浅析Excel函数应用的医院加班管理系统的实施操作

浅析Excel函数应用的医院加班管理系统的实施操作

陈晓玲

陈晓玲（福建医科大学附属宁德市医院福建宁德352100）

【摘要】随着医院的发展和壮大，在医院人事管理中，加班管理等与工资管理有关的信息也急剧增加。笔者运用Excel工具建立加班管理系统，尤其是应用excel函数实现对加班补贴的统计，代替人工进行许多繁杂的计算，提高了实际工作效率。

【关键词】Excel函数医院加班管理实施操作

【中图分类号】R197.324【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2013）05-0345-02

Excel软件具有强大的数据处理功能，最大的特点是它可以通过公式和函数自动完成各种计算、统计、管理工作，尤其是数据发生变动后，它还可以自动完成重算。结合实际工作，笔者应用Excel函数对加班管理实现了相对规范和系统的管理。

1医院加班管理系统的建立

医院加班管理系统的建立是基于加班管理工作簿的各个数据表的建立。根据工作需要，医院加班管理的工作簿由医院员工基本信息表、各科室节假日排班表、各科室节假日加班补贴明细表和各科室节假日加班补贴汇总表组成。

1.1医院加班管理的规定

医院加班类型包括值班、跟班、值休、二线、查房、半天、全天等。轮转规培生或者未独立值班者不能排值班。获得主治医师职称满三年以上或者副主任医师以上才可排二线班。

排班补贴规定：排班类型为值班、值休和查房、值休和半天、值休和二线，补贴为240；值休、全天、跟班，补贴为160；二线，补贴为120；半天、查房，补贴为80；二线和半天、二线和查房，补贴为200。

1.2利用excel的基础操作及数据处理功能建立各个数据表

系统中各个数据表的建立需使用excel的数据输入、格式设置技巧及数据处理功能实现。建立员工基本信息表（表1），内容分两类：一类是固有信息，即需要手动输入，如工号、姓名、性别、职务职称、职称聘任时间等；另一类是派生信息，这些信息可以借助固有信息，利用Excel函数公式获得，如取得职称年限。建立各科室节假日排班表（表2），内容包括姓名、职称职务、职称年限、科室和节假日排班明细。建立各科室节假日加班补贴明细表（表3），该表在排班表基础上增加了补贴核算和汇总字段。建立各科室节假日加班补贴汇总表（表4），一部分由科室、人数和补贴总额字段组成，另一部分由职称职务、人数和补贴总额组成。

在建表中，为了减少错误及数据的重复输入，可以借助数据有效性功能快速输入职称职务、排表明细。以科室节假日排班表(表2-1)为例，选中E4L10区域，选择菜单栏“数据”→“有效性”弹出“数据有效性”对话框；单击“允许”的下拉列表框按钮，选中“序列”然后在“来源”列表框中输入排班类型“值班，值休，二线……”，排班类型之间要输入半角“,”，点击确定，设置结束。最后点击单元格下拉菜单选择排班类型即可。

2Excel函数在医院加班管理系统中的应用

Excel函数不仅实现了加班数据的快捷处理，自动生成加班待遇核算标准，而且还能实现不同科室加班费用的延续存储和比较分析。结合工作，笔者简析Excel函数在加班管理系统中的应用。

2.1vlookup查询函数在排班表中的应用

Vlookup查询函数是在给定区域的首列里查找目标数值，然后返回目标数值所在行里某一列的相关值。以各科室排班表为例，表中职称及职称年限会影响临床具体的排表，在核对排班表时，为了提高工作效率和准确性，应用vlookup函数，能快速实现这两个字段的索引。以员工基本信息表为数据源，在表2-2中的B4单元格输入“=VLOOKUP(各科室病区节假日排班表!A4,员工基本信息表!$C$4:$J$10,6,0)”，结果值为“主任医师”，向下拖曳，即可完成该字段的索引，同理可获得取得职称的年限值。根据排班规定就可核对该表的合理性。操作中，首先要确定不存在重名人员，其次函数区域要实现绝对引用。如，$C$4:$J$10，$为绝对引用符号，为避免出现引用错误，可手动加上$符号。完成以上步骤即可导入数据。

2.2if和or逻辑函数在加班补贴核算中的应用

If函数，用于对目标区域进行判断，返回真假逻辑值，据此输出相应的结果。Or函数是对指定区域的逻辑值进行判断，当逻辑值为true时返回true，反之，则false。利用if和or两个逻辑函数可以构成嵌套来实现复杂的功能。以各科室加班补贴明细表为例（表3），不同排班类型中存在补贴相同的情况，为避免重复计算，快速实现补贴的核算，笔者利用if和or组合嵌套函数，完成不同排班相同补贴的核算。在M4单元格中输入“=IF(OR(E4="值班",E4="值休和查房",E4="值休和二线",E4="值休和半天"),240,IF(E4="二线",120,IF(OR(E4="半天",E4="查房"),80,IF(OR(E4="全天",E4="跟班",E4="值休"),160,IF(OR(E4="二线和半天",E4="二线和查房"),200,"")))))，结果值为“240”，最后通过双击左键可轻松实现结果的自动填充。同时，在U4单元格中利用“sum”函数的功能计算参数值的和，输入公式“=sum（M4:T4）”，向下填充公式即可完成加班补贴的核算。

2.3countif统计函数和sumif数学函数在加班汇总表中的应用

countif函数是在目标区域中统计满足预设条件的单元格数目，其标准格式为：countif（range，criteria）。而sumif函数则是计算在目标区域中统计满足预设条件的单元格的数字总和。以医院各科室加班补贴汇总表为例（表4），应用“countif”函数功能统计排班人数，以表3为数据源，以A3为条件，在单元格B3中输入公式“COUNTIF(各科室病区节假日加班补贴明细表!$B$4:$U$229,A3)”，向下拖曳即可完成各科室加班人数统计。同理，可完成不同职称加班人数统计。在补贴总额的统计中，应用“sumif”函数，以“科室”和“职称职务”为索引，在单元格C3中输入公式“SUMIF(各科室病区节假日加班补贴明细表!$D$4:$U$229,A3,各科室病区节假日加班补贴明细表!U4:U229)”，据此，在G3中输入相应函数公式即可。加班汇总表的建立，既可实现各个科室排班人员数、不同职称人员数和补贴总额的统计，同时也可实现不同科室加班总额的纵向比较。通过加班人数、加班补贴总额、科室业务收入和病人数的对比，可以调整科室排班类型和排班人数。

3医院加班管理系统的优化管理

应用Excel工具建立的医院加班管理系统，是由多个数据表组成，为使图表界面清晰，系统使用流畅便捷，同时为保证数据的安全性，笔者尝试对系统进行优化管理。

以加班补贴汇总表为例（表4-1），在表格第二行输入“员工基本信息表”、“各科室病区排班表”和“加班补贴明细表”，选中“员工基本信息表”单元格，点击菜单栏“插入”→“超链接”→“插入超链接”选中“本文档位置”，然后在“单元格引用”中选择“员工基本信息表”就实现了链接，依次类推就可实现其余三表链接。为确保数据安全性，可以通过设置加班管理系统的打开权限，也可以通过设置各表的打开和修改密码来实现。

总之，面对繁杂的加班数据，只要做好基础数据表，灵活应用excel函数，便可减少加班补贴数据匹配和统计时间，大大提高工作效率。

参考文献

[1]石春艳.Excel函数在工资管理中的应用[J].经营管理,2010(12).

[2]王红,马丽媛.Excel函数在人事工资调整中的应用[J].中国科技信息,2008(22).

[3]马雪伶.Excel高效办公-人力资源与行政管理[M].北京:人民邮电出版社,2008.7.