浅析企业档案管理的问题及解决措施

浅析企业档案管理的问题及解决措施

武跃平

（国网武乡县供电公司046300）

摘要：随着我国市场经济体制的不断改革与发展，各类信息成爆炸式涌现，虽然这给档案信息的管理带来挑战，但也丰富了档案管理的保存方式和收集渠道。而档案管理工作作为一项严肃性、专业性、保密性较强的管理工作，还未在企业管理中得到高度重视，目前大多数企业在实际档案管理工作中仍存在许多问题，一定程度上影响了企业管理工作，解决档案管理工作的各种问题刻不容缓。本文就档案管理工作存在的问题展开讨论，并提出了解决对策。

关键词：档案管理；问题；对策

前言：

档案管理工作在企业管理、生产、运行中都起着十分重要的作用，档案的正确性、及时性、完整性都关系着企业正常运行和发展，相对企业的其他工作而言有着更加重要的指导地位。特别是近些年来，我国经济业务日益呈现多演化、复杂化发展趋势，市场竞争压力日益增大，档案早已成为各级管理部门进行经济分析、设备评估、人员定岗定资，企业决策的重要依据，在市场经济发展中占据着十分重要的地位。因此，加强档案管理工作人力、物力、财力等方面的投入，不得不引起企业管理层关注的重要问题。

一、企业档案管理工作中存在的问题

1、不同部门档案交叉管理。

企业档案管理部门负责企业所有档案的存取、保管工作，但各个部门、科室、班组都有其各自的档案需要归类、保存并随时要调取和查看。由于各个部门的职责不同，所需要保存的档案从物理实体到电子档案都不相同，有的部门档案多为纸质版，有的部门档案为影像、电子版，有的部门需要双管齐下，不同的档案需要不同的设备进行保存和处理。而一个企业的档案管理部门其性质属于企业办公室，在管理上存在多头管理、信息复杂的特征。档案资料不仅供给政府或上级管理单位查阅调取，也需要收集和整理政府或上级管理单位下发的档案。同时企业的档案管理部门肩负下级不同部门和专业的档案收集和整理工作，并供其查阅和借用。如在日常工作中受企业内部管理的节制与控制；而在财政分配上又属于上级财务部门；尤其是行政管理隶属部门经常变动，如一开始属于经信委管理，后来则又属于经贸委。与上级部门变动相比较，下级部门的变动和调整更加频繁。这种变动为建档、归档、档案维护带来很大困难。

2、档案管理人员管理水平低。

企业档案管理呈现多种形式，多数管理人员不知道怎样将纸质资料收集整理入档，不会用各种设备进行档案管理，如计算机、打印机、扫描仪、高拍仪、塑封机等等，更无法达到对各种档案系统的熟练操作。但是由于管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

3、档案管理制度不完善。对于企业档案管理部门来说，虽然制定了档案管理制度，整体的档案管理也相对规范，原因是有专门的档案室，并有档案管理人员负责档案管理。但对于企业下属的各个部门来说，企业档案管理制度约束不到部门档案管理，档案的专业管理相对缺乏，全靠各个专业的专工依据工作需要进行各专业档案保存，这类专工都没有经过专业的档案管理培训，完全靠个人喜好，一旦岗位发生变动，所存档案多数都会丢失或被封尘。一个专业的档案缺乏完整的档案制度规范来约束专业档案的保存和提取将会制约这个专业的发展。长期以来，企业部门领导干部对档案工作的认识不到位，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。通常不会派专人管理档案，档案管理不是靠兼职就是靠各专业专工自己管理。轻视档案工作的思想都充分证明了对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。缺乏档案管理意识导致不会制定完善的档案管理制度，即使是极少的几条制度也难以执行到位，处于无人监管状态。

二、解决措施

1、建立档案线上管理系统。为彻底解决不同部门档案交叉管理，档案管理混乱的局面，可以采用信息化管理手段创建档案线上管理系统，将不同部门、不同专业的所有档案归入保存在线上系统。由专业人员对系统进行维护、指导和培训，随时在线以便解决使用人的各种问题，并对系统出现的问题改进和完善，使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位，对档案的原有重要部分始终予以保留，对档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。对于不同部门不同岗位的档案管理按专业特点开发线上系统，通过各部门专工上传各专业档案，逐渐完善专业档案管理，并且不受人员调整影响。档案可以呈现延续性，也避免了纸质档案管理的缺点。企业还需购置需要上传至档案管理系统的硬件设备，如扫描仪、高拍仪等。

2、提高档案管理人员素质。企业档案管理呈现多种形式，无论是档案管理线上、还是平时的纸质档案管理。管理人员都要熟练掌握各项技能，比如将一手资料上传至线上系统，并对其维护和更新，将纸质资料收集整理入档，利用各种设备进行档案管理，如计算机、打印机、扫描仪、高拍仪、塑封机等等，更要达到对各种档案系统的熟练操作。这就需要企业定期开展专业的档案管理培训，考试上岗。普及在线视频指导和电话询问。让档案管理人员在管理档案过程中遇到的各种问题都能得到解答。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

3、建立完善的档案管理制度。档案管理在一个企业运作的整个过程中是极为重要的，在企业的整个建设、运行、生产、管理中起到了巨大的不可忽视的作用。企业需要加强档案工作管理，制定完善的档案管理制度，设专职档案人员，负责相关资料的收集管理。并要求档案人员在工作中务必做到真实性、及时性、规范性和全面性。首先规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

总结

综上所述，档案管理随着社会的发展更加信息化、科技化、全面化。也给我们的工作带来便利和参考，利用档案数据我们可以对专业管理，设备状况做出更准备的评估。我们可以了解档案作为社会信息的重要载体，经济发展的主要依据，对社会资源的进一步开发有着极其重要的作用，其在企业和日常工作中，无疑发挥着协调单位发展、有序运行经济活动的重要使命。特别是在新的历史条件下，档案工作更需要紧跟时代发展，从档案工作人员的观念上更新采取有效措施，积极探索现代化档案管理模式，以此促进我国社会主义和谐社会的建立。