检验检机构仪器设备档案管理研究及应用

检验检机构仪器设备档案管理研究及应用

王建峰

中铁十七局集团第一工程有限公司山西太原030032

摘要：对于检验检测机构来说，仪器设备是其固定资产的重要组成部分，建立一套完善的仪器设备档案管理是非常重要的，这有助于检验检测机构合理的对设备进行选择、使用以及控制；有利于设备的更新，使设备能够始终处于良好的工作状态中；能够准确可靠的对检测数据进行监控，为检测提供可靠的硬件支持，是检测活动能够正常开展得前提，也是设备管理的主要目的。本文从检验检测机构仪器设备档案管理的重要性出发，阐述了仪器设备档案管理的原则和特点，并提出了提高仪器设备档案管理的一些对策，希望能够对仪器设备的档案管理提供一些参考的价值。

关键词：检测机构；仪器设备档案管理；重要性；特点；措施

1仪器设备档案管理工作的重要性

要想利用好仪器设备的档案，就必须对仪器设备档案的作用进行充分的认识。仪器设备档案就是在仪器设备接收、使用以及维修改进过程中进行的真实记录，是非常重要的信息资源和技术储备。要想提高检验检测机构仪器设备的使用率，减少仪器设备的故障率，提高开机率，就必须建立一套完整的仪器设备档案管理。完善的仪器设备档案管理的建立，有利于在设备进行采购、使用和维修的过程中对设备的状况进行充分的了解，以便于做出更加准确的判断和决策，这能够提高整个机构的经济效益和社会效益。

2.1仪器设备档案管理的原则

检验机构的仪器设备属于科技档案，所以在对检验检测机构的仪器设备档案进行管理的时候，要符合科技档案管理的规定，主要有以下几个方面：第一，在对仪器设备进行申购、验收、使用、维修、改造等各个环节中所产生的文件材料必须归档，这是仪器设备发生变化的凭证，是具有参考价值的；第二，归档的文件必须完整、准确、系统；第三，归档的文件必须保证其自然属性，并且要具有连贯性，而且要与实物一致；第四，不管是国产的还是进口的，只要是属于固定资产的仪器设备，都是需要归档的。

2.2仪器设备档案管理的分类

在对仪器设备的档案进行管理的时候，可以按照专业或者是属性进行分类、组卷、编目、建立总目录以及分目录等，从而达到统一清晰的目的。在进行分类的时候可以按照以下要求进行，第一，仪器设备进行组卷的时候，可以按照台为单位进行整理；第二，仪器设备的说明书和软件等，可以单独的进行组卷，升级改造的记录和仪器设备使用和维护的记录都可以进行单独的组卷；第三，仪器设备在运行的时候使用的其它一些材料也要进行单独的组卷，进行动态管理。

2.3仪器设备档案管理的特点

2.3.1广泛性

仪器设备档案管理具有广泛性，是因为在对仪器设备档案进行管理的时候，是需要对仪器设备全部历史过程中的所有资料进行收集，内容是非常多的。

2.3.2连续性

仪器设备档案管理具有连续性，主要是因为仪器设备的档案资料贯穿于整个设备管理过程中，资料收集时间并不同步。设备使用的状况、附件的增减、使用人的变更、维修以及报废等这些情况都是要随时进行更改和记录的，这就使得同一台设备的档案具有连续性。要想达到这样的目的，档案管理人员就必须更加仔细的对仪器设备进行监控，及时的发现仪器设备的各项动态，并进行记录，对仪器设备进行实时的跟踪以及动态的管理。

2.3.3准确性

仪器设备的档案涉及到的品名和规格型号等将近20个栏目，并且内容的来源各不相同，要想仪器设备档案填写准确规范，对档案管理人员的要求就要提高，不仅要有档案管理的基础知识，还要具备仪器设备的专业知识，设备管理的常识等，必须了解仪器设备的性能、特点，然后对仪器设备的档案进行归类，对品名进行规范，准确的填写栏目。

2.3.4限定性

仪器设备档案管理的期限一般为定期保存，要想销毁档案必须在设备报废后一年才可以。大型的设备一般的使用年限为10年左右，15年的比较少，所以仪器设备档案管理的最长时间不超过20年。

3完善检验机构仪器设备档案管理工作的措施

3.1建立完善的仪器设备管理体系和监督体系

要想完善检验检测机构仪器设备的档案管理，就必须建立完善的仪器设备管理体系和监督体系。实行机构、科室以及操作人员的三级管理网，并通过相关的仪器设备进行网络管理，安排专人负责，使仪器设备从申购到采购到使用到维护到报废等环节逐一进行确认和登记。通过仪器设备对文件进行管理，并以文件的形式将管理的目的、管理的要求、管理的职责、工作的程序以及状态标志等进行明确统一，并记录在案，使各部门都能了解其在仪器设备档案管理中的职责和义务，从而实现仪器设备档案管理的标准化和规范化。

3.2建立健全设备档案管理岗位责任制

按照检验检测机构仪器设备档案管理的相关要求，并结合实际情况，进行定岗、定责、定职、定编，把责任真正的落实到每一个身上。对档案管理人员要进行定期的开会，明确岗位职责和工作内容，完善档案管理制度，并将岗位职责纳入到挂历考核中。

3.3建立仪器设备的管理台账和档案

对周期计量检定的仪器设备来说，必须要建立仪器设备的管理台账，包括仪器设备的名称型号、生产厂家、出厂的编号、测量的范围、测量精度、购买的时间、购买时的状态、购买的费用、管理的编号、使用的部门、保管仪器的人员、仪器的用途、仪器的状态、计量检定的周期、计量检定的单位、上次计量检定的日期、检定的结果、以往检定的记录等，必要的时候还可以增加对仪器设备的管理类别、等级以及档案编号等。

3.4对仪器设备进行分类管理

从仪器设备计量管理的角度可将仪器设备分为三类一类是周期计量，另一类是一次性计量，还有一类是非计量。周期计量仪器是直接可以用于测量的仪器设备；非计量仪器设备是要创造和提供相应的环境才能进行测量的；一次性计量仪器设备是环境条件以及使用的状态等因素改变进行测量。按照仪器设备的用途可分为辅助检测的仪器、办公仪器以及检验仪器等。

3.5做好仪器设备测量不确定度的评定

对于仪器设备的使用部门来说，应该对检测的项目进行各项参数的不确定度值的评定，防止在需要提供检测项目的不确定度值的时候能够提供出来。在对检测的项目进行不确定度评定的时候，肯定是需要用到仪器设备的测量不确定度的值。所以，仪器设备的各个使用部门应该注意对仪器设备的测量不确定度的值进行收集和整理，从而确保能够在需要的用到的时候能够及时获得，仪器设备测量不确定度的值一般都可以在计量检定以及校准证书上获得。

4结语

综上所述，做好仪器设备档案管理工作是非常重要的，这不仅能够使检验检测机构的各种仪器设备能够发挥出更大的效能，还是检验检测机构投资能够取得良好收益的保证，完善的档案管理能够促进检验检测机构的各项建设更好的发展。

参考文献：

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