知识管理与企业档案资料的开发利用

知识管理与企业档案资料的开发利用

黄艳

湖南神斧集团向红机械化工有限责任公司， 湖南 岳阳 414100

Knowledge Management and Development and Utilization of Enterprise Archives

HUANG Yan

(Hunan Shenxu Group Xianghong Machinery Chemical Co. Ltd., Yueyang 414100, China)

【摘要】目前，企业知识管理在企业管理中的地位越来越高，企业如果想在激烈的市场环境中获取稳定发展，就必须要结合市场经济与企业实际情况，做好档案资源的开发利用。下面论文就以此为基础探讨档案资料开发利用的有效策略。

【Abstract】At present, the status of enterprise knowledge management in enterprise management is getting higher and higher. If the enterprise wants to obtain the stable development in the intense market environment, it must combine the market economy with the actual situation of the enterprise, and make good use of the archives resources. The following paper discusses the effective strategies for the development and utilization of archival data on this basis.

【关键词】知识档案；档案管理；档案资源；资源开发

【Keywords】knowledge archives; archives management; archives resources; resource development

【中图分类号】G275 【文献标志码】A

1 引言

在知识经济飞速发展的今天，知识管理是在知识经济已全球化、现代社会已信息化、经济生活已数字化和网络化的背景下产生的。在这种背景下，信息管理是知识管理的基础，知识管理是信息管理的延伸与发展。知识资源逐步取代传统的资源，成为企业竞争优势的核心资源。

2 开展知识管理的重要性与目标

当前，社会经济格局发生了较大变化，已经转变成了信息化建设，这也就意味着企业必须合理利用各种信息资源，并促进自身经济建设更好发展。档案知识管理是对企业文化建设进行衡量的一项重要标准，在系统化管理作用下，其能够成为企业实际生产的潜在资源。档案知识管理工作的开展可以有效整合企业内部的信息资源，并通过对其中潜在价值的挖掘，促进企业建设创新性的提升。由此看来，实现科学化档案知识管理对企业竞争力提升具有重要意义。目前，档案信息化管理已经成为企业发展经济的重要工作，在知识管理环境下，企业在对档案管理模式进行建设时，要先明确建设目标。若说传统的档案管理工作是企业的生产建设历史，那么新型档案管理则是促进企业全部信息资源科学化管理的实现，并以文档方式对企业的信息资源进行有效管理，从而为企业经营管理人员的查询与使用提供便利^[1]。

3 知识管理下企业档案资料的开发利用

3.1 建立完善的档案管理制度

档案管理的重要性已经不言而喻，但是在企业中，针对其管理方面的制度还存在不完善的现象。企业应及时改变这一现状，加快建立完善档案管理制度的步伐。在具体实施中，结合企业自身的实际情况以及具体需求，制定相关制度，在安排专门管理人员的同时，建立相应的监督部门，对其日常工作进行不定期的查验，以防止玩忽职守现象的出现。另外，在传统管理工作的基础上，要在制度中体现出对档案工作的新要求，对于有条件的单位，最好设置专门档案管理的办公室，加大对档案管理硬件的投资，在保证数据资料安全的基础上，提高工作质量以及工作效率。

3.2 推进企业隐性知识资源的收集

隐性档案资源深藏于隐性知识中，难以模仿，有利于形成核心竞争力。隐性知识的收集可以通过以下途径：一是扩大企业档案的收集范围，采用多种途径收集档案信息。例如，公司员工的各种建议、解决某个项目难题的成功经验、进行某项科研的研究手稿等。二是成立知识评审专家组。为避免扩大收集范围而带来的信息冗余，企业档案管理部门可以联系相关部门或领域的专家成立知识评审组，在一定周期内，将所收集的档案信息交给专家组进行评审，选出有价值的隐性知识。三是应当注意收集和保存好日常工作交流所形成的电子记录，并用于今后工作经验的总结。四是应当注意企业外部档案信息的收集，并形成数据库，如竞争对手档案、客户档案、市场环境档案等

^[2]。

3.3 创新企业档案服务方式

档案工作人员需要正确认识到档案工作的重要性，对出现的一些问题要及时进行处理，服务观念一定要进行转变，为社会及企业提供优质的档案服务。随着信息化的深入，从开发信息资源角度进行分析可以发现，档案人员已经成了信息的提供者和拥有者，档案馆也不再是单纯的收藏机构，更是档案信息的交流中心，对于用户的作用也越来越重要。想要顺利实现信息化，就必须要深化改革创新知识档案馆，提供基础信息服务的同时，建立工作实体，主要涵盖了信息服务、检索、搜集等内容，对档案信息服务产业进行搭建，开发档案信息资源，树立正确的档案意识，促进档案事业的可持续发展。

3.4 创新档案管理技术

目前，随着信息技术的发展与应用，企业产品设计、生产以及销售服务等的智能化与自动化程度逐渐提升，如在运用各种现代IT技术后，企业会产生众多数字化档案与文件，这给企业档案管理提出了更高的要求。传统的档案工作就是以手工的方式对纸质档案进行管理，并不重视档案内容，更不用说深入挖掘其中的信息资源，这也就使得其无法与当前知识管理要求相适应。而信息技术的运用，则为企业档案知识管理的开展提供了契机，因此企业的档案管理人员应该对档案管理技术进行创新，并通过对先进信息技术的合理运用，创建知识资源管理平台，加强对资源知识库、服务系统以及整合系统等的建设，重视档案信息资源的开发，从而对其中蕴含的丰富知识价值进行深入挖掘^[3]。

3.5 进行档案数据整合、实现资源共享

数字化技术越来越多地被运用到档案管理中。通过数字化原理，将企业档案与网络技术结合，突破了档案管理的局限性，摆脱了传统档案管理对于地域的限制，可以最大程度地实现不同地域的资源共享。基于这样先进的条件，企业应积极地进行资源的整合，在纸质版档案不断充实的过程中，对于新型的图片、视频、音频、电子图纸等资料也要不断进行储备，将有价值、类型更多样的企业档案以结构化数据库形式进行聚合、分类、分析，最终有效整合，建立本企业自身的资源库，将杂乱无章的海量资源变为企业随调随取的有效资源，实现海量数据的分析应用和资源共享。

3.6 推进企业档案的宣传

企业档案管理部门应建立在企业内部各个部门及各个员工之间，利用各种高效的信息工具，更好地整理、组织和传播企业档案信息。特别是要加大对企业档案资源的宣传，加强企业档案信息检索的技巧培训，讲好档案开发利用故事，吸引更多的员工形成利用档案资源促进工作开展的意识，提升员工参与档案利用的积极性。

4 结语

综上所述，目前我国档案知识管理的认知水平有所提高，档案资源开发利用水平得到很大进步。论文通过对知识管理进行分析，提出了档案管理的具体对策。通过建立档案管理制度、提高人员素质、实现档案数据信息化发展，能够促进企业更好的成长。

【参考文献】

【1】王巍.知识管理视角下构建现代企业档案管理新模式[J].现代企业,2018(02):36-37.

【2】刘靓.以创新为主导 提升电力企业档案管理工作效能[J].企业管理,2016(S1):406-407.

【3】吴京.论知识管理时代企业档案工作者应具备的素质[J].科技创新导报,2016(12):113-115.