知识管理与企业档案资料的开发利用

知识管理与企业档案资料的开发利用

雷可

黑龙江紫金铜业有限公司 黑龙江省齐齐哈尔市 161042

【摘要】：伴随信息技术的飞速发展，档案信息化进程加快。在档案事业发展规划中，明确指出要提高企业档案管理水平，推动档案全方位发展。在上述规划的指导下，国内档案事业取得一定成效，档案资料开始朝着信息化、集约化方向发展，逐步突破纸质档案开发难的约束。该文对知识管理和企业档案的开发利用展开研究，并对其进行全面分析。

【关键词】：知识管理；企业档案资料；开发利用

知识管理具有优化企业商业活动的功能，可以在一定程度上提升企业的创新能力，从而帮助企业实现经济效益的最大化。关于企业档案资料的开发利用，主要是为给企业提供多种信息数据，提升企业开拓市场的能力，有利于企业顺利开展创新活动。当然，档案资料的开发利用还具备知识管理的内在功能，所以，企业必须引进先进的理念，采用现代化技术，不断提升企业竞争力。

1.知识管理概述

知识管理不单为一种思想，更为一种切实可行的管理方式与技术。作为一种新型管理方式，应创建对应机构，包含知识库、知识管理中心、计算机网络、软件技术等方面。基于信息技术，知识管理的操作性强，同时还能将生产过程中的知识管理落实于技术层面，从而密切企业的业务联系，创新企业知识活动^[1]。当然，上述活动的开展均应借助信息系统和网络技术，只有这样，才能真正发挥档案资料的潜在价值。

2.企业档案部门嵌入知识管理的举措

众所周知，档案作为丰富经济、文化等资源的瑰宝，需要深入挖掘档案的知识功能，使得档案管理部门灵活嵌入知识管理活动中，并以此为前提探究档案资料的开发利用。

2.1加快客户资源的建设、管理进展

在国民经济快速发展的时代背景下，客户管理在知识管理中占举足轻重的地位，被当成知识管理的核心工具，结合了ERP、CRM的优势，表明企业高度重视客户资源的管理。其中，ERP是指在运用信息技术，对企业生产、采购、销售等环节或生产设备、人力资源等内部资源进行合理控制与管理，有利于优化配置企业内部资源，加快企业生产效率，提升企业管理软件系统的能力，及时解决资源整合问题^[2]。CRM指采取信息技术，让企业市场营销、销售管理等工作有条不紊的开展，增强企业与客户的联系，充分挖掘客户资源的最大价值。毫无疑问，对于企业经营管理来说，尽管CRM与ERP的侧重点不同，但相互影响、相互作用，均凸显了“以客户为中心”的经营理念。关于企业档案部门，该部门为企业开发产品，生产和销售管理、服务客户等提供数据资料，同时负责采集、记录和管理文档，使其成为管理客户资源的关键环节。在互联网时代下，同样需要应用现代化ERP、CRM知识管理理念来创新企业档案管理模式。

2.2凸显竞争优势

当前，企业为获取竞争优势，主要取决于知识和信息的优势，上述优势不光体现于信息资源的质量和数量，更体现在企业开发新产品、分析市场情况等方面。当企业档案管理部门采集、储存档案资料时，应密切关注档案的开发过程，一方面是为深入了解竞争对手，明确产品发展方向，另一方面是为第一时间编制营销战略，突显企业的竞争优势。这要求企业管理人员和员工必须尽快转变对档案部门的观念，全面意识到开展档案管理工作的必要性，并将开发利用档案信息当成影响企业经营活动的一种核心知识因素。

2.3加强知识积累

过去企业档案部门只关注知识储存、积累等功能，比如专利档案、技术档案、商标档案等，均为企业管理知识的记录。现如今，档案的性质和范围已发生改变，实际上，当企业运用ERP、CRM等系统时，会构成多种文档，都列入档案资料的范畴，尤其是商业化文档的管理，会直接影响到企业积累经营活动知识的程度，甚至还会影响企业的经济效益^[3]。另外，档案管理人员还可以采取访谈、会议记录、在线互动等方法，充分挖掘企业员工的经验型知识，必要时，还应如实进行记录，确保在开发人力资源的前提条件下，将个人经营知识转化为企业知识。

2.4推动知识共享

在企业档案中，包含文化、经济、社会等方面的知识，通过互联网开发档案资料，采用企业内部网传播的方法，让员工深入了解档案知识要素，站在多个角度将上述要素顺利转移至经营活动中，不仅能实现知识共享，还可以灵活运用知识。当然，还应创建档案知识管理系统，以便能为员工创设良好的知识共享氛围，鼓励员工提意见，以此来提升企业形象。

2.5创建企业知识财富

企业档案管理期间，会构成各种文档以及知识库，均具备数据库特点，部分还包含商业机密。作为企业知识财富的组成成分，应采用合理、有效的手段进行保护。比如，对于刚开发的产品，能采取知识产权法加强保护，在此过程中，还能总结出一整套管理方法。除此之外，档案管理部门还应建立健全知识管理制度，帮助企业选取适宜的软件产品，指导企业顺利实施知识管理计划。只不过，档案室无法覆盖整个知识管理领域，例如奖励员工奉献知识便不属于知识管理范畴。通常情况下，知识管理无需直接加入隐性知识管理过程中，但同样能转换为显性知识。

3.企业档案部门创新对策

企业档案管理部门应灵活运用档案信息资源，以便能为生产经营活动提供服务，具体从以下方面着手：

3.1图书、档案一体化管理

最近几年来，国内经济处于产业结构调整时期，伴随企业战略性改组的逐步深入，企业生产资料、数据信息、产品等均需投入市场，在该种现状下，企业经营管理图书、档案等地位凸显。过去在传统经济体制下，构成多种体系的档案，呈现“点式”分布局面，但却无法满足企业发展要求。针对上述现象，要求企业必须对档案、图书等进行一体化管理，以便可以创建信息中心，并增强企业开发、生产、销售等环节的联系和互动，从而构成“网状”结构，最终实现信息化知识管理。

3.2技术手段信息化

通过数字化、网络化服务，开展档案管理工作，代表了企业档案管理的趋势。因而，需要合理运用电子文件归档管理技术、电子档案远程技术等，使得企业档案管理朝着信息化、现代化方向发展。在此基础上，促进企业知识管理的发展。当然，在OA系统、数据平台中，档案管理发挥至关重要的作用。为尽快完成企业制定的战略目标，要求应用现代化技术的同时，创新档案信息系统，并基于数据分析、决策支持建立健全档案知识管理系统，为衔接其他部门，实现知识共享。

3.3档案法制化

法制化管理作为知识经济的一个显著特点，更是企业开展知识管理工作的核心环节。迄今为止，档案法制建设已取得较为理想的成效，国家也重新修订颁布《档案法实施方法》，健全大量档案法规，比如《企业档案工作目标管理方法》中列出的考核标准，被当成第一级标准的“档案开发利用”项，所占分值为25分，其中，“档案开发工作”项占15分。在该种情况下，要求企业开发利用信息时，应将侧重点置于专题资料的汇总、目录的编制等方面，引入现代化管理思想，同时对档案信息加大开发力度，重视企业各部门间的知识共享，使其更好的运用于企业经营活动中。

4.结语

综上所述，知识管理作为企业经营、发展的现代理念，档案部门同样具备知识管理功能，尤其是在信息技术迅猛发展的今天，更应引入现代化知识管理理念以及技术，来提升档案部门的管理水平，实现档案资料的共享，最终推动企业的发展。

【参考文献】：

[1]张映雪. 基于知识管理的企业档案信息化发展策略研究[D].天津大学,2018.

[2]刘泽韡.知识管理环境下企业档案资源开发利用的思考[J].机电兵船档案,2017(01):36-37.

[3]王洁. 基于知识管理的企业档案信息开发和利用模式研究[D].山西大学,2016.