应归档文件从电子公文系统到电子档案系统对接的几点思考

应归档文件从电子公文系统到电子档案系统对接的几点思考

韩媛中

（中国铁路总公司北京100844）

摘要：本文从纸质文件归档分析、常见归档流程分析、应归档文件元数据构成、电子公文系统与电子档案系统对比等4方面，对应归档文件从电子公文系统到电子档案系统的对接问题进行分析探讨，并对电子档案系统进行展望。

关键词：电子档案；元数据；OA系统

随着现代信息技术的广泛应用，电子公文系统（属于办公自动化系统的一种，简称OA系统，本文中的OA系统特指电子公文系统）逐步在各类单位落地。电子档案系统作为电子公文全生命周期的一部分也陆续上马。但由于电子公文系统与电子档案系统的应用范围和管理侧重点不同，往往为不同厂家产品。应归档文件在两个系统间的转换质量直接影响到电子档案系统的存档质量。因此应归档文件从电子公文系统到电子档案系统的对接问题成为了管理重点。下面就从传统纸质文件归档出发，以现有流程和既有系统为依托，从纸质文件归档分析、常见归档流程分析、应归档文件元数据构成、电子公文系统与电子档案系统对比等4方面进行分析探讨，最后对电子档案系统进行简要展望。

一、纸质文件归档分析

纸质归档文件一般以每份文件为一件。遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。正文与附件为一件；文件正本与定稿（包括重要文件的历次修改稿）为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；转发文与被转发文为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

由此可见，每一件纸质归档文件都是由多个组成要素按规定顺序排列的集合体。现行OA系统主要解决日常办公中的收发文问题，形成的档案类型为文书类档案。在OA系统中公文正文、附件、定稿、过程稿、来文、复文等通常以附件形式存在，处理流程以系统记录形式存在，文件处理单或发文稿纸由系统根据处理流程数据自动生成。因此在OA系统中纸质归档文件的组成要素齐全，但各要素由不同计算机数据类型构成，并为无顺序关系。另外OA系统详细记录了文件流转信息，并同步生成拟稿人、拟稿单位、发文单位等元数据信息。也就是说OA系统比纸质文件记录了更多的文件信息，从而保证电子公文的真实性和完整性。为了更好的适应用户习惯，在电子档案系统中应尽量模拟纸质文件归档形式，把电子公文按照归档文件整理规则顺序打包排列各“附件”（本文中“附件”指整个归档文件的集合体，包括正文、发文稿纸、定稿等各组成部分，不是归档文件中正文的附件），或将各类“附件”按顺序整合为一体，再把这些“附件”与对应的元数据封装。

二、常见归档流程分析

对于纸质文件的归档一般以年为分类单位，采用日常收集，集中整理，规定时间完成，移交档案部门的方式。公文电子化以后，从技术角度即可以打破传统归档流程，从OA系统直接提取到电子档案系统。从归档时间上看，电子档案可先于纸质档案。但受到纸质档案、电子档案双轨制要求，为确定纸质档案保管位置信息，电子档案还需要有中间缓冲区留存，完成元数据信息补全后正式归档入库。

由此可见，电子公文在OA系统中流转完成，被确定为应归档文件后，由OA系统导入电子档案系统，或由电子档案系统定期采集数据。电子公文数据完整进入电子档案系统后，先储存在缓冲区，对电子公文按照档案要求整理、排序、补充元数据信息。整个处理过程中为保证文件的真实性和完整性，不得修改、删除、添加“附件”数据、流转信息数据、OA系统生成的背景数据，即可输出为纸质归档文件的数据和确认文件真实性的数据。而是在电子公文文件外层添加显示顺序排列、元数据信息补充等数据，添加完成后进行数据二次封装实现电子公文归档。

三、应归档文件元数据构成

应归档文件唯一来源于OA系统，即OA系统保证了电子公文的真实性、合规（合法）性。电子档案系统应完整采集OA系统中应归档文件的全部数据信息，其中包含了机构、年度、责任者、发文字、发文年、发文号、题名、附件、日期、页数、备注、密级等元数据信息。这些元数据信息在OA系统中一经生成则不得修改、删除、添加。应归档文件的保管期限、盒号、件号及其他位置信息等需进入电子档案系统缓冲区后进行补充、编辑。应归档文件在OA系统中形成的流转信息可视情况作为附件进行展示或封装在底层通过调用查看，OA系统背景数据可作为底层认证密匙。采用用户权限管理对这些信息进行分类查看。电子档案系统通过对元数据的检测确保电子档案的可用性和安全性。

四、电子公文系统与电子档案系统对比

1.电子公文系统。

电子公文系统属于办公自动化系统范畴，主要解决收发文流程管理问题，提高管理效率。对于办结的公文在系统中没有明确的销毁期限和销毁流程。这使得该系统具备了一定的档案管理属性。但是OA系统对文件的分类汇总能力较差，不能按照档案管理的要求进行统一集中管理。而且对于用户只能看到经办或参阅的文件，而不能查阅该范围外的文件，即查阅范围有较大的局限性。另外OA系统中包括应归档文件和不归档文件，对于文件保存价值没有区分。所以电子公文系统即使不销毁文件也不能视同于电子档案系统。

2.电子档案系统。

电子档案系统是电子公文转化为电子档案后的管理系统，并对数字化档案（纸质档案通过扫描数字化后形成的档案）一并进行集中统一管理。一方面要与OA系统无缝衔接，另一方面要兼顾数字化档案，使不同途径形成的电子档案在统一平台上统筹管理。为了满足用户的各种操作需求和使用习惯，从人机界面上看不同途径形成的电子档案，其展现形式应基本一致。

综上所述，电子公文系统和电子档案系统虽然有相似之处，如都具有对真实性、完整性、可用性、安全性的要求。却是功能侧重点完全不同的两个系统。电子档案系统为了使电子公文符合档案管理要求，需要对OA系统形成的完整电子文件一次封装外层进行元数据和管理信息数据补充后进行二次封装，最终生成完整的电子档案。

五、电子档案系统展望

随着电子档案系统的普及应用，将极大提高档案管理效率，方便档案管理人员归档、保管和利用工作。为查档人员快速提供更加准确、有价值的档案信息。档案资料作为人们活动的群体记忆原始凭证，将更好的发挥其经验、知识价值。电子档案系统是实现档案电子化全文检索的技术平台。在这个技术平台上，可以进一步的实现档案全数据分析，提取有价值的科技情报，从而指导实践。让后来人站在前人的理论、实践基础上，一步一个脚印地迈向更加美好的未来。

参考文献：

[1]王健.电子时代机构核心信息资源管理—OA环境中的文件、档案一体化管理战略[M].北京：中国档案出版社，2003

[2]冯惠玲、赵国俊.中国电子文件管理：问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2009

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[4]王健.电子办公环境中文件管理原则与功能要求[M].北京：中国人民大学出版社，2012

[5]冯惠玲.电子文件管理100问[M].北京：中国人民大学出版社，2014

[6]国家档案局.归档文件整理规则[S].DA/T22-2015

[7]国家档案局.电子文件归档与电子档案管理规范[S].GB/T18894-2016

[8]国家档案局.文书类电子档案检测一般要求[S].DA/T70-2018

作者简介：

韩媛中（1984.2-），女，汉族，北京，工学学士，工程师、馆员，研究方向：档案管理前沿研究。