企业档案管理信息化研究

企业档案管理信息化研究

罗成

罗成

广东合鸿达投资管理有限公司广东广州510600

摘要：作为企业管理中非常重要的一个环节，档案管理对于企业发展来说具有非常重要的意义，企业应紧紧围绕经济增长方式的转变，对信息技术进行积极应用，促进企业管理水平的提高。文章从不同角度针对企业方案管理信息化展开了一系列的分析和研究，以供同行的研究进行参考。

关键词：企业；档案管理；信息化

为了与社会发展需要相适应，企业必须加快步伐进行档案管理信息化建设，保证对档案信息的利用效率，不断提高企业的运作效率。档案信息化实际上是指档案管理工作模式从面向档案实体管理为重点，转变为以档案实体数字化信息为重点，在这一过程中要实现档案信息管理的数字化、信息接收与存储的一体化以及信息高度共享。

1企业档案管理信息化的重要性和必然性

在目前信息化社会环境中，档案载体需求开始从传统纸质演变成为网络化、电子化以及数字化的载体，同时档案信息的内容也朝着综合化方向发展，档案管理水平也得到了进一步的提高，值得一提的是，档案资源信息化是档案事业跨越式发展实现过程中的重要环节，同时也是新时期档案事业发展的一种必然趋势。近年来随着档案信息化的不断深入，目前档案信息化建设已经成为档案事业发展过程中的一项重大工作。

近年来随着科学技术的不断发展，企业面临着网络化、数字化以及知识化的变革，企业竞争力与信息化程度紧密相关，作为一种重要资源，信息技术与信息系统目前已经成为支撑和决定企业战略工作中不能分割的一部分。企业档案管理信息化成为各企业得到发展的一条必经之路。从企业外部环境来看，经济全球化和信息化的脚步不断加快，在这种情况下市场范围在不断扩大，市场竞争越来越激烈，为了与外部的竞争环境相适应，进行业务流程、内部结构的调整是非常必要的，企业必须加强对信息资源的管理与开发，并在管理与业务活动等环节随信息技术进行广泛应用，将信息技术的作用充分发挥出来。

2企业档案管理信息化中存在的主要问题

2.1企业档案管理信息化意识淡薄

档案管理信息化是一项系统工程，需要非常大的投资，一些企业认为档案管理工作不能直接产生经济效益，不需要加大这方面的投入，在这种思想的指引下，很多企业将更多的资金投入到设备改造、产品销售等方面，严重忽视了档案事业的管理和建设，在档案信息化、数字化管理工作中普遍存在设备配备不齐、电子文件整理混乱等问题。同时多数企业并没有树立起现代管理的理念，不重视对档案管理人员的教育与培训，在这种情况下，直接导致了档案管理人员服务意识不强、管理经验不够等问题，他们的业务能力和档案管理水平很难与新时期档案管理的要求相适应。

2.2存在多元化的档案管理信息载体形式

在信息化环境之下，电子档案始终是次于纸质载体的档案管理对象。目前计算机辅助技术已经在工程设计、产品研发等方面得到了广泛的应用，可以通过二维绘图、三维仿真模拟设计方式，对文字、图形以及图像等信息进行反映，在这种情况下，纸质、磁带、光盘等传统档案载体会逐渐被电子化的档案形式所取代，这主要是因为纸质、光盘等信息载体可能会因为各种原因出现老化、损伤等问题，甚至造成系统运行失效的状态。

2.3档案管理标准化建设不完善

档案信息管理标准化主要是指档案实体管理逐渐转变为信息管理过程中必然要依赖业务规范。作为一个信息系统，数据信息处理的准确性将会以各业务环节数据的准确性作为主要基础。但是随着档案管理信息化水平的不断提高，数据技术标准化已经不能满足企业的需要企业管理数据交换、企业之间网络化标准、数据采集等方面都需要得到进一步的完善。上述因素都对企业档案信息数据采集的规范性和准确性产生了直接的影响。

2.4档案信息系统中存在安全问题

企业档案信息系统的安全性主要体现在电子档案、档案信息在网络利用中的安全性等方面，它可能是受到了人为或者其他因素的影响而产生的问题，将会对企业信息化进程产生直接的影响。企业档案信息系统的安全运行需要受到企业档案管理人员的调控，才能对正常状态进行维持，然而管理人员在工作中极有可能会出现误操作，这时就可能会出现系统安全失效的现象。此外，企业档案信息系统是面向用户的信息系统，用户可以利用各种途径对档案信息造成损害，例如在利用途中私自涂改内容，对有用的档案信息进行复制等，这些都会导致系统安全失效。

3企业档案管理信息化建设的对策

3.1企业领导应积极转变思想观念，推动档案管理信息化建设

档案信息化是共享信息的需要，同时也是档案管理事业进步的重要突破口，企业领导对档案管理信息化的认识程度直接决定了信息化建设在工作中的广度和深度。为了进一步推动信息化建设，企业领导应意识到档案管理信息化的影响，正视档案管理信息化的艰巨性和复杂性，充分关心这一事业，在人力、物力、财力上加大投入，真正将档案信息化管理纳入到企业工作计划中。同时企业领导还要充分了解目前档案管理工作的情况，精心制定工作方案，对档案管理工作的开展进行指导。

3.2提高企业档案管理人员的专业能力

企业档案管理信息化的实现必然要依赖于档案管理人员素质的提高，精干高效、德才兼备人才队伍的培养，这是企业档案管理工作创新的一项重要保证。计算机技术的应用是信息化管理的核心，要想实现档案管理信息化，就要具备具有先进技术与知识的技术人员，同时为保证历史资料能够得到长期的保存，档案管理人员还要积极利用现代化档案管理方式对各项档案管理技能进行掌握，并积极维护现代化办公设备。

3.3建立统一的数据采集制度

企业档案管理应采用与信息化创新相适应的规章制度，加强自身档案信息化管理的步伐，不断推动档案管理信息化建设的发展，同时还应该建立起数字化的档案制度，并针对数据存储、利用做出明确规定。还可以与企业档案特点相结合，建立专题数据库，为基础创新提供科学的参考。此外，企业档案部门应保证全方位参与到信息化建设中，加强对各种文件材料的监控。

3.4保证档案信息的完整性与安全性

在企业档案管理信息化工作中，信息安全管理是核心要素，在档案管理工作中应从机房、软件等多方面开始着手，对计算机系统的安全性进行维护，同时还要通过一定的技术手段对硬件上的问题进行解决，充分考虑到系统的安全性。另外，保证档案信息管理网络独立性，保证网络的安全性。

结语

在企业档案管理活动中，档案信息化应对现代信息技术进行全面的应用，有效采集档案信息资源，更好的为管理者和领导服务。在现在如此迅猛发展的社会中，档案信息化已经成为企业档案管理的一种必然选择。

参考文献：

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