浅谈对做好房屋征收和拆迁档案管理工作的认识

浅谈对做好房屋征收和拆迁档案管理工作的认识

曾卫珍

湘潭大 河东城市 棚户区改造有限公司 湖南湘潭 411100

摘要：近几年，在我国城市建设日益加快的背景下，房屋征收与拆迁已经逐渐成为城市发展中非常重要的工作之一，在具体实施中形成很多档案材料，记录了房屋征收和拆迁过程中形成的各类文件材料和图纸等，它将成为未来城市建设管理的重要依据和凭证。因此，在城市发展中必须做好房屋征收和拆迁档案管理工作，这是十分必要的。基于此，作者通过自己的工作实践，以房屋征收和拆迁档案管理工作为研究对象，探讨当前房屋征收和拆迁档案管理工作存在的主要问题，提出做好房屋征收和拆迁档案管理工作的有效措施，以此为同行提供参考意见。

关键词：房屋；征收；拆迁；档案管理

当前，我国为了加快城市建设，改善城市环境，开发了大量的旧城改造项目，大刀阔斧地开展房屋征收和拆迁工作，在这项工作开展中，产生了大量的档案资料，这些资料是十分宝贵的，直接影响拆迁户的切身利益和项目推进。但是当前我国房屋征收和拆迁档案管理工作依旧存在很多问题，比如：档案管理缺乏统一性、严谨性，档案管理意识淡薄，档案人员缺乏专业的业务技能等等。因此，现阶段我国有关部门必须要高度重视房屋征收和拆迁档案管理工作，应该结合实际情况，合理采取行之有效的措施，只有这样才可以促进房屋征收和拆迁工作正常顺利开展。

一、当前房屋征收和拆迁档案管理工作存在的主要问题

（一）档案管理缺乏统一性。目前，不管是国家，还是省和市都没有规范的房屋征收和拆迁档案管理工作的标准性文件，都是一些原则性的规定，而且只在征收和拆迁工作中加以明确，没有单独围绕征收和拆迁档案管理工作作出规定，而在实际工作中，很难具备操作性及指导性，档案分散于每份材料的形成单位，这是造成档案不能统一管理的关键原因。首先，与档案成套性保管不相符，导致档案埋下许多的安全隐患。比如：一些临时机构所形成与保管的档案，由于机构和人员不是固定的，很难确保其完整性以及规范管理，如果撤销临时机构，通常不可能将档案组成卷，向档案管理部门移交，而是把应该归档保管的文件材料和图纸，分散在临时机构和人员手中，每个单位都不可避免存在由于档案材料没有科学保管，而导致各种安全隐患存在；比如：需要归档的档案材料存在篡改以及档案丢失等现象，应该归档的文件材料，没有及时归档，不需要归档的文件材料随意归档。其次，不便于查阅档案，作为拆迁户与档案利用单位，不知道应该在哪个单位保管哪些档案，有时跑遍每个单位，也难找到所需的档案材料，进而浪费大量的时间和精力。以上这些与档案统一管理的有关要求不相符，需要进一步改善。

（二）档案管理缺乏严谨性，分类缺乏科学性。由于档案没有集中保管，导致档案管理部门想要有效管理房屋征收和拆迁档案，存在许多困难，使得每个档案形成单位都不具备很强的严谨性，具体表现在以下几点：第一，收集缺乏严谨性。由于没有档案归档和文件材料收集范围的规定，许多工作人员习惯结合办事流程进行收集，也有一些工作人员凭借自己以往的工作经验进行收集，对于材料内容是否真实，项目材料是否齐全，不仅缺乏规范性的文件指导，而且也没有认真检查核对。第二，分类缺乏科学性。由于不同的档案形成单位的业务水平存在差异，没有制订科学的档案分类标准，对档案属性的认识也不一致，造成分类结果不一样，分类方法多样化，甲项目档案材料归入乙项目档案的现象时有发生。第三，整理编目方式缺乏严谨性。因为分类方式不规范统一，导致档案组卷方式也是不一致的，案卷排列较为混乱，案卷整理编目具有很强的随意性，造成归档文件材料错归乱归现象时有发生。

（三）档案管理意识不强，档案人员缺乏必要的业务素质。由于房屋征收和拆迁档案管理单位是临时机构，工作人员档案管理意识都不强，尚未设置独立的档案管理机构，也没有明确专人管理，忽视档案归档管理等工作，严重影响档案资料的全面性、系统性和准确性。因为档案管理人员大部分是兼职的，所以他们没有足够的时间以及精力做好档案管理工作。并且多数档案管理人员都未接受专业培训教育，也没有充分认识到档案管理的重要性，更没有充分掌握档案业务知识。

二、做好房屋征收和拆迁档案管理工作的有效措施

房屋征收和拆迁档案管理是关乎到人们切身利益的一项重要工作，也是推进项目建设的重要环节，更是城市建设、旧城改造的真实记录，为了做好房屋征收和拆迁档案管理工作，必须要注意以下几点：

（一）健全档案管理体制，实行集中统一管理机制。作为房屋征收部门，必须要与档案管理部门密切配合，构建协同工作制度，明确房屋征收部门和档案管理部门的工作内容。首先，前者主要负责房屋征收与拆迁档案管理工作，后者主要负责业务指导以及监督检查房屋征收与拆迁档案管理工作^]。其次，前者负责对档案的准确性以及完整性进行审查，后者根据与档案有关的法律规章制度，组织专项检查验收，将其作为年度档案行政执法检查的重要内容，只要发现档案管理过程中有违法的行为，必须要进行严厉的查处。并且必须要合理制定拆迁部门的管理机制，确定各主体的工作权责和档案管理工作，而且遵从档案管理部门工作人员的监督以及指导。因为尚未制定相应的管理制度，所以经常出现不能查询到重要的文件或者根本没有档案可以查找，所以必须要合理制定档案统一管理制度。如果一些文件材料要求进行组卷归档，应该根据有关规定及时移交给档案管理部门，达到统一管理的目的，改变分散管理模式。

（二）重视拆迁机构的管理。由于在拆迁机构和业主单位签订的协议中，没有对项目档案的有关内容进行约定，造成档案管理缺节。比如：档案的移交工作以及质量要求等工作，对项目档案管理不能形成一定的约束力。对于房屋征收部门来说，必须要严格管理拆迁机构，重视档案管理工作的考核和检查，从根本上确保档案质量。最好借鉴和学习一些重点工程是如何档案验收的，在项目完成后的三个月内，拆迁机构向征收部门移交项目档案，得到审核并签字后，再交给档案管理部门进行验收，项目业主单位结合验收的结果，进行结算项目。如果拆迁机构的档案资料没有全部整理到位，档案收集或者组卷与有关规范不相符，必须要将其退回，要求严格根据规范要求，重新对档案进行组卷整理。并且如果项目档案不能在规定的时间提交，这时房屋征收部门有权对拆迁机构项目的招标资格给予限制，纳入企业诚信管理，促使拆迁机构可以主动完成档案的各方面工作，比如：档案归档以及收集等工作，确保档案质量及档案的齐全完整。

（三）加强档案管理人员的业务能力。首先，针对房屋征收和拆迁以及档案管理等方面开展培训，而且定期组织考核，只有考核合格的人，才可以获得有关的资格证书，进入到档案管理工作中，而对于考核不合格的人，就不可以进入到档案管理工作中，这种考核是每年一次，每个单位的档案管理者都应该做到持证上岗，而且把档案管理工作纳入单位年度年终考核的重要部分。其次，尽可能多学习关于档案业务的法律规章制度，加强专业能力，善于总结平时的工作经验，不断提高个人的业务水平。然后，开展关于档案技能的各种活动，将其作为单位每年年终考核的重要依据，每个档案管理者都将自身的专业特长全面发挥出来，使他们可以积极主动参与到档案管理工作中。最后，所有单位尽可能加强档案管理者的稳定性，不要频繁的更换工作单位，应该安排专门的人员负责档案管理工作。

结语：

总而言之，在现代化社会，人们有了越来越强的法律意识，每个拆迁户都利用法律法规对切身利益进行维护，房屋征收和拆迁档案得到合理利用。对于拆迁户来说，确保他们合法权益的原始材料是房屋征收和拆迁档案，所以必须要加强这方面的档案管理是非常有必要的，必须要引起有关部门的高度重视。