高职院校强化档案收集工作的思考

高职院校强化档案收集工作的思考

王颖

（黑龙江农垦科技职业学院）

摘要：档案收集是档案资源建设重要的基础工作，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》对档案资源体系建设提出了明确、具体的措施，其中重点提出要加大档案收集整理力度，档案工作做到全面覆盖。因此，高职院校做好档案工作的关键是要做好档案收集工作。

关键词：高职院校；档案收集

1高职院校档案收集工作分析

高职院校档案的收集是指高校档案馆工作人员主动接收、征集档案和有关文献的活动。一般来说，高职院校每年都会进行一次大规模的收集活动，即按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各学院、部门、处室或个人手中的有价值有意义的档案，有组织、有计划地集中到档案馆，并实现档案的统一和分级管理。高职院校档案收集工作主要包括文书档案、教学档案、科研档案、仪器设备档案、人事档案和名人档案等主要内容。高职院校档案收集工作在整个档案管理中处于一个重要的环节，做好档案收集工作对高职院校档案管理工作有着十分重要的意义。首先，工作是高职院校档案馆、档案室取得和积累档案的一种手段，它为档案工作提供了实际的物质对象，是档案业务工作的起点。其次，高职院校档案收集工作质量影响到档案业务工作其他环节的工作质量。档案收集工作重在及时、完整，如果档案收集不及时，档案材料残缺不全，整理工作就不能顺利进行，没有完整系统的档案，就会给以后的保管、鉴定、统计和利用等各项工作造成困难。最后，高职院校档案收集工作直接关系到档案工作的信誉问题，体现党和国家的各项政策，体现对师生负责的一种态度，政策性强、接触面广、工作方法要求高。

2高职院校强化档案收集工作的策略

2.1树立先进的档案收集工作理念

档案收集工作是档案业务管理工作的第一个环节，是档案工作的起点，是档案获取和丰富档案的手段，在档案管理工作中处于特殊的地位，要树立以下几个工作理念。①以人为本的档案收集理念。人的主观能动性在很大程度上决定了收集工作质量，只有坚持以人为本，才能更好地拓展档案收集工作的深度和广度，助推企高职院校发展。②可持续发展的档案收集理念。档案收集管理工作中不能墨守成规，档案收集者要具备敏感的辨别能力，及时跟踪同行业国内外最新资讯，为高职院校发展提供最新的信息资源。

2.2加强高职院校档案收集与管理法制建设

现如今的社会进步快，经济发展快，为了推动我国的发展，要在高职院校建设上大力投入，提高我国高职院校教育质量和效果，为祖国未来的发展提供后备人才。另外随着高职院校的不断改革和发展，相关工作管理事务也在不断提高，所以导致工作的总量也在不断提高，尤其是档案接收的任务也越来越重，工作人员人数少，在整理档案方面又缺乏相关技巧，所以导致我国高职院校档案收集得不到有效管理。因此需要加强国家对此的相关法律法规政策，使其在法律的保护下得以有效发展。在近些年中，国家就此问题也行性开展了相关会议，并且制定了一系列法律法规，这些法规都是根据我国高职院校的具体实际情况而制定的，并且通过相应科学合理的方式对高校相关工作进行进一步档案整理，实现对档案收集的有效管理，另一方面也加强了档案管理力度，提高了档案管理质量。另外，人们可以利用先进的科学技术，来进行档案规划、总结等工作，大大减少了工作量。

2.3灵活运用多种方法，提高收集效率

“档案收集工作的每一个步骤缺一不可且环环相扣，档案工作人员应该注重各阶段个人材料的收集积累，缺少某个阶段细节的积累，档案就无法完整。”高职院校档案管理人员可根据实际情况采取多种方法灵活应用，及时把零散的材料收集集中，主要有定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等。定时收集主要是指根据高职院校档案形成与管理的特点规律，按照一定时间周期性地对档案材料进行集中整理。定向收集法主要指向档案材料的形成部门诸如下属部门、二级学院进行材料收集。追踪收集，主要是发现档案材料遗漏不全或者存在差别时，根据既有档案线索或者各种原始记录，对所缺信息进行彻底询问搜集，这要求档案形成部门人员平时做到腿脚勤快、兢兢业业，时时做到查漏补缺、完整齐全。高职院校档案在一年内可以产生诸如年终考核、绩效考评、工资变更表等大量材料，这需要根据实际情况对定时、定向或者跟踪收集等方法进行综合运用，对材料进行详细准确的收集整理。然后送报学校相关档案部门进行把关鉴别，最终整理归档，形成能够较为历史、全面准确地反映干部全貌的人事档案，进一步推动高职院校档案管理工作的发展。

2.4对OTO服务进行推广

在高职院校中实施基于OTO模式的档案服务，是一种全新的尝试，但是由于多种因素的限制和约束，高职院校的OTO服务模式还处于起步阶段。虽然现在已经有了很多类似微信、QQ、电子邮件等结合线上线下的服务形式，但是这些都是一些未成体系的零星的服务体系，目前还没有一个完整统一的体系形成。随着OTO档案服务模式在校园中的不断深入，校园生活变得更加智能化。高职院校档案管理部门应该抓住机遇，加大对档案管理实行OTO模式的宣传力度。利用学校主页网页以及其他的校园活动或者新媒体，让更多人认识并了解OTO模式的优势和便捷性。充分利用互联网平台，将院校的办学特色、学科优势、历史文化等文化工作发展到线上，着重强调学校档案管理部门的工作理念和文化内涵。此外，还可以在院校网页的下端，设置一些其他院校档案或者省市一类的档案链接，实现档案服务的优化链条。

2.5加强档案工作收集的安全体系建设

档案的安全关系到档案收集的方方面面，维护档案的安全就需要建设相应的管理手段和技术方法手段。在档案管理过程中，应该加强对于以下几个方面的管理。（一）加强对于档案管理工作人员的培训。档案工作管理者应该明确自己在档案管理过程中所具备的责任。要严格按照档案管理的相应规范，加强对于自己行为的监管，提高自身的管理素质。同时在档案管理过程中，应该加强对于档案工作人员的培训，相关管理人员不能乱涂、乱画，要保持档案的原貌。不能出现以权谋私、乱用档案、泄露档案机密等现象。档案资源内容纷繁多样，所以档案工作管理人员应该科学地对于档案的潜在价值进行判断。工作人员除了需要增强自身的专业素质之外，还需要积极加强对于知识的储备，了解历史、地理、行政管理等知识。管理人员要科学公正的，加强对于每一份档案的储存和统计。（二）加强档案的异地备份和数字化备份。随着档案的不断完善，很多时候档案管理的安全性，受到了人为和自然因素的影响。人为的因素还可以进行监管，但自然的因素在一定程度上就无法控制，安全问题导致档案付出的代价是不可估量的。例如2008年汶川发生的地震，导致四川省的档案馆事业受到了重创。为了加强对于档案的管理，就需要在档案被收进馆时，对于珍贵的资料和利用率较高的资料，加强数字化的管理和数字化的保存。

3结束语

总而言之，做好档案收集工作并不是一件容易的事，不仅需要掌握一定的专业知识、建立良好的工作关系，更需具有积极主动的工作状态，跟上档案资源信息化建设步伐，全身心地投入到档案工作实践中。

参考文献

[1]林晨.新形势下高校档案收集工作存在的问题与对策[J].梧州学院学报,2015,25(06):68-70.

[2]许莉丹.高校档案收集工作存在的问题及解决对策[J].广东广播电视大学学报,2012,21(04):82-84+107.

[3]蔡华锋.新时期高校档案收集工作存在的问题及对策[J].办公室业务,2017,(13):67-68