浅谈如何加强疾控中心档案信息资源管理

浅谈如何加强疾控中心档案信息资源管理

王玲

王玲

(新疆伊犁州尼勒克县疾病预防控制中心835700)

【摘要】加强档案资源的数字化、网络化开发，提高档案工作者的素质，加强疾控中心档案信息资源管理，开创档案信息资源开发利用工作的新局面

【关键词】疾控中心信息资源档案资源数字化网络化管理

【中图分类号】R197.3【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2014）19-0362-02

目前疾控中心档案信息资源丰富，但管理方式落后、利用率不高、难以实现共享，个人认为目前应从加强档案资源的数字化、网络化开发和提高档案工作者的素质两条途径来加以改善，实现档案信息资源开发利用工作的新局面。

1.加强档案资源的数字化、网络化开发

传统的疾控中心档案主要以纸张、照片为主，录像和录音等形态为辅，利用方式也以借阅、咨询和编辑出版档案史料等为主，这些纸质档案信息资源即使再充实，在未实现数字化之前，信息资源共享度较低。实现档案数字化建设，就可突破传统档案利用的局限，最大限度实现信息资源的共享。其数字化建设可以从以下两个角度进行：

1.1加强现行电子文件的收集归档管理。目前办公自动化系统逐步成为疾控中心机关公文处理及业务流程的平台，电子文件成为各项重要职能工作的历史记录。任何一项工作的处理终结都以归档为标志，所以当前电子档案已经完全区别于传统物理上的档案室，它存在于计算机系统的外部存储介质上，保管集中、简便、时间长，可通过网络技术实现共享。但当前社会各界所使用的硬、软件系统不同及档案所建的数据库种类繁多而造成的电子文件格式不一，相互间有不兼容的现象，使疾控中心档案信息在外部共享上可能还有困难，所以档案管理部门应建立严格的电子文件归档制度，形成社会统一规范，实现内外部共享。明确电子文件的归档范围、要求、方法、保管时限等。

1.2对现有纸质档案进行数字化补录。即运用现代数字技术把文字图像转化成数字化形式，主要有两种方式，一为文本录入，一为图像录入。这两项工程都需耗费大量的人力、物力、财力，应优先录入具有较高价值永久保管或保管时间要求较长的档案以及利用率高、需求大的档案，并且与现行电子文件格式统一。

1.3推进档案的网络化发展进程。借助网络的方便性、快捷性和连续性，也就突破了传统档案管理时间空间上的限制。但档案网络化是一个复杂的过程。

1.3.1建立专业队伍，专门负责电子档案的网络化建设。

1.3.2对电子档案信息进行统一检索编辑，建设档案数据库。

1.3.3对档案进行分类化与有序化，即开展编研整理工作。根据社会需求，通过对档案内容的编辑、归档，形成系统的档案信息加工品。

1.3.4及时准确的进行传输服务。规范最长上传时间，确保信息及时。

2.提高档案工作者的素质

在现阶段档案信息数字化的过程中，迫切需要现代化的综合型人才，不仅要具备较高的专业水平，而且要精通现代网络技术。但从目前情况看，一般从事传统纸质的档案工作者专业领域水准较高，档案网络技术欠缺，现代电子技术水平偏低。档案信息化的发展，要求相关人员更新知识结构，转换管理理念和工作方式，适应时代发展的要求。

2.1改变档案工作者的管理理念。档案工作者面对信息化的时代要求，必须自觉地从传统的实体管理向实体与虚拟信息化管理双向发展。档案工作者不仅像以往那样仅仅提供实体性的档案服务和维护档案的物质安全，更要意识到首要职责是以最高的效率给档案利用者提供档案信息服务。应把加工和完善馆藏档案，加速档案数字化建设，以满足档案利用者的需求为工作的主动力。把档案的利用率作为衡量自身工作成绩的一个重要标准。同时档案工作者应开放工作思路，与电子文件形成部门和计算机与信息管理部门合作来推进档案信息化的开发和利用。

2.2优化档案工作者的整体人员结构和个体知识结构。引进部分高科技人员，优化结构，通过他们的计算机前沿知识实现对档案的初步数字化和网络化过程。同时加强对现有档案工作者电子化信息技术的培训，提高个体素质，确保达到开发利用率预期。加强网络化开发和提高档案工作者的素质两条途径相辅相成，互为补充。开发需要专业人才，工作者也应提高素质，不然开发之后利用率也将大打折扣，成为空话。