探讨新时期医院人事档案管理存在的不足及建议

探讨新时期医院人事档案管理存在的不足及建议

刘霞范雪佳冷晓玲杨井黄光耀

刘霞1范雪佳2（通讯作者）冷晓玲2杨井2黄光耀2

重庆市肿瘤医院：1.档案室；2.人力资源部重庆400030

摘要：随着我国人事制度和人事档案管理制度改革的不断深入，医院人事档案管理工作遇到了新的挑战[1]。基于这种情况，为了使人事档案管理工作能够适应新时期社会的发展和需要，与时俱进，更好地为人们服务，笔者结合多年档案管理工作的经验，针对医院人事档案管理工作存在的不足进行探讨，并对人事档案管理提出了几条建议。

关键词：人事档案；档案管理；不足；建议

[Abstract]Alongwiththecontinuousreformanddeepeningofourcountrypersonnelsystemandpersonnelfilesystem，therearemanynewproblemsappearedinthemanagementofthepersonnelarchives.Thus，inordertomakethemanagementofpersonnelfilesworkcankeeppacewiththetimes，tobetterservethepeople，theauthorcombinedwithmanagementexperiencesofmanyyears，givesadetailanalysisontheexistingproblems，andproposessomesuggestionsforthemanagementofpersonnelfiles.

[Keywords]personnelfile，themanagementofpersonnelfiles，problem，suggestion

医院人事档案是医护人员在长期的医疗和科研过程中形成的有关个人经历、专业学习、思想作风、业务能力、工资变动、科研水平、工作业绩、年度考核和职务晋升等的文字材料。人事档案管理工作在医院人力资源和经营管理中发挥着十分重要的作用，是培养、选拨和管理干部最重要的依据。随着我国医疗卫生体系和人事档案制度改革的不断深入，人事档案管理工作引起了大家的重视，对医院人事档案管理提出了更高的要求。如何更快地使人事档案管理工作适应医疗卫生体制改革和社会的发展需要，是各大医院正在思考和积极探索的问题。笔者根据自己多年的档案管理工作经历和最新的制度要求，简单地阐述在新时期人事档案管理工作存在的问题，并提出几条建议。

一、医院人事档案管理存在的不足

（一）档案管理意识不强

医院的工作中心是医疗科研，所有行政人员的工作重心也都在临床工作上，加上对档案的重要性认识不足，使得医院人事档案工作很容易被忽略。同时，随着我们国家人事制度和人事档案制度的深入改革，多年来受到禁锢的人才得以流动，以“双向选择”为主要特征的人才流动日趋活跃[1]。但有部分人事档案工作者受到传统观念的影响较多，思想上没有跟上社会的发展和需要，档案管理意识淡薄，不重视档案管理工作，简单地认为人事档案是组织政治化的产物，没有必要耗费太多的时间与精力，也不严格按照有关规定和政策要求对人事档案进行法制化管理。

（二）档案管理制度不完善

随着人事制度改革的深入不断增强，人才的流动性也越来越大，但大部分医院对人事档案管理制度并没有进行补充和完善，以至于在制度上存在一些漏洞。也没有制定相应的考察考核制度，人事档案管理工作也没有纳入绩效考核和目标考核，管理制度和管理模式一直没有统一[2]。没有人事管理制度的指引，档案管理的规范性和完整性也缺乏相应的保障。虽然近年来，人事档案逐渐受到了重视，政府部门也颁布了相关的法律法规，相关责任制得到落实。但是依然存在一些问题，有很多工作只停留在学习的层面，在实际开展工作的过程中，遇到很多问题，存在很多薄弱环节，都缺乏合理的管理制度。

（三）档案管理队伍的整体素质低、专职人员匮乏

目前，大多医院对人事管理工作的越来越重视，但由于人事档案管理工作本身具有较强的专业性，因此，对管理人员的专业素质、业务能力和管理水平都提出了较高的要求。许多医院并没有足够的专职档案管理人员，能胜任档案管理的专职人员较少。医院人事档案管理人员多由一些行政人员兼职，一岗多职，他们没有接受过专业的培训，也没有取得相关技术资格，在实际工作中不能很好地处理遇到的问题，档案管理队伍的整体素质较低。并且这种一岗多职的管理模式，造成档案工作兼而不顾，在一定程度上严重阻碍了人事档案管理部门的改革与发展，也影响了医院的整体发展效率。

（四）档案管理方法极度落后

医院对人事档案工作没有引起相应的重视，加上资金上投入不足，以及管理手段严重落后，致使档案不能及时归档，档案材料的完整性难以保证。目前，在人事档案管理工作中，大多依旧采用普通的计算机软件和传统的手工编辑，缺乏先进的档案管理设备、软件和管理网络。而计算机仅仅用在了目录的录入工作里，网络管理并没有得到充分的发挥和利用，无法利用计算机建立数据库来开展数据检索、分析和利用等工作，从而大大降低了工作效率，进一步阻碍了人事档案管理信息化和现代化的实现。

（五）档案动态管理水平十分不足

随着医院规模的扩大，员工数量不断增多，档案数量也与日俱增，档案管理难度相比之前增加了不少，动态管理难度也与日俱增。如今，医院的人才流动性十分活跃，人力资源也不再是静态的。但许多医院的人事档案管理人员未对这部分信息进行及时的收集和保存，也未及时的归档，导致档案材料的不完善，信息的完整性很难保证，造成人为的“断档”现象，极大地影响了医院的人才选拔和培养工作。如有些医护人员为适应医疗改革形势发展，会选择进修、培训或出国学习等，对于在此形成的档案材料，档案管理部门未及时收集归档。另一方面，在人事档案资料中，动态的材料如年度考核、职务升降和工资待遇没有及时的更新和归档，档案材料无法全面客观反映一个人的最新情况。

（六）档案内容有待核实，存在弄虚作假

由于以上种种原因的存在，以至于档案管理有很大的难度，所以也给一些人带来了可乘之机，屡屡出现随意改动和弄虚作假的现象[3]。如有些人在填写履历时，篡改自己的年龄、入党时间、工作时间、学历、工作经历等等，这些在近几年的新闻中都有报道过。有些档案材料所记载的内容前后不一致，如出生日期、入党时间、工作时间等，而档案管理人员也未对其进行核实和认定。这样，使得档案的可靠性和真实性大大降低，使档案的利用价值也大大降低，同时这些对社会也造成了一些不良的影响。

（七）档案材料缺漏

在实际档案整理过程中，我们发现档案材料缺漏的情况较多，原因是多方面的，主要可以归结为以下三个方面。首先，人事档案材料形成涉及的部门较多，收集范围较广，在相关规章制度不完善的情况下，档案形成部门不明确材料的归档范围，该归档的材料没有及时移交档案部门[4]。其次，人事档案管理部门管理工作本身处于被动位置，加上相关管理人员缺乏主动收集材料进行归档的意识，即使最后发现材料不完整，却没有及时补全。最后，由于大多医院的职工较多，档案数量也较多，对全部档案进行缺漏补查的工作量很大，需要很多的时间和精力，并且重复性的脑力工作多，难免出现“漏检”现象。如最新的干部履历表、职称变动文件、学历学位材料、进修培训材料、年度考核表、工资变动审批表和干部任免审批表大量短缺。

（八）档案材料整理标准不统一

在材料分类过程中，大部分材料归档依据都比较明确，但部分材料归类存在歧义或者不明确，又缺乏相关的标准，造成归类不统一。并且随着不同的时期，部分材料的归档类别也在发生变化，而档案分类未及时的更新，也造成归类不统一。另外，还有部分档案材料制作不符合归档要求，没有严格按照标准来进行操作。

（九）档案利用率不高

档案管理只是一种手段，而最终目的是开发和利用。而现实是现在的人事档案管理只重视档案材料的收集与管理，而没有将其应用到实际工作中，人事档案管理中的服务性处于被动状态，一般仅仅用来发展党员和对干部进行考察等，其作用不能真正发挥出来了。由于“断档”现象的存在，以及归档不及时，以致档案的信息材料不齐全，档案的开发和利用率非常低。其次，人事档案材料形成的相关部门缺乏交流和沟通，各自为政，各行其是，以至使档案的利用价值降低。另外，人事部门人事任免、职务晋升和工资调整，人事档案管理之间各有归属，人为地造成人员与其档案的分离，没有充分考虑到人事档案里的相关信息，也使干部人事档案的利用率较低。

二、加强医院人事档案管理的几点建议

（一）加大宣传强度，增强全员档案意识

医院人事档案工作是一项长期性的工作，也是一项与所有医护人员切身利益密切相关的工作，如何管好人事档案，将人事档案用好，值得我们去思考。组织人事部门要充分认识到人事档案管理的重要性和急迫性，档案管理工作人员应具有很强的责任心，具有自觉意识和责任意识。同时，加强档案法律法规的宣传，让全体医护人员了解档案管理工作，认识档案管理工作。医院有关部门可以结合医院工作的特点，开展专兼职档案员定期培训、定点咨询服务等多种多样的档案宣传活动，使每位职工认识到档案工作不仅是单位组织的事，也与自身工作和发展密切相关，从而为人事档案工作的开展提供良好的环境保障。

（二）完善档案管理制度，确保档案工作规范开展

完善和补充干部人事档案操作流程和管理制度，做到有制度可参考、有制度必须执行、操作按流程进行。档案资料的制作、收集、移交、整理、保管和利用，都是人事档案工作中的重要环节。针对档案管理过程中不同的环节，建立相应的工作制度和规范，才能保证各个环节有序的实施。从实际工作中看，重点要完善一下以下三点：一是收集登记制度，这是档案工作的起点，也是关键。医院要针对自身特点，如每年医护人员调整、职务晋升和定期培训等，制定合理的档案资料收集登记制度，明确归档范围和归档时限。二是督促移交制度，主要针对应该归档而未及时归档的情况，人事档案管理部门应督促相关人员或部门在规定的时间内提交，否则，予以追究相关责任。三是查核验收制度，档案管理部门应根据人事档案管理的有关规定，对不应入档的材料，一律不予入档[5]；对应当入档的材料，应认真核查其规范性、真实性和完整性，对每一份档案材料的查核都必须严格把关。

（三）切实加强档案队伍建设，提高管理者素质

为了促进医院人事档案工作的发展跟上时代的步伐，与时俱进，档案管理工作人员的素质必须要提高。首先，需要在医院配备专职和兼职档案人员。在人员的选拔上，政治素质和业务能力是参考的两个方面，还要参考个人综合能力，才能在以后的工作中更好地处理遇到的问题。计算机信息技术的广泛应用是档案管理工作的时代特点，档案管理工作人员必须具备熟练的计算机应用能力和网络化管理技能，最好能熟练操作相关的档案管理软件，这样能为人事档案材料的收集、整理、保管和利用提供优质高效的服务提供人力保障。同时，为避免应人员调整而出现工作的不连续性，应加强对档案管理人员的培训，采取多形式、多渠道的岗位业务培训，定期组织人事档案管理干部进行学习有关工作文件和规章制度。

（四）引进先进的管理方法，采用信息化的管理手段

人事档案管理也需要开拓创新、与时俱进，运用计算机信息技术管理档案是档案现代化和科学化的必然要求，它将改变传统的管理模式和操作方式。开发和研制人事档案管理软件迫在眉睫、势在必行，利用计算机技术管理人事档案，便于更好的保存和更新原始数据，同时也提高工作效率。如人事档案中的学历学位、培训学习、职称晋升、工作经历、年度考核和工资变动等信息是经常都在变化的，若这些信息可以用计算机技术进行管理，使人事档案信息化和数据化，可以更加便捷的进行动态管理，及时更新数据，使档案材料的完整性大大提高。人事档案材料的查询、处理和保管实行计算机信息管理之后，不仅操作起来便捷，计算也更加精确、可靠。同时，相比纸质档，磨损程度大大减少，保存时间更长，成本更低。随着21世纪科学技术的快速发展，人事档案管理工作的先进技术也应运而生。计算机网络技术、贮藏技术、复制技术、防护技术、自动打眼机等新进的技术、设备将广泛应用到人事档案管理工作中，极大地提高医院整体的工作效率。

（五）加强人事档案动态管理，定期自查，查漏补缺

医院要建立人事档案动态管理制度，档案管理者要定期进行补充，维护档案资料的完整性。同时，档案管理人员应定期对人事档案进行自查，查漏补缺，落实各项规章制度，形成良好的工作习惯，对于年代久远或机构不存在无法弥补的，需说明情况。对于档案内容前后不一致的，需有关组织部门进行认定，并将审核认定结果归档。各种先进技术和设备的应用也将使人事档案的动态管理更加便捷。

（六）加强人事档案的开发和利用，实现可持续发展

一是加强人事档案信息资源开发，通过选择、鉴别、归类、加工和汇编等，寻找有特定价值的档案信息资源。二是丰富人事档案信息的利用形式，人事档案不仅能作为干部培养、考察和管理的参考依据，还可以将一些干部的经验教训和成长经历编印成册，供干部学习借鉴，还可以作为医院文化的一部分。三是要拓宽人事档案服务的项目和内容。“重藏轻用”和过分注重保密的态度，已不能满足社会发展对人事档案的需求[6]。我们应该在思想上发生转变，强化档案的服务功能，淡化其凭证功能，还可针对某些情况增设收费项目，从而充分地将人事档案利用起来。

参考文献：

[1]周剑辉.当前人事档案管理存在的问题及其对策[J].优化企业管理，2014（8）：125-126.

[2]李维魏.探讨新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].医院管理，2014（8）：650-651.

[3]孙青.医院人事档案管理中的不足与优化[J].特别健康，2014，8（8）：346.

[4]罗彩虹.干部人事档案管理的对策与思考[J].山西档案，2012：33-36.

[5]胡燕.高效人事档案管理存在的问题及对策[J].档案建设，2012（9）：65-66.

[6]黄宗凯.加强国有企业人事档案管理思考[J].业务研究，2013，6（205）：66-67.