档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

白云

黑河市文化广电和旅游局黑龙江黑河164399

【摘要】随着社会的发展、时代在进步的大环境下，企业的档案管理工作也迎来了新的曙光，即传统档案管理的纸质档案逐渐被电子信息档案所替代。

【关键词】档案管理；信息化档案；基础工作

档案管理是企业进行相关文件及档案的管理过程，而随着信息时代来临，企业的档案管理也从传统纸质档案衍变到了电子信息档案。

一、档案管理基础工作内容的相关介绍

所谓的档案管理基础工作就是对档案进行基础管理，从管理内容上看，其主要包括档案的统计、归类、编号、装订、登记等以便于查询与注销。

就档案的统计而言，其主要是对档案的收进、移出和案卷利用数量等情况进行及时准确地统计。不仅如此，还要按照上级档案部门的要求，及时报送该单位档案工作基本情况统计表。

就档案的归类而言，其主要是按照相关的准则规定，将档案进行分类。且不同的分类方式，就会有不同的分类结果，例如：按照档案形成的时期分类与按照档案归属地分类有着天壤之别。

就档案的编号而言，一般在每卷基本档案的案卷封面和脊背上，均需填写档号。基本档案的档号由分类号、项目代号、案卷号和件、页号组成，即“类别号-项目号-案卷号-件号”。

就档案的装订与登记而言，一般采用三点一线的方式进行装订。在档案的登记过程中，采用册、表和单等多种形式对档案的进出、整理、保存以及利用等情况进行记录，是档案的原始资料，有利于保证档案的安全性以及完整性。

二、档案管理基础工作在现代档案管理中发挥的作用分析

随着信息时代的来临，档案管理工作也有了新的变化，即档案信息向信息化档案发展，也使档案的存储工作变得简单。此外，计算机技术的不断发展也使档案的查询与管理工作带来便捷，通过计算机的熟练使用不仅给档案管理带来方便快捷，也使档案查询的使用者带来高速且高效的查询。

当前，信息化档案管理工作也越来越被重视，所以企业档案管理部门的发展也越来越快速，而做好档案管理工作离不开基础工作的支持，如基础档案管理中档案的统计、归类、编号等都是档案管理的初步工作，如对这些管理内容缺乏有效的管理，那么将对相关部门对档案利用的直接影响，也可能影响企业进行高效的生产建设。因此，档案管理工作的基础工作的掌握是十分必要的。

三、档案管理基础工作存在的问题分析

尽管档案管理基础工作已然十分明确，但实际的管理过程中仍有许多的问题存在。具体表现如以下几点。

（一）档号标注标准不统一

档号的标注标准不统一，就会造成比较乱套的现象，一卷多册、没有目录、标号重复等，这些问题的出现，都会给档案的管理造成极大的不便。

（二）案卷题名不规范

一般来讲，案卷题名应准确概括本卷文书材料的责任者、主要内容和文种。可以简洁明确的反映出主题内容，文字应力求简练、明确，既不能简单罗列，也不要过于笼统。如果案卷题名不规范，个别题名不全或没有题名，不仅反映出档案管理水平较差，更不利于档案的查找。

（三）编页号与装订不善

编页号也是档案管理基础工作内容之一，理论上，卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。但如果档案没有标明页码，如果在使用过程中发生掉页现象会难于察觉。对于档案装订，要根据立档单位实际情况，可单份装订或整卷装订。装订方法和使用的装订材料应符合档案保护和利用要求。如果装订不到位，不仅给档案管理工作造成困扰还会造成档案丢失的情况。

四、现代档案管理对档案管理基础工作要求

（一）档案管理基础工作规范化、标准化

为了提高现代档案管理水平，要从档案管理基础工作抓起，档案管理基础工作标准化与规范化是提高现代档案管理水平的有效途径。为了切实做到档案管理基础工作趋于标准化与规范化，就要引起相关工作人员的高度重视，提高工作人员的专业管理素质，在进行档案管理基础工作的时定期检查档案的编号、装订等相关问题，发现不规范的现象及时解决。

（二）全面检查档案，清除无效档案与重复档案

上文已述，档案过多，信息相对杂乱，不可避免的会出现对有些无效档案的剔除与重复档案的去重处理等工作的疏忽。对于重份或无查考价值的档案要及时的处理掉，对档案资料信息进行再次组合，从而提高档案管理的工作效率。

（三）查缺补漏，完善相关信息的填写

对于那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范，不但能够保持适当的递增容量，确保档案的可扩展性，并且能使得馆藏更加科学化、规范化，进一步完善档案管理的规范化和标准化。

（四）统一分类号，保证检索查全率

在分类的过程中要加强校审力度以便及时校正分类人员的错误，并且要经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致、从而达到标准化和规范化管理。

综上所述，信息时代的主题是信息化建设，将档案管理进行信息化建设不仅可以提高档案管理的效率也可以提高企业对档案的利用率，同样也可以促进企业的效率。但档案管理作为企业的重要的管理部门，对档案进行科学合理的管理十分必要的，而科学合理的管理也同样离不开档案管理的基础工作，如基础工作不牢靠，那么在进行处理进行事故时往往会手忙脚乱甚至不知该如何管理，所以信息时代档案管理的发展必然重要，但基础工作才是重中之重。

参考文献：

[1]马雪松.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国新技术新产品,2011(12).

[2]李科梅.浅析档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].办公室业务,2014(15):66-66.