机关档案室库房管理工作之浅见

机关档案室库房管理工作之浅见

刘俊娟

鹤壁中泰矿业有限公司河南鹤壁458000

摘要：档案保护是采用一定的设备和办法对档案进行科学管理，以达到维护档案的完整与安全，在最大限度上延长档案的寿命。库房管理工作是档案保护工作中最基础、最重要的工作。机关档案室库房是关乎档案利用、档案信息化的源头，是档案保管的主阵地。因此，机关档案室库房管理工作是档案保护工作的重要内容。现笔者就机关档案室库房管理工作的具体措施谈谈一些看法。

关键词：机关档案室；库房管理；工作之浅见

1导言

机关档案工作指利用科学的原则和方法对档案进行管理进而为国家其他工作的顺利开展提供服务,因此加强机关档案工作的有效组织和管理功在当代历代千秋。

2档案库房的选定

严格来讲，档案库房应按照国家有关规定单独建立。但并不是每个单位都有这个条件，由于条件所限，本单位将库房附设在了机关办公楼内。但是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，一方面，从档案保密的角度出发，不宜将库房设在办公楼的最底层，而且，库房门窗等非封闭部位应进行专门加固处理，以防盗窃。同时，还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。另一方面，从档案实体安全角度出发，档案库房应选择大小合适、通风条件好、整洁干燥的办公室，配备密集柜，可以节省空间，而且，防尘效果好，有条件的可购置数控档案柜，便于查找利用;安装紫外线灯管进行定期消毒;设有温湿度计和加温器，时刻监测和调节库房温湿度，创造良好的档案保管环境，以确保档案的寿命。

3管理人员的确定

档案管理工作看似默默无闻，但是却任务艰巨，职责光荣，它是对一个单位历史的真诚守护。因此，对每个单位来说，这都是一项非常重要的基础工作，那么，对档案管理人员素质的要求也就相应很高。一是政治素质。要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业，同时，要具备较高的保密意识，时刻提高警惕，确保密级档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。二是业务素质。要接受过系统的档案专业知识培训，具备深厚的专业技术功底，熟练掌握档案管理的相关知识，使档案管理做到规范、齐全、完整;熟悉档案管理法律法规，严格按章办事;对室藏档案内容了如指掌，为利用者提供优质服务。三是文化素质，要有较高的文化知识，善于总结和分析档案管理工作中的经验与问题，掌握工作规律，并提出具有建设性意义的意见和建议，从而不断提升档案管理和利用工作水平，妥善处理工作中出现的一些问题。

4精细化管理机关档案室库房

4.1重视机关档案室库房日常管理工作

机关单位要高度重视对档案库房的日常管理，严格把控库房安全。做好机关档案室库房日常检查工作，并做好记录。对有条件的单位推行“双人进库制度”，对进出库房时间、事由要如实登记。

4.2建立健全人防、物防、技防档案室库房安全防范体系

防盗：机关档案室库房出入要及时关门，离开库房要及时关好门、窗、灯，有条件的单位可以加装视频监控及门禁系统。防火：机关档案室库房内严禁明火设施，配备火灾报警和消防灭火系统，库房内要选用七氟丙烷、三氟甲烷、二氧化碳等对档案无害的气体灭火材料或使用细水雾灭火系统。防雷：机关档案室库房要安装建筑物防雷设施，充分考虑特殊载体档案及实物档案的防雷措施，防止雷入侵，必要时可以设置屏蔽层。防震：机关档案室用房避免设置在结构刚度突变的薄弱楼层，其所在建筑的抗震设计要符合《建筑物抗震设计规范》。防水：机关档案室库房内不设置消防以外的给水点，排水管道不穿越库区，上下水立管不安装在与库房相邻的内墙上。防潮、防高温：机关档案室库房应设置独立的温湿度环境，库房温度应控制在14℃～24℃，每昼夜波动幅度不大于2℃；相对湿度控制在45%～60%之间，每昼夜波动幅度不大于5%。库房内配备温湿度仪、空调、除湿机等调温、调湿设备。防虫、防霉：档案进库前要做好消毒，档案装具内放置防蛀、防霉产品，有条件的单位可以配备库房空气净化系统及杀虫设备。防鼠：机关档案室库房的门要安装防鼠板，窗户安装纱窗，其他墙身孔洞要采取防鼠措施。防光：机关档案室库房的窗户要配备防光和防紫外线窗帘，避免阳光直射，库房内应选用乳白色防爆灯罩，照度不超过100勒克斯。防尘：机关档案室库房及档案装具应保持整洁、无灰尘，地面要保持清洁，库房内严禁存放杂物。防磁：声像档案的储存和保护要符合《磁性载体档案管理与保护规范》。防污染：机关档案室库房要防止有害气体和颗粒物对档案的危害。防腐蚀：定期对金属档案装具表面涂层进行检查，防止因档案装具锈蚀，从而对档案实体及卷盒产生腐蚀。防辐射：对档案工作用房环境进行防辐射检测和治理，避免对档案实体、设备及工作人员造成影响。防汛、防台风：汛期和台风期间，要做好机关档案室库房防汛、防台风措施，对可能遭遇洪涝灾害风险大的档案工作用房，要提前做好档案安全转移工作。防失泄密：切实做好档案实体及管理系统安全保密工作，加强对涉密档案信息系统的安全保密管理，对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等安全隐患要采取有效的防范对策，按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求，严防档案在传输过程中失泄密，且涉密档案要专门管理。

4.3做好机关档案室库房组织与排架

库房中的档案装具应排列有序，统一编号。排列要有利于档案的搬运与存放，有利于通风与避光，有利于提供利用。库房内档案装具布置要成行地垂直于有窗的墙面，外墙窗户与档案装具间的通道相对应。档案柜、架安装要求为：主通道净宽不小于1m，两行装具间净宽不小于0.8m，装具端部与墙的间隔不小于0.6m。如果机关档案室只保存一个单位内部的档案，可以按照档案门类结合内设机构、保管期限及档案形成时间上架排列。但是，要注意预留不同门类档案的保管空间，尽量避免或减少“倒柜”的现象。

4.4加强档案工作监督力度

加强档案工作监督力度主要通过指导和监督两方面实现,下面逐一对其进行介绍。加强指导。机关档案工作中的领导是档案各项工作的顺利开展的主要组织者和管理者因此加强档案工作监督力度需要相关领导定期深入基层对档案员的工作给予指导对机关档案工作的相关制度、管理机制、实现的目标进行耐心的讲解使其明确自身岗位的重要性进而不断提高其执行力。进行有效监督。机关档案工作各项制度的落实离不开对机关档案工作各个环节的有效监督。为此实际工作中应建立工作通报机制定期通报档案工作进展情况从而使机关上下对工作状况有个全面的把握。另外建立监督机制对机关档案工作进行定期或不定期的检查从而及时发现档案工作的问题进而采取有效措施加以排除保证机关档案工作各项制度得到有效落实。

5结语

机关档案工作是行政管理工作的重要组成部分,是维护历史真实面貌的重要事业,因此,加强机关档案工作的有效组织和管理具有十分重要的现实意义。

参考文献

[1]林红棉.我国机关档案管理模式改革研究[D].广西民族大学,2011.

[2]张春红.如何建立现代化的机关档案室[J].黑龙江交通科技,2011,07:257+259.

[3]李文利.浅谈机关档案室档案库房温湿度管理[J].四川档案,2011,06:48-49.