工程项目资料管理的探讨

工程项目资料管理的探讨

林茵

恒大地产集团广东房地产开发有限公司

摘要：技术内业资料是企业根据有关管理规定，在施工过程中形成的应当归档保存的各种图纸、表格、文字等技术文件的总称。工程资料是工程的重要组成部分,工程资料的形成过程是个逻辑性、综合性强的工作，同时，它又是城建档案的重要组成部分，也是工程竣工交付使用的必备文件。

关键词：工程项目；管理；措施

前言：随着社会的发展，工程单位承接的项目越来越多，由于项目是一种非常规性、非重复性和一次性的任务，工程资料作为项目建设过程中的信息资源，它客观真实的反映了项目实际建设状况，在项目管理等各方面都积极地发挥应有的重要作用，如何规范化、科学化的进行资料管理，是每个工程项目必须做好的一项基础性工作。

一、施工资料的收集整理

施工资料应以各施工过程中形成的重要资料为主进行收集、整理。一般可以分为几个阶段：

1、工程施工前收集、整理的资料

工程开工前，就应收集工程施工许可证、地质勘察报告、施工图纸、开工报告、图纸会审、施工组织设计、技术交底等资料。其中施工组织设计是指导拟建工程施工全过程各项活动的技术、经济和组织的综合性文件。

2、施工过程中各分部工程资料的收集、整理

各分部工程资料包括：①设计交底、设计变更洽商记录；②技术交底；③原材料、半成品、成品出厂质量证明和复试报告；④施工试验报告及检测报告；⑤施工记录；⑥隐蔽工程验收记录；⑦检验批、分项、分部工程验收记录等。在收集整理分部工程资料中应该注意几点。

a.及时收集整理设计变更、洽商记录

强调两点要求：其一，应分专业办理；其二，应注明修改图纸的图号。若在后期施工中，出现对前期某一变更或其中某条款进行重新修改的情况，则必须在前期被修改条款上注明“作废”字样。收集时应注意设计变更通知单需有建设（监理）单位和设计专业负责人签认方可有效。

b.做好施工试验资料的收集、整理

当水泥出厂超过三个月，施工单位必须进行复试，并提供试验报告。进口材料和设备应有商检证明和中文版的质量证明文件、性能检测报告以及中文版的安装、使用、维修和试验要求等技术文件。

c.做好施工记录和隐蔽工程检查记录

施工记录是对现场施工情况的真实反应，要如实填写。隐蔽工程检查记录即对隐蔽工程进行检查，并凡未经隐蔽工程验收或验收不合格的工程，不得进行下道工序的施工，隐检合格后方可进行下道工序施工。

d.做好技术交底工作

技术交底必须满足设计和施工规范、工艺标准和质量验评标准的规定，必须以书面形式进行，列入工程技术档案。经过检查和审核，有签发人和被交底人的签字。

3、施工竣工资料的收集、整理

①施工单位提供全套施工技术资料叫监理机构核查。在《工程竣工报告》上签章并交建设单位，签章后工程进入竣工验收阶段。②收集监理、设计、勘察三方分别出具的竣工验收报告资料。③收集各技术资料。④竣工图。凡是利用原图编制竣工图的，图面必须达到八成新以上，无油污、无磨损、图字清晰，并在显示标题栏的页面空白处加盖竣工图章后方可作为竣工图，竣工图编制人、技术负责人应逐张签字。然后由现场监理工程师及总监理工程师签字方可归档。

二、施工资料归档与移交

（1）工程资料的归档文件必须是准确系统，并能够反映工程建设活动全过程的文件材料，归档文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

（2）工程资料的移交：工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套移交城建档案馆。且城建档案馆的资料必须是原件，以便今后查阅。

总之，工程施工资料除必须做到及时性、真实性、准确性、完整性以外，还要符合竣工图纸、资料的整理、编制要求：①资料要签字齐全，字迹清晰，纸质优良，保持整洁；②分类分项明确，封面、目录、清单资料齐全，排列有序。

三、加强工程资料管理的措施与对策

3.1健全制度

在工程建设初期，工程项目管理单位应对制定工程资料管理办法，明确岗位责任制，严格按章办事，加强工程档案基本知识的宣传教育工作，增强档案意识。明确各参建单位在工程资料形成过程中明确各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。

3.2加强培训

每个项目应配备具相应工程管理知识和工作责任心强的资料管理人员，对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，在日常工作中全面落实工程资料管理制度，促进归档工作的规范开展[1-3]。

3.3过程参与

从工程建设筹划开始，工程项目管理单位就应要求专职资料管理人员从依据性文件开始就参与其中，按照文件的顺序、图纸的编号进行登记，建立借阅制度。要求参与工程项目的所有人员自觉提高工程资料管理意识，严格把关，对在编制资料中发现的“原件不齐全”、“资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题，要及时指给予解决。

3.4确保工程资料的真实性、准确性并同步更新

真实性是做好工程资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。对原始记录采用“后补”造假的做法必须坚决杜绝，在工程出了质量问题时，技术资料作为记录项目全过程的原始资料，不仅能为事故调查和正确处理提供有力的依据,也是工程使用过程中维修、扩建、改建或增层等重要的参考资料。同时也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。资料的整理必须实事求是、客观准确。

准确性是做好工程资料的核心。分部分项要划分准确，数据计算要准确，不能随意的填写。分项工程的质量评定填写应该规范化，符合质量检验评定标准的要求。在资料中不能出现涂改现象，资料所用的表格要统一，不能五花八门，文字说明部分要规范用语，不能采用口语或专业语言，不要产生任何歧义。因此，资料填写要认真，确保资料准确、规范、合理。

同步更新是做好工程资料的重点。项目周期长，过程复杂，要严格执行工程资料编制工作“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。在整个项目的建设和竣工工作验收过程中，对不符合标准的文件要拒收，将项目形成的文件和记录完整地、系统地收集和保存，从源头保证编制资料的质量。

3.5加强项目档案的安全管理。

从以往工程项目档案管理工作经验看，实现档案安全管理，就必须在软硬件两个方面下功夫。在硬件方面，要求工程项目建设单位，提供符合要求的档案库房并根据外部环境具体情况配备齐全的相关设备。尤其在防火、防盗、防震、防湿、防干燥等方面要达到标准。在软件方面，要求各参建单位加强档案的收集、整理、审核、归档、报送、使用等各环节的管理，做到不毁、不丢、不错、不漏、不乱。

结束语：

工程资料管理工作是一项系统工程，涉及各个专业技术部门和一项复合型工作。要保证工程资料的完整、准确、系统、齐全，真实的记录和反映施工及竣工验收的全过程，就必须不断加强建设单位、监理单位和施工单位的基础管理水平，加强制度建设，强化过程控制，严格竣工验收审查把关，同时要充分发挥各级档案人员的监督指导作用。工程项目资料管理是项目管理过程中的一项很关键的工作，我们要不断提高工程资料管理水平和质量意识，保证工程资料准确、齐全、及时、完整。这样就能为创造一流工程、精品工程提供真实、可靠的高质量资料。

参考文献

[1]石琰.工程竣工资料相关问题研究.科技资讯,2015.10

[2]郭宁.深度探讨油站工程档案管理的思路和方法.科技资讯,2011.5

[3]叶亚莉.浅析竣工文件验收中存在的问题.泸天化科技,2010.9

[4]陈淑义，徐素英，建设工程竣工资料质量问题与对策，山东冶金.2015.2

[5]徐祯，赵鑫，建筑工程资料管理机械工业出版社，2016.9

[6]石琰.工程竣工资料相关问题研究.科技资讯,2011.10