医疗设备档案的管理

医疗设备档案的管理

任洁林霄叶凌凌

任洁林霄叶凌凌

（浙江省台州医院浙江临海317000）

【摘要】本文介绍了我院医疗设备档案管理的现状以及其在医院档案管理中的重要性，探讨了日常工作中存在的问题及解决的措施，进一步完善了医疗设备的管理，使之最大限度地发挥了医疗设备在医疗、科研中的作用。

【关键词】医疗设备设备档案档案管理

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2014）12-0381-01

一、医疗设备档案管理现状

1.1现状

医院医疗设备是开展诊疗、检验、预防、放射、教学等各项工作的重要工具。因此医疗设备档案的管理随着医疗事业的高速发展，逐步成为医院管理系统中的一个重要组成部分。这也要求设备管理人员必须掌握医院医疗设备的基本现状，做好档案管理工作，充分发挥其价值。

根据医疗设备档案管理的要求，结合我院实际情况，明确了单价10万元以上，属于固定资产的医疗设备及特殊医疗设备都必须建立档案，并且长期保存；如果该医疗设备报废，其设备档案也要做相应处理。我院医疗设备档案管理的内容主要包括以下两个部分：

（1）医疗设备申购过程中形成的档案

这部分主要包括使用科室提交的申购论证、招标书、投标书、评标记录、中标通知书、购销合同、三证（经营许可证、营业执照、医疗器械产品注册证）、产品样本、开箱验收单等各项申购工作中形成的文字资料。大型进口医疗设备归档内容除以上资料外，还需要医院申报材料、上级主管部门批文、配置许可证、海关报关单、通关单、商检证明、机电产品进口许可证等办理进口手续的材料以及外贸协议书。

（2）医疗设备使用过程中形成的档案

我院医学工程服务部有十余名医学工程技术人员，负责保障全院医疗设备正常运转的同时还负责记录医疗设备使用过程中形成的档案，主要内容包括设备安装验收报告、设备使用说明书、医疗设备使用情况的记录、维修维护情况的记录和履历表等。

1.2重要性

在医院准备购置新的医疗设备时，可以为使用科室提供各种有据可查的材料，如生产商、售后维修、价格等有力证据。同时也可以为同类设备的功能升级提供可靠的信息。由于购进一台设备，医院使用科室需要做出价格预算，还要对设备功能有所了解，包括设备在临床使用频率，资金的投入以及设备所能创造的经济效益，因此建立完善的设备管理档案就显得尤为重要。

医疗设备档案也是工程师对设备进行维修，保养以及管理的一个重要依据。并且可以在保修期和维修期内，对厂家工程师提出相应的要求。为医院节省不必要支出，同时对于设备也起到很好的维护效果[1]。

二、医疗设备档案管理的状况与问题

我院是我市一家综合实力最强的三级甲等综合性医院，担负着全市人民群众的医疗保健重任。其中100万元以上医疗设备有89台，50万元以上医疗设备有92台，10-50万元的设备有606台。医院所有设备台账均有采购供应部财务人员管理，档案分散在医院很多相关科室，如申购审批类资料由采购供应部管理，使用说明类资料大多由使用科室保管，维修保养报废类资料由医学工程服务部保管，设备经济效益分析资料由医院财务处保管。由于材料多、参与人员杂、归档时间长，而且设备档案管理制度不完善，管理人员参差不齐，很多设备档案丢失情况严重，设备档案资料不全，失去了设备档案的利用价值，严重影响了设备的维修和使用[2]。

三、医疗设备档案管理的有效措施

3.1强化归档意识，建立健全设备档案管理制度。制度建设是做好档案工作的有力保障，建立并完善设备档案的保管制度，不断提高管理水平，使设备档案处于最佳保管状态，便于随时开展有效的服务。建立并完善设备档案的借阅与使用权限制度，严格控制设备档案的查阅，严禁非技术人员未经允许查阅设备档案，加强设备档案的安全性和保密性[3]。

3.2加强医疗设备档案的信息化管理。医疗设备档案的信息化管理不仅可以准确、快捷地查阅所需资料，节约人力和时间，提高工作效率，而起对于更新管理概念和管理手段、提高医疗设备管理人员的素质和档案管理的质量起到十分积极的促进作用。

为了便于对医疗设备档案的查询、统计和利用，我院硅粉了医疗设备的术语，对各类数据进行标准化、结构化记录，这是后期对大量设备档案进行统计和数据挖掘，使得海量零散数据成为有用信息的基础；我院还将一些难以进行数据格式化保存的重要文件进行了扫描存档[4]。

3.3提高档案管理人员业务素质和科学知识。做好医疗设备的档案管理工作，必须要更新观念，进一步提高设备档案管理意识，克服“重购轻管”及设备档案管理说起来重要、做起来次要、忙起来不要的现象。而档案管理人员素质直接影响档案管理水平，所以，档案管理人员必须努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高设备档案的科学管理水平。增强档案工作的责任心和法制观念，增强创新意识，强化服务理念[5]。因此，增强档案管理意识，充分认识设备档案在设备管理中的重要性，努力提高管理人员的业务素质和科学知识是搞好设备档案管理的关键。

参考文献

[1]周丽萍.医疗设备档案管理之我见[J].医疗装备，2013,26（2）.

[2]曾冬梅,张正军.精益管理在医疗设备档案管理中的应用[J].中国医疗设备，2013,28（2）.

[3]王秀茹.浅谈医院医疗设备档案管理[J].档案人语，2013,（4）.

[4]周嫱.我院医疗设备档案管理工作的探讨[J].中国医疗设备，2013,28（5）.

[5]赵伟伟.如何做好医疗设备档案管理[J].基层医学论坛，2009,13（26）.