浅谈如何加强医院基建档案管理窦远洪

浅谈如何加强医院基建档案管理窦远洪

窦远洪

重庆医科大学附属儿童医院重庆400014

摘要：基建档案既是基本建设的历史和现状的真实记录，也是以后日常使用、维护维修、改扩建等的重要依据，它具有和基建工程建设同样的重要性。随着医院基建工程项目的逐年增多，其重要性越来越受到重视。本文通过对医院基建档案中存在的问题进行分析总结，提出了加强医院基建档案管理的建议，以促进医院基建档案的管理水平。

关键词：基建档案；医院；建议

随着医院改革的不断深入及扩大，基建档案管理作为医院档案管理中的作用日益增大，重庆医科大学附属儿童医院作为全国排名第三的集医教研为一体的国家三级甲等综合性儿童医院，按医院的发展要求适时改建本部用房调整需求，同时新建重庆儿童医疗中心。重庆儿童医疗中心作为重庆市十大公益项目，按重庆市政府要求实行项目建设管理代理制，对如何做好基建档案管理及对代理单位档案的监督管理，是当前我院档案管理者面临的现实和严峻的问题。

1.基建档案在医院管理中的作用

1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。基建档案管理是医院档案中不可或缺的重要组成部份，医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后各种类的资料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。基建档案为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。

1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据。基建档案涉及面广，任何建设缺少基建档案，就缺少了相应使用和改造的依据。基建档案不仅对医院发展和经济建设发挥着重要作用，也对医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据。所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。

1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源。随着人民的生活水平日渐提高，人们对医疗服务能力、水平、环境的要求也逐渐提高，我院本部面积狭小、已经不能满足群众所需，为了改善目前就医环境，我院新修重庆儿童疗中心，建成后是本部的三倍大，这大大的改善就医环境，提高就医质量。但院本部也在适当的进行改建，满足基本就诊需求。新建、改建交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责及义务。

2.医院基建档案管理中存在的问题

2.1管理明显滞后。随着高新技术的不断发展，加快了档案管理工作现代化的进程，然而基建档案管理在管理手段上任处于手工操作；在档案收集整理上存在不及时不规范；档案管理人员对档案业务不熟悉，操作不熟练，人员流动性大，档案管理人员业务水平及相关知识欠缺，相应文件未及时提交给档案管理人员等问题，致使应归档的未归档，导致基建档案资料缺失。

2.2基建档案不完整。基建工程一般过程长，程序多，涉及的参建单位多，资料收集难度较大，由于各部门管理方式及处理方法不同，产生的形式多种多样，使得一些资料不规范。如在施工报审文件中，只有施工单位报审内容没有监理单位、代理单位意见。施工记录、质监报告等只签名不签日期等，使基建档案大大折扣。

2.3全员档案意识不强。基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现工程名称存在前后不想吻合；施工单位、代理单位来函有的编号比较凌乱，函件内容不严谨与会议内容相悖，这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级部门审查时也很麻烦。

3.改善基建档案管理现状的措施

3.1建立健全基建档案管理制度。基建项目从工程建设开始，必须根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等相关规定，建立健全科学、合理、适用和操作性强的一整套基建档案实施细则，以规范基建档案的管理。基建档案管理制度应与时俱进，不断修订与完善。相应的制度、细则明确规定的范围、内容，基建档案的移交及借阅和保存要求。一切按规章制度办理，用规范的档案管理行为来推动各参建单位的规范化管理，有效控制档案的形成质量。

3.2强化档案管理的责任与手段。基建档案材料形成的周期长、涉及面广、专业技术性强、必须对各参建单位施工的工程运作进行保证和约束，工程建设项目完成后，不论是总承包还是分承包，都应按照相应制度要求，负责整理好所承包工程的基建文件材料，及时提交完整、准确、系统的基建档案。建设管理代理单位行使业主职责定期检查、督促施工单位做到三个同步：基建项目开工与建立基建档案规划同步进行；工程建设实施工程与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行；工程交工验收与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。同时充分发挥信息网络优势，改变传统的纸质档案管理模式，利用计算机网络进行医院档案的收集、整理、保管、鉴定和统计等工作，实行文档一体化管理。不断改善档案管理基础设施和档案保管条件，为完整、准确的档案收集提供有力的保障。

3.3加强领导，提高认识。医院领导对档案的重视程度，是强化档案管理意识的关键。只有医院领导高度重视档案工作，建立和落实项目档案工作领导责任制，并将基建档案工作纳入领导议事日程，对工程管理集中统一管理，定期召开参建单位档案管理部门领导会议，协调和解决档案材料收集和积累工程中的实际问题，不至于各参建单位闭门造车，相互推诿，保证档案工作的顺利进行。其次，无论是领导还是基建工作的相关人员还是档案管理人员，都应从认识到基建档案的建立与基建工程建设本身同等重要。在领导的带领下，各参建单位相互配合、相互支持，共建和谐、良好的建档环境。

3.4提高档案管理人员的业务水平。随着基建档案管理向现代化、科学化。系统化方向迈进。档案管理的专业性要求管理人员具备一定的文书档案管理知识，还需要具备一定的基建专业知识。因此，应不定期对档案管理人员进行档案专业知识系统培训，尤其针对基建档案知识的培训，让其学习熟练掌握基建档案的基本要求、基本知识和具体规定等，着力提高档案管理人员的理论知识和业务能力，以便更好的进行基建档案管理工作。同时，加强与其他档案部门的工作交流与学习，如新建工程各参建单位档案管理人员共同交流档案管理业务，取其精华，提高自身的管理水平。

4.小结

基建档案既是基本建设的历史和现状的真实记录，也是以后日常使用、维护维修、改扩建等的重要依据，它具有和基建工程建设同样的重要性。因此，应加强基建档案的管理，提高管理质量，为基建工程建设提供有力的后勤保障。强化基建档案管理工作的连续性、真实性和完整性，不仅十分必要，而且十分迫切。

参考文献：

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