如何有效利用建筑设计档案

如何有效利用建筑设计档案

李敏

十堰市第二建筑设计院

摘要：建筑设计档案本身的作用和价值比较大，必须要通过各种方法不断的推广和应用建筑设计档案，才能够提高建筑工程的质量和安全，不断的提高建筑设计水平才能够完善我国建筑工程，最终促进我国建筑设计的进一步发展。

关键词：建筑设计；档案；利用

建筑设计档案为了能够更好的适应新时代的发展，必须要严格的按照国家规定和标准对文件材料归档范围和保管期限做好确认，为建筑设计工作打下牢固的基础条件，最终提高建筑设计水平。

1.制约档案资源利用效率提升的因素

1.1法律法规不健全

目前我国对于档案资源的利用效率十分的重视，但是相关的政策法规并不是十分的全面，政府目前的信息主要作为现行文件能够开放，但是归档之后往往会受到档案保存期限直接制约，甚至最长的保密协议高达三十年，从根本上阻碍了档案材料的再利用。

1.2档案管理部门重视不足

传统的档案管理工作更加重视管理，忽视了利用，所以开放利用范围比较小，档案管理部门没有意识到档案利用的重要性，相应的宣传工作没有做到位，档案利用意识比较低，最终造成了社会大众对档案资料的了解比较少，最终没有重视档案部门。

1.3社会公众没有树立档案意识

大部分群众对于档案工作的了解程度和利用效率之间属于正常的正比关系，大部分人员在进行档案材料利用的时候也没有第一时间做好准备，，往往一讲到档案资料，第一印象就是保密，甚至一部分专家学者在进行学术研究也会通过图书馆查阅资料，去档案馆的机会比较少。

1.4档案管理人员专业能力有待提升

一部分档案管理人员往往认为自身的工作没有受到重视，产生了懈怠的心理，大部分档案管理人员并没有主动的学习全新的业务技术，对于计算机操作并不是十分的熟悉，不能满足现代化发展的需求。

2.档案利用服务的个性特点

2.1查找档案资料的范围不同

档案利用的主要目的就是获取相应的信息和数据，为研究人员提供了研究资源，通过档案的利用能够快速、新颖的深入研究，所以，档案的凭证价值和情报价值十分的重要，如果不能获取某种档案资料的情况下，研究人员可以通过其他档案资料作为主要的替代品，在进行档案资料的检索主要就是获得某个问题所需要的凭证，主要就是凭证价值发挥出作用和价值，所以，档案资料一般情况下往往不能存在着替代品。

2.2档案检索工具的依赖性不同

研究人员对明确档案的利用目标一旦确认，可以通过十分先进的检索工具，比如计算机检索系统快速的检索相应档案的案卷号，在利用人群中研究人员更加适用于检索工具能力最强的人群，工作查考人员和个人查证人员的能力最差。但是工作查考人员往往会在机关档案了解具体、详细的信息之后，进行档案案卷号的检索。个人查证人员大部分不能熟练的掌握计算机功能，不能了解档案管理和使用，需要向档案管理人员咨询才能够获取相应的案卷号。

3.提升档案资源利用效率的对策

3.1更新观念

必须要不断的更新观念，主动的树立战略转移意识，才能够从思想认识逐渐的到工作实践，不仅需要重视档案资源的管理和保存，还必须要做好开发和利用工作。主动树立开拓性服务意识才能够处理好档案资源利用和保密之间的联系，不断的树立服务意识才能够避免档案被封存的现象发生，积极的开展宣传工作，促使社会公众熟悉了解档案工作，能够真正的灵活运用档案材料，将历史作用转变为现实作用，不断的提高自身的服务理念才能够提高档案利用效率，最终提高档案利用效率，充分的发挥出档案的作用和价值。

3.2创新机制

必须要结合新时代发展的实际需求不断的创新档案管理工作方式，才能够构建全面完善的档案开发利用制度，对于提高档案资源利用效率有着十分重大的意义。可以实施全天无假日服务制度来满足大部分人员的使用和利用需求，可以积极的采取跟踪服务制度做好全面性的服务，承担更多的服务项目，实现全程化的档案服务。必须要积极的开展教育培训工作以及业务交流工作，开展档案知识和业务等教育活动，从根本上提高广大人们群众对档案事业的了解，不断的消除社会公众与档案之间的距离，充分的发挥出档案材料的利用价值，真正的贯彻实施政策规定才能够提高资源的利用效率，保证档案资料利用的有法可依。

3.3创造条件

必须要创造良好的档案利用环境，才能够更好的吸引更多的档案使用人员，环境良好的档案利用场地能够更好的容纳更多的档案需求人员，充分的发挥出档案资料的作用和价值，文化标志性档案建筑才能够更好的凸显出档案的文化价值。必须要创新服务方式，不断的提高档案资源利用效率，通过先进的科学技术不断的促进档案资源管理利用的信息化水平，通过计算机实现检索档案，并且还能够应用网络技术实现档案信息的传递，最终实现档案资料的共享。必须要打造一支高素质的答案管理队伍，不断的提高档案管理人员的综合素质和专业技术水平，能够熟练的掌握计算机技术和网络技术，促进档案利用效率的提高。

3.4重视编研

档案编研本身就属于档案管理利用的主要内容，也是现代化档案管理的关键环节，是主动服务的具体实践，必须要不断的挖掘档案材料利用价值才能够树立良好的现代化管理理念，不断的转变档案管理工作重心，积极的挖掘档案情报，不断的利用档案信息，最终才能够保证档案编研成果属于较强的指导性和实用性。必须要结合新时代发展的实际需求结合自身的档案资源实际情况，有规划的做好编研课题，为现代化社会的发展做出贡献，必须要结合本地区和本单位的实际情况不断的凸显出编研的特色，最终提高编研效率不断的提高研究精神，才能够提高档案编研工作的质量和效率。

3.5加大投入

必须要不断的加大档案利用的投入，积极的实现信息化现代化建设，随着档案管理工作服务范围不断的拓展，导致档案材料越来越多，逐渐的朝着多元化方向发展，如果在新时期中选择传统管理利用方式已经远远不能满足新时代发展的需求，甚至还会起到阻碍作用，不能保证档案材料的完整性。为了能够更好的提供档案利用服务，必须要加大信息化建设的资金投入，不断的完善软硬件设施，建立计算机信息管理系统相应的软件，提高档案信息的利用效率。

结语

随着人们群众档案利用意识不断的提高，档案资源利用逐渐的实现了开放性工作，档案资源逐渐的面向全社会提供服务，才能够满足社会发展的需求，保证档案工作朝着多元化发展，提高档案利用效率，有助于我国社会经济的可持续性发展。

参考文献

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