刍议综合档案资料收集与管理

刍议综合档案资料收集与管理

王文斐

深圳市地质局518000

摘要：在综合档案资料收集与管理的过程中，岩土工程档案无疑是一种很特殊的档案，它经过了不断的实践才形成了真实准确的记录。本文对岩土工程的特点、档案资料的作用和存在的问题进行了分析，仅供参考。

关键词：综合档案资料；收集与管理；岩土工程

档案资料是人类文明发展到一定历史时期的产物[1]。资料的收集与管理是依据调查研究的目的，运用一些科学的办法，对调查结果进行进一步的汇总和加工，让其最终系统化、条理化，最终以一种最简明的方式对调查对象总体情况进行反映。因此应当做到完整、真实、简明。对于岩土工程而言，档案资料无疑更为重要，因为它不但对工程建设的始末进行了记录，更是科学管理、坚定以及恢复工程的一种依据，是建设工作中无法缺少的一部分。岩土工程的档案资料管理无疑是企业之中的重要部分，对企业的发展起到了至关重要的作用，但是由于我国的国情限制，各行业的工程勘察规范差异大，又加之岩土工程勘察报告使用的规范差异较大[2]，导致了岩土工程的档案资料管理相对落后，而且没有新的体质建立起来，可以借鉴的东西更是少之又少，所以为了发挥档案资料的研究和参考作用，对综合档案资料的收集与管理无疑显得十分重要。

一、岩土工程档案资料的特点

岩土工程档案是相应的工作人员在岩土工程工作中形成的一些协议、合同及其图纸和工程结果进行反复的整理之后才得出的结论，是珍贵的技术材料，而岩土工程的特殊性决定了岩土工程的档案资料也具有了自身的特点。

（一）更强的专业性：众所周知，岩土工程是一项需要实践能力非常强的工作，它的基础内容可以分为工程地质学、岩石力学两种形式，无一不需很强的技术性，所以由它形成的档案资料也是具有非常强的专业性的。

（二）地域性强：岩土体作为岩土工程的主要活动对象，地质结构要相对复杂，而且不同地域所形成的资料也是天差地别。在同一地点，地质情况一般很相近，而且不会随时间的变化而发生什么改变，所以，地域性强是岩土工程档案资料管理中较为突出的一个特点。

（三）不同地域的多样性：由于种类不同，每个地方的岩土工程肯定是要形成不同的岩土工程档案资料，所以岩土工程的档案资料具有多样性的特征。

（四）有机整体性：举例为证，在岩土工程的勘察过程中，从任务的命令开始，经过一系列的审批、签合同以及工程的设计最后到投入，这一整个运行过程，形成的探测、测量以及土工试验的记录，都要提交文字报告，这个过程是非常严格的，不容许有任何的差错和遗漏。

（五）很强的稳定性：岩土体是岩土工程的主要活动对象，所以岩土体的地质构造十分稳定性也决定了档案资料的稳定性。在很多勘察类的工作中，一旦涉及地质构造的情况，岩土工程的每一个环节都是地质构造间接性的一种体现。而地质构造不随着时间和地点的变化而改变，这就决定了岩土工程的档案资料具有强烈的稳定性。

岩土工程档案资料所具有的以上特点，很大程度上决定了岩土工程档案资料的整理、鉴定，以及保管和统计，为提供适合自己特点的利用方法做出了管理。

二、岩土工程档案资料的作用

（一）岩土工程综合档案资料是作为岩土工程资源的储备而存在的，档案资料也是在整个工程过程中以技术文件的形式转化来的，这些技术记录了岩土工程工作的一整个过程，包括工程任务的来源和合同的签订，以及在这个过程中所产生的原始的记录和最终的结果报告，是岩土工程技术资源的一种有效储备。

（二）岩土工程的综合档案资料是考察这一活动的历史见证。由于岩土工程档案资料几乎记录了整个项目的所有过程，能真实的反应出这个项目的所有情况，所以，岩土工程的综合档案资料是整个岩土工程的见证。

（三）岩土工程整体档案资料是岩土工程进行技术性交流的一种工具。岩土工程在每一个地方发展都不同，具有不平衡性，使得发展快慢不一，而想要平衡发展，就要每个部门之间完美的相互协作和交流，只有这样才能让岩土工程不断的完善，然而想要做到这点，就需要岩土工程档案资料的辅助才能完成，只有对整体档案资料的完整研究，才可以使得工程技术完成互相学习和交流。

（四）岩土工程的整体档案资料是国家进行基本建设的重要根据。无论实行哪种工程建设，首先都要进行谨慎的规划，那么这种规划自然是依靠整体档案资料，不仅如此，后期的设计规模和设计结构都需要档案资料来作为基础的数据。而且，施工的过程更是离不开档案资料，所以，整体档案资料是国家基本建设中，相当重要的一个依据。

（五）岩土工程中的整体档案资料是完成科学研究的重要依仗。作为国家基本建设的重要组成部分，岩土工程无疑是需要进步和完善的，而这种进步，仅仅依靠实践是远远不够的，应该通过不断的实践来进行理论方面研究的完善。实践和理论相辅相成，互相作用又互相影响，最终达到让档案资料完整的目的。

（六）岩土工程中的整体档案资料是指导岩土工程进行实践的重要依据。在岩土工程的过程中，档案资料可以说是技术人员可以拿到的第一手资料，技术人员在查阅了大量资料之后，会根据这些资料进行充分的准备。比如工程方案如何设计、人力物力需要投入多少都可以进行参考和借鉴来得到初步的确定。

（七）岩土工程的整体档案资料是岩土工程进行科学管理的理论来源。通俗的来讲，科学管理，就是在岩土工程的工作过程中对人力、物力和财力进行有效合理的安排，要尽量做到节省资源，避免浪费，用最小的消耗来换取最大的效益，所以，未了避免盲目的管理，以档案资料为依据的科学管理是十分必要的。

（八）岩土工程中的整体档案资料可以成为技术人员评定职称的依据。岩土工程中的技术人员不但需要理论只是，更需要一定的工作水平和资历，要判定他们的水平，其中一个重要的标准就是在工作过程中取得的成就。而要获得这些成就，唯一可取的依据就是整体的档案资料。我们可以在档案资料中清楚的知道这个工作人员在工作过程中的所做的工作数量及其质量，并根据完成的情况来判断技术职称的评定。

三、档案资料管理目前存在的问题

岩土工程技术相较于其他工程而言，有着隐蔽性强的特点，这也决定了岩土工程的档案资料管理必须要针对其特点才能进行。

（一）在工程的前期，文件材料收集的不够全面。很多岩土工程的相关领导及其项目的管理人员对于档案资料管理的意识都不强，甚至有很多需要归档的东西遗失了，而且相关的负责人又缺少相应的管理经验，从来不查看收集的资料是否足够齐全和完整，一边盲目的移交，一边被动的接收，不仅对接收的数量没有任何概念，而且没有将工程项目和相应的技术资料完整的进行结合，这也直接的影响了档案的完整性和齐全性。

（二）档案材料的内容或者数据完全不准确。这其中主要体现在两个方面，一是没有按照规定上图，出现了图形和实物不符的情况，设计更改了之后没有及时的修改并进行标注，甚至有的只有粗略的文字说明，没有详尽的尺寸标准。二是没有完整的手续，导致了很多文件不能与工程做到同步，比如说现场的原纪录十分模糊而且不完整，存在后补及其漏项的情况，直接导致了资料与实际情况的极度不符合。

（三）档案资料的管理不够系统化。造成这种现象的一部分原因是档案资料的负责人对工程的整体情况不够熟悉，再加上过于频繁的人员变动，导致了不能严格执行相应的制度，衔接工作和交替工作都不够完善，容易导致混乱的现象，影响了整个工程的连续性。另一部分原因是岩土工程一般都属于比较隐蔽的工程，而且产品的寿命周期不够长，质量在检测的过程中难度又大，导致不能及时的进行验收，竣工报告自然不能按时归档。

（四）管理现状与档案的重要性不相符合。一直以来，岩土工程勘探过程中的档案资料管理都集中在各个勘察单位，工作的重心是对原始资料和工作成果以文字的形式进行有效的保存和归档。然而由于每个地区和单位的发展情况都不尽相同，导致了很多单位因为缺少经济支持而降低了档案管理的要求，这使得档案资料的管理水平仍然很落后。

（五）档案资料的管理不规范。岩土工程的档案资料就其价值而言，应该有一套很全面的管理规范，然而事实并非如此，虽然有国家颁布的《档案法》，但是在实际执行的过程中，还是有很多情况无法可依，这就导致了不能进行统一的管理，达不到应有的标准。

（六）岩土工程的档案资料无论在研究还是教学方面都有着很高的利用价值，在科研方面而言，更是可遇不可求的宝贵资料，但是一直以来，对这方面的研究都很少，无论基础性研究还是专题性开发，都缺少应有的计划和行动。伴随着档案资料的日积月累，相关的研究人员对一些时期的某个地质层的分布以及变化规律都可以获得相当重要的研究成果，但是因为很多原因，导致了资源的长期闲置和浪费。

四、档案管理存在问题以及解决对策

（一）在与施工单位签合同的时候，一定要将工程文件材料的收集、整理、归档工作作为合同和协议的一部分列入进去。只要这样才能让材料的归档得到法律的保障，也使得档案资料的完整性有了一定的保障。

（二）在施工过程中，做好监督工作，务必要深入现场进行有效的指导，为档案资料的齐全打下坚实的基础。

（三）在工程结束的验收时，要提交完整的工程技术档案资料的验收报告，对文件材料的接收务必准确且系统。

（四）保证竣工图纸与施工情况相符合，若是设计图有什么更改的情况下，务必在施工图上认真修改和标注，做到图工一致。

（五）对于一些比较隐蔽的工程记录，要确保测量结果和记录质量，按照现场的情况如实的填写，如果存在隐蔽工程记录某一个隐蔽部位的状态时，必须将隐蔽体在工程隐蔽之前就恢复原始状态。隐蔽工程确认验收无误之后，才能进行下一个过程，对于一些比较大型或者重要的工程，隐瞒工程要做到有相关的照片和实地情况的录像来作为档案资料。

（六）努力建立健全的规章制度，让岩土工程综合档案资料慢慢的走向规范化、合理化和科学化，严格按照《档案法》的要求执行。比如要求从合同签订之初就完全按照标准化状态进行整理和入库，并且建立专门的档案机构进行网络的管理，通过数据库的挖掘和利用，实现三维地质模型可视化表现，为工程规划、建设和决策提供工程地质及环境地质依据[3]。让档案工作实现现代化目标而打下牢固坚实的基础。

结束语：

在岩土工程档案资料的管理过程中，很多企业难免走一些弯路，导致了归档率低和无人督促造成档案丢失的情况，所以作为专职的档案管理人员，笔者深深体会到了综合档案资料管理与收集的重要性，但是只要我们能看到自己的弱势，做到同步管理，使档案管理步入标准化轨道，让档案管理逐步计算机化，提高管理水平，相信这些问题都会迎刃而解。

参考文献

[1]裴强强,郭青林,赵林毅,杨善龙,李志强,翟艳军.岩土类遗址保护加固工程档案编写研究[J].文物保护与考古科学,2015,27(04):30-38.

[2]赵新平.关于岩土工程勘察报告数据化建档的一些体会[J].新疆有色金属,2016,39(05):98-100.

[3]赵新平.岩土工程勘察信息系统软件功能简要说明及应用[J].新疆有色金属,2016,39(06):91-93.