浅谈工程底图档案的数字化

浅谈工程底图档案的数字化

陈琳琳

华蓝设计（集团）有限公司广西南宁530011

摘要：底图档案的长久保存对于企业的生存发展有重要意义。在新时代的背景下，实现档案数字化管理势在必行。本文阐述了工程设计底图档案数字化的必要性，并对工程设计底图档案数字化基本原则、技术管理及质量管理措施进行探讨，以提高底图档案管理水平。

关键词：底图档案；数字化；技术管理

引言

底图档案是企业在基本建设、生产技术、产品设计研制、技术改造、设备更新等环节中形成的原始图样，具有很强的原始性、证据性和凭证性，是企业的有形资产和宝贵财富。近年来，随着科技的不断进步与发展，电子文件广泛普及，对档案进行数字化管理是目前的一大发展趋势之一，可提高工程设计底图档案的利用效率，延长底图寿命，实现资源共享，以发挥更大的经济效益。基于此，本文就工程设计底图档案的数字化管理进行探讨。

1.工程设计底图档案数字化的必要性

1.1有利于工程设计底图档案长期保存

底图档案在长期频繁的使用和借阅过程中，极易出现损坏、变脏、字迹模糊等情况。而底图档案进行档案数字化扫描后形成电子数据库，图像更清晰，运用档案管理系统借阅电子图纸，使用更方便，不仅可以缓解档案库存空间的不足，而且更有利于底图档案的长期保存。

1.2有利于工程设计底图档案利用

底图档案数字化后保存在本单位的服务器上，用户只要有相应的权限，就可实现档案资源共享。另外，通过数字化后的底图档案进行项目排序和分类，利用现代化手段可以提高档案的检索效率，使得设计人员对工程建设项目底图利用不受时空或国内外所在地限制，在很短的时间内可以查阅、下载所需工程设计图纸。

1.3有利于工程设计底图档案修改、补充、替换

在设计新的工程建设项目时，设计人员就可以对已经设计好的底图电子文件，在计算机上进行局部修改、增加内容、替换等，提高工作效率和缩短设计工期。

1.4有利于工程设计底图档案管理

工程设计底图档案从档案收集、分类、归档、整理、保管到利用都可以按照工程设计图纸档案的成套性、阶段性、专业性及通用性等特点进行档案管理。运用计算机信息手段将工程设计图纸档案各个设计环节进行网络化、统一化，使得工程设计图纸档案不是单一的层面管理，而是结合计算机、网络技术分层次、分类型、多方位进行档案管理，既能满足工程设计底图档案管理特殊要求，又能满足工程设计的实际工作需要。

2.工程设计底图档案数字化管理措施

2.1档案数字化基本原则

在工程设计底图进行档案数字化之前，合理制定档案数字化总体方案和实施计划，优先处理重要的、利用频率高的、需要补救的档案。

在档案数字化过程中，应避免或减少对工程设计底图档案实体的破坏，最大程度地维持档案的原貌。

底图档案扫描数字化加工各环节均应详细登记，进行技术整理成套图纸、汇总。

档案部门需指派档案业务人员全程参与档案数字化加工的流程管理和现场业务指导。

档案数字化格式应遵循企业标准Q/SY1541-2012关于归档电子文件长期保存格式的要求。

2.2技术管理措施

数字化加工技术必须符合国家技术标准和规范《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005、中国石油天然气集团公司企业标准《档案数字化技术规范》、《归档电子文件格式规范》（QSY2011-134）等。底图档案数字化加工包括档案借阅出库、档案整理、档案目录录入、档案扫描、图像处理、质量检查、电子文件上传挂接、数据备份、档案装订还原、档案归还入库等工作流程，每个环节都要求做好详细记录。

在文件格式上，要求底图采用真彩色（24位）图像扫描，分辨率为200dpi～300dpi。扫描图像处理时存储格式采用多页JPG或TIF格式；最终成品电子文件转换为PDF格式。

在底图档案扫描后数据（图像）处理过程中，有出现偏斜的图像应进行纠偏处理；对方向不正确的图像应进行旋转还原；对扫描图像中影响图像质量的杂质（黑点、黑线）、多余边框等进行去污或裁边处理。处理过程中不能删除档案内容信息。底图扫描后的技术处理，使数字信息真实、完整地反映档案的原始内容。

扫描后的图像文件存储于以相应案卷或文件档案号命名的文件夹中，并保持工程项目文件题名的一致性。通过扫描处理后的底图档案数字化成果库，运用计算机技术导入到档案管理系统中，实现网上查阅和共享。

2.3质量管理措施

加强底图档案出入库登记，做好底图档案整理及检查工作。底图档案数字化加工过程中，由档案部门选派专职档案员做好底图档案的清点、登记、移交等工作。底图档案数字化加工的第一步就是档案出库，也叫提卷。在底图档案出库时，需提前对要提取的档案进行出库前的清点检查，检查的内容包括档案遗失、破损、缺页、重页、污渍等。档案的出库分成若干批次。为方便扫描过程中数量统计及扫描完整性校验，底图档案是按照工程项目类别、项目编号进行档案出库的。提卷时由专职的档案员进行档案提取登记，加工现场负责人和专职档案员进行清点确认。每批加工的底图档案，在数字化加工中形成的电子文件必须通过质检验收且确保质量合格后，方可将底图档案归还入库。

加强底图档案信息录入正确性，确保底图档案数据库信息完整。为确保底图档案数字化质量，在进行数字化加工之前，需要由专职档案员和数字化加工人员共同对待加工的底图档案进行整理鉴定，并做出有关标识。主要工作包括：档案分类、页号检查、档案编号检查、页面整理、图纸信息、整理登记等。底图档案在录入目录时，依据档案著录规范或著录项，录入底图档案相关的信息内容，必须保证案卷和卷内文件的正确对应；同时要保证底图档案文件号的唯一性，以确保扫描加工后的档案数字化成果可以正确导入到《档案管理系统》中。

加强底图档案图像纠偏现象，确保底图档案电子文件完整性。专职档案管理人员应对加工底图条目数据和扫描后的图像进行质量检查，对条目数据的著录项完整性和著录内容的规范性进行检查，对质量不合格的条目数据进行修改和重新录入。对扫描后的图像是否存在掉页、错页、漏扫、页面信息不完整、不清晰、倾斜度超过±15°等现象进行逐一检查。对已处理完的图像是否存在倾斜、倒页、页面信息不完整、不清晰、不整洁、缺页、漏页等现象进行检查，并予以整改，确保电子文件的完整性。

加强底图档案质量验收，确保底图档案电子数据库准确性。在档案数字化加工过程中分批次或阶段进行数据质量验收。质量检查工作贯穿于数字化整个工作，要把好三方面质检内容：一级质检主要是检查扫描时是否缺张少页、扫残；二级质检主要是检查图像是否清晰，有无污点，版面偏斜；三级质检主要是对扫描成果的最终检查。专职档案管理人员要在二级质检的基础上对扫描的每一个电子文件与原件对应逐页检查，重点检查电子文件是否完整、底图信息是否齐全等，发现不合格扫描页要及时整改。对经验收合格的档案数字化成果进行完整的备份，将档案数字化成果库运用到档案管理系统中，确保档案利用过程中档案电子文件的准确性和安全性。

底图档案数字化加工过程是推进档案信息化建设的过程，也是档案管理工作承前启后、不断创新的过程。在确保档案安全的前提下，应促进传统档案工作管理模式向档案信息化转变，推进档案管理工作水平的提高。

3.结语

综上所述，工程设计底图档案的数字化管理是推进公司档案信息化建设与发展的必经之路，通过档案数字化管理，可使得底图管理更加科学规范化，节约人力资源、时间资源和材料资源，企业能够从中获取巨大的效益，促进国家经济的发展。在工程设计底图档案数字化工作中，应坚持档案数字化基本原则，采取切实有效的技术、质量管理措施，才能有效提高档案管理水平。

参考文献

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[2]吴高燕.对底图档案数字化建设的思考[J].沪东中华技术情报,2017(1):45-47.

[3]徐长英.浅谈底图档案的数字化管理措施[J].青春岁月,2017(15).