操作不规范的情况。企业一般都是招聘一些学历素质较低的文员从事档案管理工作，他们本身水平不高，再加上没有进行专业的指导，所以处理问题的能力也会存在不足。在企业内更多的是其他工作人员兼任档案管理员，由于他们还要从事其他任务所以无法所有精力都放在档案管理上。同时由于档案管理员的薪资待遇比较低下，导致这一岗位的流动性比较大，这就影响了工程档案的有效管理，会导致相关资料的遗漏缺失。

3 提升建筑工程档案资料管理的方法

建筑行业档案管理存在的这些问题阻碍了企业的进一步发展，要想解决好这些问题可以从以下几个方面进行改进。

3.1 建立健全的建筑工程档案管理制度

档案管理并不是一件简单的事情，它包含着整个工程项目的全部痕迹，要取得良好的管理效果，建立完善的管理制度是不可或缺的。通过制度来约束档案管理的行为，能够为项目顺利开展提供助力。第一，明确档案管理的范围。项目工程涉及的内容比较多从设计到竣工有各个关节参与其中，因此必须明确档案管理的界限，同时明确各个内容的保密级别，在制度中加以说明。第二，明确档案管理员的职责与底线。档案管理说到底还是人的管理，因此加强对档案管理员的管理也是非常重要的。在企业的制度中要明确管理员的职责，并严格按照制度实施，提高自己的保密觉悟。第三，明确档案借阅的流程。在进行档案借阅时要求借阅人员提供相应的证明材料，确认无误后方可借阅，并且做好借阅登记。借阅时由档案管理员进行取件，不得使借阅者自取材料。第四，明确档案资料的摆放与分类。应当设置相应的档案柜，对所有的档案分门别类进行摆放整齐，使得在查找时能够最快找到。第五，及时追回借阅到期档案，对于借阅时间快到的档案要及时通知借阅人归还。第六，做好档案室的安全工作。在档案室内安装摄像头，配备相关的消防安全设施，并且定期检查其有效性。第七，定期修补破损档案。及时检查档案资料的保存情况，如果发现破损、字迹不清要进行修补，确保资料的完整性。第八，运用信息技术进行档案管理。通过运用电脑档案管理系统可以提高工作效率。

3.2 提升建筑工程档案管理员的综合能力

当前我国建筑企业的档案管理员素质整体偏低，这也造成了企业档案管理能力低下。首先，企业应该提高档案管理员的待遇，招聘具有专业背景的工作人员。档案管理员也不是普通的文员，需要有专业的背景来做支撑，这样才能明确什么内容应该管理到何种程度，通过较高的职业素养实现档案的高效管理。其次，定期对档案管理员进行培训。建筑行业的政策法规变化较多，因此对档案管理员要加以这方面的培训，使得他们更加了解行业动态，为企业更好的服务。同时现代信息技术不断发展，运用互联网和信息管理系统可以大大提升管理效率，因此每个管理员都要能够熟练使用这些工具。最后，提升档案管理员的待遇，并且加强考核。很多企业还未意识到档案管理的价值，因此不愿意高新聘请专业人员，其实这是一种错误的思维。实际上，有专业背景的人员为企业带来的价值是不可估量的。通过提升待遇，可以加强档案管理员的责任感，让他们更加有动力地认真工作，做好保密性。同时通过员工考核淘汰那些素质不高、没有责任感的员工，从整体上提升档案管理员的素质。

3.3 加强对施工现场资料的记载

为了确保档案资料的真实性，必须要档案管理员亲自到施工一线进行记录和检查。在施工现场可以发现很多对项目有价值的信息，而这些信息如果无人记载也就白白消失了，所以档案管理必须参与到施工的各个环节，才能实现相关资料的完整性。

4 结语

工程档案资料的完整可以帮助企业完成竣工审核，一旦后期发生问题也可以进行溯源，快速找到问题所在，从而及时改正纠偏，对其他项目也有参考意义。所以施工单位要意识到档案管理的价值性，及时采取有效手段，为企业的未来发展夯实基础。

参考文献:

1. 李彦洁. 浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J]. 居舍, 2020.

2. 郗滢, 梁春华, 刘殿春,等. 基于系统工程的企业档案工作管理体系的构建与实践[J]. 档案管理, 2020(2).

3. 郭香花. 重点工程建设项目档案管理工作的实践与思考[J]. 传媒论坛, 2020.