电子文件归档管理及对策

电子文件归档管理及对策

王丹

王丹（安达市铁西街道计划生育办公室，黑龙江安达151400）

摘要：文章论述了实现电子档案的必要性、特点、管理必要内容。存在问题及解决措施。电子档案的出现，让档案开放利用的历史诉求以及寻找档案利用的新设想有了技术上实现的可能性

关键词：电子档案；利用工作；开展；创新

1企业实现数字化管理的必要性

（1）改善档案管理工作。实现档案数字化，使档案职能向信息采集、管理和服务把职能转变，实现档案信息合理配置、科学管理。（2）社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，各职能部门反应要求快速及时；为了提供及时、准确、系统且具有较高权威性和参考价值的档案信息，满足科学研究大型而复杂的课题需要，就迫使档案馆必须尽快改变传统的管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施服务需求者。

2电子档案的显著特点

2.1容量大、体积小，节省库房存储空间。电子档案的载体可以是磁带、光盘等形式，一张普通的3英寸磁盘容量为1.44兆字节，相当于72万个汉字的纸质档案的容量。一张光盘容量更大，目前已达500~1000兆字节，且体积小，自身重量轻，仅为100克，保管时将大大节省档案装具与库房的存储空间。

2.2检索快捷，提高利用率。电子档案检索和传播的快捷是纸质档案难以相比的，电子档案只需按动键钮通过网络传输，即可迅速地查找用户所需档案的案卷、条目、信息，乃至全部文件的，避免了用户常为摘抄或复印带来的苦恼，提高利用率。随着计算机管理档案的联网，电子档案可以通过网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，消除了书籍、文件数量对利用者人数、距离的限制，做到情报资源的超时空共享。

2.3自动分类组合，便于档案管理。电子文件在转化为档案的过程中，随时可迅速地档案中的某份文件从不同角度进行组合、整序、检索和统计；可以尽情地展现文件间的来源、内容、时间、形式等方面的联系，人们不需去分类、组卷，从而方便了对档案的管理。

3对电子文件的基本管理内容

3.1电子文件的收集与积累。（1）收集时，按照要求制件电子文件备份。（2）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。（3）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。（4）按照电子文件性质代码管理。

3.2电子文件的整理。根据归档的电子文件的种类、数量或统一要求决定整理方案，利用文件的著录信息，形成机读目录。此外，还应对电子文件的载体进行整理，在载体或包装盒表面贴上标签，注明编号、名称、密级、保管期限、软硬件环境。

3.3电子文件的鉴定。（1）鉴别：在建立档案内容数据库前，应先对档案进行鉴定，对科技档案而言，应优先考虑让重点型号产品档案、科研档案入库，以避免造成时间、人力、财力的浪费。涉及到企业核心技术的密级文件和会计档案等不易入库。（2）内容鉴定：判断电子文件的保存价值，除对其内容进行分析和鉴定外，还要检查电子文件技术状况，以明确电子文件是否处于可用的状态，这是鉴定工作的主体部分。技术鉴定的任务包括对文件信息真实性、完整性、可读性以及对文件载体性能的检测。

3.4电子文件的著录。著录的作用不止于编制检索工具，而在于确认、管理、查询和解释档案材料，背景及其生成时的文件系统。由于电子文件可以复制和迁移，其物理格式较原始文件基础上面目全非，使得文件的可靠性无法保证。最终要依靠档案目录来评定该信息源是否可信。通过对档案全宗的信息整理和描述，文件编制和管理过程中的各种联系得以永久保存。

3.5归档电子文件的利用和保管。电子文件信息对软硬平台的依赖性强。计算机在识读不相兼容的应用系统生成的电子文件时，需要借助于转换程序，而这个过程极易造成原文格式的丢失，导致信息失真。另外，电子文件的共享性在给人们提供方面的同时也伴随着网络的安全问题。因此，法规和标准是数字档案管理的基础和最实质性的保障措施。

4电子文件管理存在的问题表现

4.1电子文件的安全问题。在网络方面，采用“防火墙”技术防止非法者通过网络入侵，修改档案信息和进行其他攻击活动。对文件进行定期备份，对杀毒软件进行升级。

在应用方面，将用户分为管理级、业务级和浏览级。每类用户概括业务职能的需求，其操作权限有所不同。每位用户各斯其职，不能超越自己的管辖范围。公司档案具有相应密级，要保障这些档案信息的机密性，实现“定向”服务，就必须设置各种级别的利用权限，这就在应用方面保障了安全。

在库房管理方面，利用门禁系统、防盗监控，对档案馆的重要场所进行监控，进行实时录象并自动保存发出警报。

4.2人才问题。针对信息化管理对人才的高要求，需要我们有针对性地加强培训，尤其是对电子文件和电子档案管理知识的培训，进一步提高人员业务素质，适应现代化管理的新需求。

5加强电子文件与电子档案管理的措施的对策

5.1加强对电子档案的保管。电子档案的存贮内容具有不稳定性，存贮介质易受磁场、温度、湿度、细菌霉菌等的因素影响，电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏。必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专用电子档案机房和较高安全性的电脑设备。电子档案的存贮介质笔者提倡使用一次性写入光盘。与磁盘、磁带、硬盘等存贮介质相比，光盘具有更好的稳定性、安全性，又具有只读特性，适合存贮电子档案，但光盘也是比较脆弱的存贮介质，光盘保管时应注意。电子档案的保管还需要配制专门的电子档案管理软件。

5.2发挥电子档案的作用。因计算机强大的信息处理功能和网络的信息优良传输性能，决定了电子档案的利用比纸质档案更易检索、查找、统计和借阅。电子档案的利用可以通过到电子档案室调阅、提供载体拷贝、网络传输多种方式进行。档案管理部门应设电子档案阅览室供档案需求人使用。拷贝档案载体时，可以方便地转换文档格式或拷贝其中的部分内容，还可以打印档案信息。利用普及的电脑网络，由档案部门提供电子档案追溯检索服务（RS）和定题检索服务（SDI），多方位开展电子档案利用工作。

5.3保证电子档案的网络安全。访问控制（存储控制）和保证通讯安全来实现。同时还要做到：在电子文件的形成、积累、归档和保管过程中，要及时登记设备环境和相关数据等情况，以保证电子文件归档的质量。从技术上看，电子文件的产生、修改和归档是由技术来实现的，电子档案的真实性也要由技术作保证，做到了这一点，才能确保电子文件的真实性和凭证作用。

5.4提高人员素质。档案工作者要有维护档案安全的强烈意识和高度责任感，认真履行自己的岗位职责，除恪守传统档案时代的热情、周到、主动、公正、保密等职业道德规范外，还需赋予新的内容，在电子档案提供证据、证明、数据、材料等方面，要通过扎实的工作、切实有效地措施和高度负责的态度，继续维护档案部门的公正性、权威性；继续廉洁的工作作风，不利用计算机网络、软件等公用设备为已谋私，为用户提供最可靠的原始凭证材料。并对相关设备进行精心维护，以保证整个系统的正常运转。

结束语：作为企业发展战略的重要支撑，目前我们正着手构建自己的知识管理体系，其中一个重要内容就是要充分利用好现有档案资源中存储的信息和知识，而数字档案馆是今后档案馆的发展方向，是有效应对未来挑战的最佳选择。

参考文献

[1]GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范[S].

[2]DA/15-95磁性载体档案管理与保护规范[S].

[3]GB/T17678.1-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求[S].