有关电力企业中文书档案的保密管理研究

有关电力企业中文书档案的保密管理研究

杨才锦

（国网四川省电力公司南充市嘉陵供电分公司四川南充637900）

摘要：企业档案管理是企业管理的重要内容之一，档案不仅是对一个公司生产、运营等实践活动的记录，同时也是对公司发展过程中专业知识与技术的总结。电力企业的经营发展离不开档案的管理，一个高效、安全的档案管理对加快公司的现代化转型具有重要意义。基于此，本文针对电力企业中文书档案的保密管理进行了研究。

关键词：电力企业；文书档案；保密管理

一、电力企业文书档案管理保密制度建设的重要性及原则

1.文书档案管理保密制度建设的重要性。(1)电力企业文书档案管理保密制度建设是维护电力企业根本利益的必然要求。伴随着电力企业市场化改革，无论是发电企业还是供电企业，都成为自负盈亏的市场经济主体。虽然都是国有企业或者是集体企业，彼此之间因为行政管理的影响，目前的竞争还不是很激烈，但是实际上在小范围中的竞争已经凸显，在未来电力市场会逐步的放开，市场竞争将日趋激烈化。在这种情况下档案管理保密制度就显得非常重要，因为其中有大量的企业经营管理信息，这些都属于商业机密，一旦泄露势必会对企业的根本利益造成影响。(2)电力企业文书档案保密管理也是维护我国社会和国民经济安全的重要措施，电力是社会稳定的一个重要因素，也是一国经济发展所必须具备的一个条件。供电安全、电力资源的充足性，将会直接影响一国经济发展，电力企业档案信息如果按照国家保密法律、法规，属于国家保密内容的，一旦泄露被敌对国家、不法人员知晓，将会直接影响到供电安全，进而威胁到经济和社会安全。

2.文书档案保密管理的原则。(1)文书档案保密管理要坚持全过程控制原则。对文书档案实行前端控制和全过程的保密管理，是要从文书档案形成的全过程考虑，包括定密、印文、收发文、登记、投送、借文、归档与销毁等环节，都要进行管控，确保档案管理的安全、规范。(2)文书档案保密管理要坚持分级管理原则。电力企业以安全稳定作为企业发展的前提，所以电力企业文书档案管理必须从维护企业的根本利益出发，严格划分保密等级，该保密的坚持保密化原则，将保密责任制落实到人，确保档案安全；该放开的部分要放开，使其获得最大化地推广利用，实现其社会价值。

二、电力企业中文书档案保密管理存在的问题

1.保密等级划分不科学。电力企业文书档案保密等级划分是根据国家相关法律确定的，一般分为三个等级，这样划分应该说遵从了档案保密管理的传统，却不适应当前电力企业的发展需要。比如说根据当前的划分，绝密档案是指泄露会让国家和企业安全、利益遭受特别严重损害，如何区分“特别严重”与“严重”，这个目前来说还没有一个明确的标准，在档案保密工作当中，是由电力企业自己决定的，实际上掌握在档案管理人员手中，这就可能产生一种情况，那就是应该列为绝密的档案，却按照了机密和秘密的管理标准，导致绝密档案被泄露的几率增大，应该被列为机密档案，却被按照秘密档案管理也是如此。这种情况出现的主要原因是原来行政管理思想的长期存在，让企业的档案管理与行政档案管理保持一致，导致档案保密工作不符合当前的电力企业发展要求。

2.电力企业文书档案管理人员专业水平不足。电力企业的档案管理人员变动频繁、招聘临时工作人员较多，致使档案的归档和保管工作多人接手，有些企业材料因为人员调动不能及时更新归档，致使文件长时间挤压，企业部门间文档资料要及时上交，为档案管理人员的归档工作提供支持。现在企业部分档案管理人员对于档案管理的重要性缺乏认知，企业的各部门文件、材料重视度不够、材料不能及时归档，造成企业材料丢失或损坏，增加了企业档案搜集和及时归档的困难。

3.电力档案保密管理缺乏监督机制。在电力档案保密管理中，监督是必不可少的一部。电力档案保密管理的对象是电力档案，而电力档案对于电力企业后期工作的开展，具有重要的指导意义，可以说，电力工作的开展，是建立在对过去数据及相关材料的客观分析的基础之上的，所以说，电力档案保密管理的最基本任务就是保证档案的真实性、准确性和客观性。监督机制的建立就是为了对档案保密管理工作进行必要的监督，保证档案可以切实有用，但是目前电力档案保密管理工作中，只注重前期的保密管理工作，而后期的监督工作却很少能做到。

三、电力企业中文书档案保密管理工作的改进建议

1.优化档案保密等级划分。在档案保密等级划分上，可以分为三个等级，绝密、机密和秘密，国家档案严格按照国家档案有关法律、法规进行；企业档案分为机密和秘密两个级别。另外，在划分的过程中，必须在档案管理保密制度中，明确不同等级档案主要包括哪些内容，保存和管理的方式，与之相对应的保密管理措施，这样才能适应当前电力企业的发展需要。之所以采取这样的等级划分方式，主要是因为电力企业已经改制成为现代企业，在档案管理当中必须采取现代企业档案管理模式。同时，电力企业承担着一定的行政功能，作为公共事业的一部分，电力事业也事关国家和社会经济发展，因此也应该按照行政档案管理的模式，对部分档案进行行政化管理。因此，有必要将事关国家和公共利益的档案与事关电力企业自身发展的档案严格分开。

2.明确档案管理人员保密素质标准。电力企业档案管理是一项非常严肃严谨的工作，电力企业要提高档案管理重视程度，在今后的档案管理保密制度建设中，明确规定档案管理人员的保密素质，使档案室工作人员能够达到保密工作要求。在档案管理岗位设定上，要明确规定档案管理人员必须由档案管理专业或经过系统的档案管理培训的人担任，其他不具备这一条件的人不能担任档案管理工作，尤其是档案部门的负责人，必须是档案管理专业并经过专业的档案管理保密培训的人才能担任，这样就从管理者的角度为做好档案管理保密奠定基础。

3.建立电力档案保密管理工作体系。建立档案保密管理工作体系，就是要将所有的电力档案保密管理工作有机的结合在一起，实现不同工作之间的无缝对接，保证人员和岗位有优化配置。所以说，建立电力档案保密管理工作体系，要对现有的电力档案管理工作进行系统的分类，完成岗位的确定，保证所有的电力档案管理工作都有对应的岗位；要实现人员和岗位的一一对应，做到岗岗有人负责，人人有岗位工作；加强不同岗位之间人员的配合。

4.强化文书档案的信息化管理。档案信息化是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，在制度范围内实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程。根据文书档案管理的要求，加强研究，加大科技投入，引进文书档案接收、保管、利用的技术方法，对各种不同类型载体的档案(纸质、录音、录像等)进行数字化处理和转换；严格按照制度规定，制定信息化档案管理办法，明确档案级别，形成数据化档案；必须做到档案管理软件的慎重选择、推广，提高保密防范能力和技术水平，加快推进信息系统防护体系建设，既确保推广性，又保证保密管理的安全性。

四、结束语

综上所述，研究电力企业中文书档案的保密管理有着重要的意义。要把保密管理工作真正落到实处，就要先对管理工作做出合理的规划，在建设过程中严格把控每一步的质量，同时做好风险的预见和规避工作，只有这样才能使电力企业中文书档案的保密管理得到有效实施，才能使我国电力事业建设节节高升，为国家经济建设和人民安居乐业提供更可靠的保障。

参考文献：

[1]电力设计企业档案管理体系建设[J].于明佳.山西科技.2015(02)

[2]对文书档案“在线归档”工作的初步探索[J].徐玲.城建档案.2017(04)

[3]浅析文书档案的收集与整理[J].张茜.办公室业务.2017(04)