浅析电子信息化在图书档案管理工作中的应用

浅析电子信息化在图书档案管理工作中的应用

郝飞

乌兰察布市集宁区图书馆内蒙古乌兰察布012000

摘要：科学的现代化管理方法是提高图书档案管理效果的重要手段，随着计算机技术的发展和网络的广泛应用，图书档案的电子化进程也在逐渐推进。电子图书档案的应用是新型管理方法改革的重要突破，不仅提高了管理水平，实现了图书档案更加科学化的管理，也为用户的使用提供了便利，使得信息资讯能够更加便捷的传播。本文通过对传统图书管理的工作存在的不足进行分析，阐释了电子信息化在图书档案管理工作中的应用的优势，从而积极推进电子信息化在图书档案管理工作中的应用。

关键词：电子信息化；图书档案；管理

前言

图书档案管理是单位和企业日常工作中重要的组成部分，以往的图书档案管理工作仅针对纸质书籍和档案进行分档归类。随着信息化时代的到来，纸质图书档案已无法满足人们的使用需求，面对数量越来越多的图书和档案，传统的工作方法也无法达到提高工作效率的要求。因此，电子信息化管理模式是势在必行的改革，积极推进电子管理系统的建设，提高图书档案管理的整体水平是工作人员面对的挑战。

1传统图书管理的工作存在的不足

图书是一个民族和一个国家的重要财富，我们的大部分图书和珍贵的书籍都是放在图书馆里，在图书馆的管理上面，图书的档案信息管理是尤为重要。在我国传统的图书档案管理中主要有一下几个不足之处：

1.1管理思想落后，跟不上时代的发展

现在很多图书馆或者是藏书机构还在追求着“广而全”的思想和面对对象比较单一的管理思想观念。“广而全”的图书模式，会造成图书的种类繁多，内容不够精细，这种思想不利于图书的整理和归类，对于有目的性的读者来说很难找到自己想要的图书，像欧美一些国家里面的高校都是采用学院制图书馆，每个专业性的学院都有自己的图书馆，这样可以让使用者充分满足自己在某一专业方面的需求。面对单一对象开放不利于信息的交流和图书的最大化使用，优质的图书得不到其应有的使用价值。

1.2图书档案管理的方式方法比较落后

随着计算机和信息化的发展，在图书馆和从事图书行业计算机也普遍的应用起来，但是使用计算机管理的对象还大多局限于文献和图书资料，对于大部分的图书来说还是上传至电子版的内容，而且很多非常有权威的档案资料由于其珍贵性和绝版性没有进行合理的管理，使大部分需要的人和普通的民众查阅不到。以往的图书档案大部分都是纸质的，不过由于资金的缺乏和人员的缺乏，造成纸质损坏无人管理的局面。而且图书馆的电子信息管理工作和电子信息系统都是非常落后的，在电子管理系统里面也只能看到图书的一部分信息，完全满足不了阅读者的要求。

1.3管理人员的管理水平不高

大多数的图书馆的管理人员所具备的知识背景不是从专业院校里面毕业的，大部分管理人员都不具有图书馆文献学和档案学的专业知识背景，甚至还有一大部分人还是中专的学历，这样对图书馆的管理发展起到了阻碍作用，在图书馆的日常管理当中没有独特的视角，很难提出非常有建设性的意见，所以我们的图书馆在管理方面应该大量的引进专业人才，来促进图书馆管理学上面的发展。

2电子信息化在图书档案管理工作中的应用的优势

图书档案的电子信息化管理既包括图书档案本身的电子化转变，也包括管理模式的信息化。电子图书档案具有许多纸质文件所不能替代的优势，主要有以下几方面。

2.1便于操作和管理

便利的操作和管理，把图书档案以电子文件的方式录入到电脑系统中，将其转变为数据文件，不仅省去了管理和查找时大量文件的搬动，节约劳动力，也提高了管理效率。针对档案文件而言，在增加内容或删减内容操作时也更为简单便利，也更加符合新时期提倡的无纸化环保办公要求。

2.2可进行备份储存，不易丢失

电子图书档案文件可进行备份储存，不易丢失，这是纸质图书档案所不能比拟的优势之一。在信息共享和传递中，数字化文件不受时间和地域限制，能够实时共享，传递到所需人员手中，应用更加便捷，提高工作效率。

2.3信息资源多样化

电子图书档案的呈现模式多样，不仅能够以文字和图片的形式保存信息，还可以储存视频信息、语音信息，对于图像信息可实现无损化保存，弥补了印刷品的许多不足，这也是符合当前信息资源多样化发展的必然要求。

3电子信息化在图书档案管理工作中的应用

3.1构建图书电子信息化数据库，加快信息化推广的进程

电子信息化管理打破了传统档案利用的费时费力现象，使用者只需进行对应的搜索就能快捷地获得有用的档案资源，实现了档案利用的高效性，信息处理具有准确性和及时性特征。为了加快信息化推广的速度，在数据库建成之后，还要花费大量的资金和投入一定的人力资源保证系统的正常运行和定期维护。因此，需要对图书档案电子信息化的具体操作过程进行仔细的考量，按照效率和投入的最佳比例，细化每个操作流程。同时，为了更好地适应电子信息化的图书档案管理模式，还需要合理安排人员的配置和计算机等基础设备的分配。为了将已有的图书档案纸质文件转化成电子数据，可以通过扫描、图像辨认以及压缩存档等电子信息化技术，将原文件分类型和时间段进行仔细地区分并妥善管理。

3.2加强电子文件的采集和总结工作，实现图书档案电子信息化管理

电子文件是今后实现电子信息化图书档案管理模式最主要的方式，主要包括电子文件详细内容、电子文件承载工具和电子文件显示工具、电子计算机应用平台的集合。在建设电子信息化系统过程中，为了保证原本文件转化后的完整性和真实性，要对电子文件的采集和汇总重点关注，从而确保电子文件的安全性，为今后文件的存储和查询提供便利条件，保证系统的正常运行。对于数字化档案信息数据长时间存储和查阅问题，要提升电子文件的可存取性，增强电子文件的可使用性和可理解性。另外，档案信息实现共享的重要条件就是符合标准规范的总结，目前只有对这些进行统一要求和规定，才能使很多提供数据和资料的部门与机构的标准、规范相统一，才能实现数据资源的共享。因此，电子文件的内容应该保留有备份的文件，并严格依照国家相关要求进行，避免出现误差，统一电子信息化标准格式内容。

3.3紧跟互联网发展进程，明确图书档案电子信息化管理目标

目前，在资源共享意识上，档案管理还存在很多不足，仍处于电子信息化的初级阶段，档案数据并不能满足社会发展的需求。因此，图书档案信息化建设就需要合理计划，明确定位，要与互联网发展进程同步，只有这样才能促进图书档案电子建设与城市构建、社会要求的共同进步和发展。同时，为了减少不必要的资源浪费，图书档案信息化的构建要发挥最大化的效益，可以享用外部的资源，提升图书档案的应用效率，实行电子互联网管理。

结语：

综上所述，电子信息化管理是图书档案管理发展的必然趋势，也是促进人们提高新型管理理念的手段，为提高工作人员的工作效率开拓新的途径，可更大范围的实现图书档案管理的改革工作，让其更加适应新时期的发展要求。因此，在日后工作中，我们要从新型管理理念出发，积极推行电子管理，构建更加完善的图书档案管理系统，提高信息资源的利用率，协助人们更加高效的完成重要的日常工作。

参考文献：

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[2]李海丰，卢海珊，郑凌，徐志奇.基于移动互联网的宝安图书档案便民服务探索与实践[J].图书档案，2017（10）.

[3]王云霞.浅析电子信息化在图书档案管理工作中的应用[J].互联网+应用，2018（10）.