浅析医院医疗设备档案管理

浅析医院医疗设备档案管理

贾琼

齐齐哈尔市第一医院 黑龙江 齐齐哈尔 161005

摘要：医疗设备档案管理是医院管理中的一个重要组成部分，是设备管理的基础，其管理水平直接影响到医院的医疗质量和技术水平，所以加强医疗设备档案管理是极其重要的。近几年来，我院把医疗设备管理作为医院综合档案管理的一个重要部分，落实措施，重点加强环节管理，使医疗设备档案在医院工作中发挥了较好的作用。

关键词：医院 医疗设备 档案管理

医疗设备档案是指医疗仪器设备出厂时随机携带的原始文件资料和在选型、购置、安装、使用、维修以及报废过程中形成的所有文档资料，也是医疗设备使用、管理、维修的主要参考依据。为了确保每一个医疗仪器设备档案的完整、系统和安全，为设备的引进，尤其是大型设备，以及各种设备的维修，废旧设备的淘汰，落后设备的革新等，提供准确的信息资料和技术数据，医疗设备档案的管理必须贯彻集中统一管理的原则。

1建立医疗设备档案的意义

　　1.1建立医疗设备档案，能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考。

　　1.2建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中，由于热力、化学原素等作用，一些零部件会磨损、腐蚀或松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，设备档案是为设备的使用和维修、保养提供依据。

　　1.3利用设备保修期和维修期的区别，通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对经常出现故障的设备进行预防性维修，利用维修记录中老的故障现象及维修经过可缩短设备维修的时间及有效安排维修过程，从而，避免不必要的支出，缩短维修工时，有效提高设备的利用率。

2医疗设备档案的内容

　　2.1全院和各科室医疗设备报表，包括设备编号、设备名称、型号、产地、价格、经费来源、设备分类、用途、购置日期、启用日期、使用科室等。

　　2.2医院每年通过设备管理委员会讨论同意的医疗设备采购计划、大型设备申报文件和医疗设备的出入库登记。

　　2.3医疗器械审批表、医疗器械论证表、考察报告、谈判记录、设备委员会讨论备忘录、供应商资质证明、医疗器械三证并加盖供货单位公章，需政府采购的要填写政府采购登记表，需国际招标的要招标代理协议、投标文件，需进口设备的要外贸代理协议、货运单、海关报关单、商检部门的检测文件、免税证明、检验检疫证明、报价单，是大型医用设备的要厅、部下发的大型设备资源配置许可文件。

　　2.4货物配置清单，随机文件，医疗器械开箱验收鉴定书，产品价格，产品样本，使用和维修手册，线路图及有关技术资料，合格证。

　　2.5操作规程、维护保养制度，安装调试记录及使用维修记录，性能鉴定书。

2.6医院每年强制检定医疗设备统计表，各类医疗设备的计量要求和标准及计量结果与计量周期。

3医疗设备档案管理现状

　　3.1医院领导重视程度不够。对于能给医院创造巨大经济收益的医疗设备，历来医院在购置环节都投入了较大的精力，多方论证，谈判降价，择优购置，尽快到货验收使用发挥效能。但医疗设备购回后，使用情况如何，是否充分发挥效能，是否创造了最大的经济效益，这一系列问题，往往会被医院领导忽略，存在医疗设备中后期管理深度不够，管理力度不足，管理重要性趋弱的状况。而能够真实反映医疗设备从购置到使用到维保直至处置等一系列生命周期全过程的医疗设备档案资料也处在疏于管理的窘境。

　　3.2 医疗设备档案借阅使用效能没有充分发挥。大多医院仅将医疗设备档案作为技术性资料收集归类整理，进行保管。档案管理的功能仅局限于为了满足审计和上级主管部门检查的需要。档案借阅，借鉴作用、指导工作的功能没有充分得到发挥。

　　3.3医疗设备资料分散，难于收集。医疗设备档案资料存在于设备采购部门、医学工程维修部门、设备存放的每一个临床、医技科室以及档案部门，它以纸质、电子介质、图片资料、影像资料等各种介质的形式存在。仅我院上万元的医疗设备就有2000件之多，如此多的分散在医院每个角落的医疗设备，使得医疗设备档案资料的收集、管理面临巨大的挑战。

　　3.4医疗设备档案管理缺乏专业人员。医疗设备档案管理从始至终仅在档案部门配有专职的档案管理员，其他环节均为兼职的档案管理员。分布在设备购置、维修、使用环节的诸多兼职设备档案管理员，没有太多的档案管理经验，缺乏档案管理专业知识，对于医疗设备档案管理是有心无力，不知如何做好此项工作，不能按档案管理要求较好的完成医疗设备档案管理工作。

　　3.5医疗设备档案管理周期长，管理难度大。医疗设备从申购到使用、报废、处置等一般需要5～10年，如此长的生命周期均是医疗设备档案资料生成的过程。设备生命周期内产生的大量档案资料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑战性。

　　3.6医疗设备档案管理制度不健全。医疗设备档案管理缺乏制度化、规范化、系统化的规章制度，是造成医疗设备档案疏于管理，医疗设备管理出现疏漏的主要原因。没有完善的规章制度，医疗设备档案管理就无章可循，达不到医院对医疗设备档案管理的要求。

4保证医疗设备档案集中统一管理的有效措施

　　4.1加强宣传，提高群体档案意识。这是做好档案工作的基础。特别要对医院中层领导进行档案法规教育，并将宣传教育内容传达给所在科室的医务工作人员，并坚持宣传教育工作常抓不懈。要对现有的医疗设备进行清查，将保存在科室及个人手中的设备资料限期交医院综合档案室保管。对已遗失的设备资料要设法补齐，一并移交。

　　4.2“三方”堪验，保证设备档案资料的齐全完整。凡新购进的医疗仪器设备，要求有器械管理科、使用科（室）和档案室人员同时在场的情况下方可开箱，堪验仪器设备资料的齐全完整，并将此形成制度，坚持下去。这样，医院的设备档案定能完整地集中到医院综合档案室。

　　4.3对技改设备的档案资料，要及时收集进室。这项工作做得好坏，对设备档案的齐全完整至关重要，不可忽略。

　　通过采取以上措施，医疗设备档案必能得到集中统一管理，并能充分发挥出设备档案的应用作用。在工作中，只要不断改进工作方法，切实为利用者提供方便，就能对档案工作的顺利发展起到促进作用。