加强高校基建档案管理的几点认识

加强高校基建档案管理的几点认识

蔡淑珠

广东省东莞市长安文化站523850

摘要：科技档案是人们在日常生产和自然科学研究工作中科技成果的真实记录与反映，是开展各种科研活动不可缺少的重要环节，笔者结合自己的工作实践，对我国科技档案管理工作的发展、现状谈几点自己的想法。

关键词：科技档案；现代化管理；发展

0前言

随着我国高等教育的快速发展，招生规模的不断扩大，高校原有的基本建设、基础设施已远不能满足教学科研的需要，每年新增的基建项目越来越多，基建档案的管理工作也因此暴露出了一些问题。下面笔者结合工作实践，对加强高校基建档案管理，谈几点自己的认识。

1高校基建档案管理存在的问题

1.1基建档案立卷部门档案意识淡薄。

目前，高校对基建档案的管理，还没有做到标准化、规范化、制度化，基建部门对档案工作的认识还远远不够，某些领导档案意识淡薄，存在着“重建设，轻档案”的思想。在实际工作中，往往是“就地取材”，忽视了对基建资料的纸张大小、书写规范等方面的要求，也没有制定严格的登记制度，导致基建资料参差不齐，容易造成资料散失。

1.2基建档案的收集工作存在一定难度。

基建档案的收集工作是基建档案质量的重要保证。一个基建项目从酝酿、决策、设计、施工到建设投入使用及维护或扩建，它的基建档案会牵扯到很多方面，并且这些方面又环环相扣、联系紧密，从涉及面的广度上来说，给基建档案的收集工作造成一定难度。另外，设计、施工、监理等单位负责文件收集的工作人员，也缺少专门的档案知识教育，所以在平时的文件积累过程中也会出现一些问题，这也给基建档案的收集工作增添了许多麻烦。

1.3基建档案管理缺少专职人员。

由于高校的档案专职人员严重不足，各高校档案馆工作人员一般都不直接参与工程项目的各个阶段，而只是被动接收学校基建部门所移交的工程项目档案，基建部门的技术员就充当了兼职档案员的角色。但是，他们中的多数人对档案知识和技能不熟悉，未接受过培训或仅有几天的短期培训。而基建档案具有综合性、专业性、成套性等特点，加之没有相关的工作计划、考核标准，兼职档案员又承担着繁杂的工作，没有时间和精力兼顾档案工作，对基建档案的收集和整理就显得力不从心。

2做好高校基建档案管理的几点措施

2.1强化档案意识，提升人员素质。

领导对档案工作的重视程度，是强化档案意识的关键。学校领导要高度重视基建档案工作，要把基建档案工作放在跟工程质量同等重要的位置上，在人员、经费、设施上给予大力支持。基建部门领导应该主动与档案馆取得联系，请档案馆的专业人员对本部门负责档案的工作人员进行系统的档案知识培训。还应该对档案收集工作中不负责任的做法及时予以纠正，不断强化管理意识和服务意识。档案管理人员应主动学习业务知识，更新观念，以迎接新的挑战。同时，还应培养自己的敬业精神，主动收集档案信息，优化案卷质量，编制必要的检索工具，真正提高档案工作的管理水平。

2.2规范档案资料，保证档案质量。

基建档案的完整、准确、系统是工程质量管理的重要内容，也是保障项目建设、使用维修和科学管理的依据。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，就应该制定有力的措施，从交接手续、分类整理、重要文件备份等细小环节着手，严格规定归档材料的要求。对纸张大小不统一、文件资料任意涂改、字迹模糊不清、盖章不全等现象，必须坚决要求及时更换。对甲乙双方各种往来通知、报告的送达要履行严格的交接手续，在文件资料交接记录上应明确设置材料标题、送达人、签收人、具体日期等内容。基建工程中往往会有许多变更内容，有的需要根据实际情况与施工单位重新商议计价方法，有的是工程量变增的测量结果，对于这些重要的资料或会议纪要，基建部门一定要注意备份。另外，在基建资料收集过程中，一定要条理清楚，注意分类整理、按件组卷。这样不仅方便利用，而且还不需要像原来那样把装订好的案卷拆开。哪些属于甲供材料，哪些属于工程内容变更后的材料补差，整理得越详细，基建档案的质量也就越能得到保证。

2.3加强同步管理，做好跟踪收集。

根据国家档案局、国家计委的规定，基建项目的档案资料要与项目建设进程同步。项目申请立项时，应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，应完成文件材料的归档和验收工作。在整个基建项目建档过程中，基建工程单位要处于主动地位，由兼职档案员负责做好基建档案的牵头组织工作，经常深入现场同施工单位进行归档工作的技术交底，跟踪监督检查，及时解决归档工作中存在的具体问题。要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。“同步”和“跟踪”的关键是要腿勤、手勤，档案人员应克服困难，力求做到对工程项目流程了如指掌，一定要不怕麻烦，对每个应归档的资料做到及时收集信息、及时整理、及时归位，千万不能随手搁置、到处乱放，没有一个固定的位置。

2.4明确职责范围，完善管理制度。

基建工程中施工单位多挖一方土、多砌一堵墙，都要用钱来说话。切实维护学校的利益，也是高校基建档案工作人员的重要责任。建立健全档案管理制度是做好基建档案工作的基础，高校要结合自己的工作实际，制定出一套切实可行的规章制度、工作细则、分类规则、岗位职责等，将基建档案工作纳入基建工作规划、计划、管理制度和基建人员的职责范围中，实行集中统一管理，并经常进行检查、督促。同时，应加强目标责任考核，在整个工程建设中，坚持“谁主管，谁负责”的原则，从基建部门领导到档案管理人员，要形成网络，责任到人，并同经济责任制有机结合，奖罚分明，以调动有关人员工作的积极性。最后，还应将档案纳入基建工程质量验收体系，在工程完成竣工验收之时，档案材料的完整情况也作为验收的标准。这样才能加大依法治档力度，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

3科技档案管理现代化理论与技术研究

科技创新实现现代化档案管理是改革开放对科技档案工作提出的新要求，是科技档案管理向深度发展的必要条件。在新环境下科技档案管理理论、方法、手段面临着新的问题，传统的管理理论和方法已不再适应新形势的发展。研究和探讨新的管理理论和方法，已是当前档案工作的一项重要任务。

管理理论开展管理理论的研究是科技体系实现现代化管理的重要内容，通过理论研究来揭示现代科技档案管理原理，以指导实际应用技术。在当前应针对档案实践中迫切需要解决的新情况和新问题加强理论探索和攻关力度，特别应开展由现代技术设备形成的各种门类和载体档案的管理问题的研究，揭示新型档案形成的特点及发展运动规律，探索电子环境下科技档案原始性和真实性的安全管理原则，为科技档案工作实践提供理论依据。

应用技术科技体系管理包含了大量应用技术，如科技档案的收集方法、整理方法、价值鉴定方法、开发利用手段等等。电子信息时代的科技档案的现代管理应用技术与传统的管理技术有很大的区别，研究和探讨新的应用技术是做好科技档案工作为社会主义市场经济建设服务，推动科技档案事业发展的基础。档案部门应根据科技电子档案形成的特点，加强对电子档案收集、保管、鉴定、保护、利用等管理方法与手段的研究与探索，加强对科技电子文件积累、著录、归档等工作的监督指导，保证归档的电子文件完整与安全。

技术装备技术装备是科技档案实现现代化管理的必要条件。它包括硬件和软件两个方面。硬件是基础，软件是手段。科技档案部门应加大人力和物力投人，加快技术装备建设。在硬件配备方面，要加强现代化信息处理技术设备特别是计算机的配备，普及计算机应用，建立局域网和英特网，建立网上档案资源管理。在软件方面，要加强计算机辅助科技档案管理、电子文件归档和电子档案管理软件的开发与应用，研制具有科技档案管理特点的实用性软件，使科技档案管理能跟上时代发展的步伐，满足实际工作需要。同时，要推广符合规范、相对统一的科技档案管理软件，为实现资源共享创造条件。

4总结

综上所述，科技档案的管理工作，在新形势下发挥着日益重要的作用，搞好科技档案的管理已迫在眉睫，但这项工作需要长期的积累和完善，一朝一夕难以奏效，笔者认为，尤其是档案管理处于起步阶段的科研院所，应该采取以上几方面的措施，充分调动各方面的力量，科技档案工作自然会形成一个良好的循环，为科研院所现在和将来的发展带来许多直接和间接的效益

参考文献：

[1]钟霞军.浅谈高校基建档案的归档与管理[J].广西中医学院学报，2004（3）.

[2]刘淑芳.谈高校基建档案的价值[J].兰台世界，2007（11）上半月.

[3]武建明，车雅丽，邱玉梅等.谈基建档案的特点及其收集、管理工作[J].机电兵船档案，2003（3）.

[4]许慧珍.浅析高校基建档案的收集工作[J].兰台世界，2006（3）.