浅析数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性

浅析数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性

秦怡

陕西省友谊医院 陕西 西安 710068

摘要：针对医院人事档案管理工作来讲，合理运用数字化信息进行工作是十分必要的。本文通过对医院人事管理现状进行分析，从提高档案使用时间、提高档案使用效率、和提升档案的保密性三方面进行阐述策略，并且提出了三点注意事项。

关键词：数字化信息；医院；人事档案管理；重要性

1. 医院人事档案管理的现状

人事档案可以体现出一个人的成长经历、业务水平能力、日常生活表现、思想政治面貌等。所以，人事档案管理作为医院人才管理的主要基础途径，要引起医院管理者的充分重视。当前医院人事档案还存在着一些问题：第一，档案管理意识淡薄。很现实的一个问题，由于医院的人事档案管理工作，不直接与经济利益挂钩，所以很长一段时间以来，医院人事档案管理工作不被重视，人事档案管理的工作人员态度散漫、工作不能认真负责，造成一定人事档案的丢失等问题的出现。

人事档案信息的可信度低。医院人事档案工作，服务的对象主要是医院工作人员，工作的内容主要是对工作人员的学历、工作调动、职称评选、奖惩情况等进行信息录入。由于人事档案使用度相对较低，录入人员习惯性的将人事档案进行积攒，然后一起归档录入，所以就会出现许多材料一起归档的现象，这就有可能导致信息调篡、丢失，录入错误的情况发生，从而使档案失去真实性和准确性。第三，档案管理信息化水平较低。就目前的医院人事管理大体情况来看，在人事档案管理工作中，现代化信息技术的应用程度不高，档案管理不能实现信息化管理。医院总会因为各方面的原因，忽视人事档案管理信息化平台的建设，不能很好的为相关工作提供温床，又怎么能使人事管理信息化，所以就导致了在信息化背景下，部分医院不能走向实现全面现代化医学水平的领域。

2. 数字化信息应用于医院人事档案管理的优点 　　

（一）、明显提高档案的使用时间

纸质档案在多次翻阅使用和长期保存之后，就会出现不同程度的损坏，例如纸张破损、字迹模糊，页码丢失等现象，对人事档案的整体性造成不可逆转的损害，使档案不具备完整性和准确性，最终失去档案管理的意义。根据这种情况，医院档案管理者，要充分树立信息化的意识，将数据化信息的应用到档案管理中，通过档案平台建设、数据录入整理、档案保存管理等工作六听，就能够实现档案完成、准确地保存的目的。通过数字化信息的应用所产生的电子档案，不仅使用寿命长，真实度高，而且可以大大节约时间和空间成本。

（二）、明显提高档案信息的使用率。

人事档案管理工作中合理运用数字化信息技术，不仅可以扩充档案信息的储存数量，还能够安全地保证人事信息资料的完整性。及时在使用强度大的情况下，也节约了翻阅、查找的时间，只需要在数字化信息平台上直接输入关键字信息进行搜索就可以了。利用数字化信息平台来查询人事档案信息，不仅节约时间，而且查找的内容信息还非常精确，从根本上提升医院人事档案管理的工作效率和使用效率。 　　

（三）、有效提升档案的保密性。

以数字化信息为依托，建立的电子人事档案与传统的纸质人事档案相比保密性更高一些。将人事档案以云存储、硬盘存储的形式进行保存，做到专人专管，避免纸质档案室谁都可以进入的现象，有可能造成档案丢失或者损坏。另外，在运用信息技术手段，可以将电子档案进行加密处理，在一定程度上，又提升了档案保存的安全性，避免档案泄露的情况发生。

3. 医院人事档案管理中应用数字化信息技术注意事项

1. 、提高档案管理工作人员的安全防范意识

运用数字化信息技术建立的电子人事档案管理系统，可以帮助医院方面快速、有效进行人事工作，但是也存在着一些风险。

当前，我国信息技术发展迅速，同时黑客和病毒也在发展，给档案管理安全也带来了很大安全隐患。这就要求档案管理人员需要加强安全防范意识，不断提升计算机基础应用技术，防止黑客与病毒的骚扰。

2. 、建立有效的管理制度

在医院人事管理工作中，管理制度是必不可少的监督条件，通过建立合理的数字化信息档案管理制度，可以使其在应用时变得安全、规范。相关职能部门，要严格监管、监督，做到出现问题就可以找到直接责任人，从而提升人事管理工作的效率。

3. 、使用安全性技术手段

运用数字化信息技术进行人事档案管理，首先，要注重其硬件设施的构建，构建规划要合理，避免使用过程中计算机设备故障频出。其次，要注重运用信息技术进行档案资料加密和备份，以确保医院人事档案的安全性。

结语：

综上所述，处在当今这样一个信息化时代的背景下，要想全面实现医院全面现代化，就要将医院人事档案管理工作现代化。作为医院人事工作的管理者，要建立信息化意识，从而实现医院人事档案管理工作的数字化，实现数字化医院的全面发展。

参考文献：

[1] 张卫，李薇,刘丽娜，等.采用信息化手段实现医院人事档案的

精细化管理与控制[J].中国急救医学,2015,35(z2):401-402.

[2] 王勇．试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性 [J]．科技创新导报，2015(2)．