谈谈指导社保档案工作的几点体会

谈谈指导社保档案工作的几点体会

钱嘉威

东莞市社会保险基金管理中心523000

摘要：中国的改革开放已经实施了40年，在这一伟大举措的引领下，广东省成为了时代的先行者，成为了创新的沃土，更是成为了举世瞩目的改革开放伟大奇迹。而广东省的社保档案工作也秉承这种创新精神，肩负着为政府担责分忧和替大众维权的双重责任，尝试摸索一条制度优越、责任明确、规范化程度高、发展道路科学的社保档案工作体系。

关键词：社保业务；档案工作；规范化建设

一、对社保业务档案工作的思想建设

随着社会保障工作的不断发展，我们对社会保障档案工作的理解逐渐深化。改革开放后，广东省研究创建了具有广东省特色的社保体系，发挥“试验区”，“展示区”，“示范区”的作用。随着广东省社会保险的快速发展，社会保障文件数量成倍增加，管理和使用面临重大挑战。不恰当的管理，失能甚至严重的材料损失不仅影响社会保障工作的正常发展，而且还导致被保险人的权利和个人利益的损失，影响成千上万的家庭幸福，影响社会稳定。我们逐渐认识到，致力于社会保险事业是政府履行使命和为人民服务的重要平台[1]。适当的管理社会保障记录是确保充分实现国家政策的有效方式，是为政府分配风险和执行任务的重要工具。与此同时社保档案工作还是在为参保个人和参保单位管理档案，也就是说，社保档案工作肩负着政府、人民、社会的共同嘱托。

需要采取具体措施来履行职责。为了规范档案管理职业的社会保障记录管理，相关部门之间决定加强沟通和协调，并试图全面了解相关问题。而当时标准化的社会保障档案管理并没有国内适用的管理标准，所以先行先试的路子成为了一个大胆的决定。

通过研究社会保障档案，我们了解到依法管理社会保障档案是各级社会保障部门的重要职责。社会保障机构负责处理各级社会保障档案。所有级别的档案都有归档部门履行的政府职能。还要负责依法监督和维护社会保障记录，由于我们忽视工作和监督不力造成影响是严厉禁止的，我们不能丢失社会保障记录，这是对被保险人的基本保障，如下图1。通过正确的理解和清晰的思考，为广东社会保障档案的工作开辟了新的一页。

图1社保影像管理

二、对社保业务档案工作不足的认识

（一）社保业务的档案工作不同部门之间融合性不好

社保业务相关档案中包含的文件相对较多，覆盖范围很广，很长一段时间没有标准或方法来管理这些文件。社保工作中的每个员工都以自己的方式进行管理，结合经验对完整的文件类型和他们负责的文件进行管理[2]。随着时间的推移，管理社会保障文件的方式千奇百怪，花样百出，使得系统内的横向和纵向通信变得更加困难，并且更难以共享有关文件的信息。

社会保障部门的档案管理工作不规范

社会保障部门的文件管理没有给予应当的关注来创建一个综合性的全面管理系统。有些部门没有投入足够的资金来建立档案管理室，不仅没有引入专用的档案柜，空调和除湿机，甚至没有对微机，打印机，扫描仪进行分离使用，混用现象严重，完全达不到档案室特殊的防尘，防火，防水的要求，整个社保业务档案管理缺少规范化思想，更没有健全的管理制度[3]。

负责社保业务的档案管理工作人员整体素质较低

关于担任社会保障档案管理人员的质量没有具体要求或规则。这会导致以下问题：办公室工作人员的技能尚未达到标准或没有岗位无人，没有专门人员负责。在某些地域，甚至出现了一人身兼多职的管理混乱现象，导致员工无法完全专注于社保文件处理。目前，许多现有员工的素质在新形势下无法适应社会保障档案的管理，相关部门的岗位培训非常重要，应该加以重视。

三、对社保档案工作规范化的建议

目前广东省在多年的实践探索中已经整合出了一套相对条理的社保档案管理制度。在社保档案工作刚刚进入广东省政府工作的时候，材料内容复杂，业务流程多变，成了挡在管理人员面前的难题。为了能科学有效地管理档案，广东省针对全省不同情况的社保业务档案进行调研分析，最后摸索出对于广东省适用的规律，并结合各地实际管理现状，最后广泛征求社会意见，于2015年7月，由省档案局与省社保局联合颁发了《广东省社会保险业务档案管理暂行办法》，对社保档案工作相关的各项基本事宜给出了明确要求，对社保档案工作的共同管理和推进工作规范化作出了重要贡献。由此也启发了我对社保工作下一步发展的一些建议：

1.做好社保档案工作制度保障任务，必须要从相关制度和条例的建立和完善开始，保证每一个工作环节都有章可循，在有了相对完善的制度和条例后，对管理人员的培训也是必要的，明确职责范畴，熟记保密制度，坚决遵守借阅制度是基本要求。为了培养出高素质的人员，一方面要重视相关业务培训，还要特别重视相关法律法规的知识培训，依章管理，依法管理，才能在工作中形成职业责任感，提高职责自觉性。在完善相关制度的过程中，不仅要结合实践，逐步发展，经常组织相关人员外出学习也是必要的，由此可以引进先进的管理方案，借鉴兄弟单位和相关部门的优秀管理经验。提升社保档案工作的专业性，在新时期，新背景下，还应该提高相关从业人员的计算机水平，拓展专业领域知识，提高工作效率和质量。

2.对于社保档案工作这样的特殊工种来说，要确保在职责范围内的各种档案和相关材料内容的完整性，真实性和安全性，就必须确保建设过程中的规范化，这样才能使得各个参保单位和参保个人的切身利益得到切实保护。由于档案工作的资料广泛性和巨量性，细化归档工作范畴是有效的管理措施，对于专门类别的档案，应该由专人进行管理和维护，提高管理人员对档案的熟知性，以加快工作效率。同时，由于档案的不可再生性，安全保障工作也是必不可少的，对于档案管理的安全性准则应该落实到人，确保每一位管理人员都了解保护措施。由于各地区特点不同，还应该根据实际情况，建立起适合当地情况的分类、收集、整理标准，确保档案的完整性与真实性，如下图2。

图2社保档案管理系统

四、结语

随着广东省社保参保人数的不断增加，社保业务的档案管理工作日益重要，为了切实落实国家各项保障政策，我们在进行社保档案工作时，应该秉承为人民服务的原则，理解国家政策的初衷，全面了解和扎实掌握专业领域知识，确保更好地完成社保业务的档案工作，不愧国家，不愧人民。

参考文献：

[1]方凌志.机关档案工作中的问题与对策研究[D].安徽大学，2014.

[2]丁原.档案管理规范化重在细节——从社保档案工作达标谈起[J].档案与建设，2011（08）：66-67.

[3]汤学智.社保档案管理工作刍议[J].黑龙江档案，2011（06）：77.