公文写作语言规范及其运用余秀梅

公文写作语言规范及其运用余秀梅

余秀梅

（国网安徽省电力有限公司金寨县供电公司安徽六安237321）

摘要：公文是国家党政机关、社会团体和企事业单位等在进行公务活动时的活动产物；它也是传达某项指令，宣布某项政策等的一种重要工具。总而言之，它是一种极为规范的书面材料。加强公文写作的规范性、逻辑性及特殊性，并养成良好的语言运用习惯。公文的写作需要按照一定的格式、规则，还要有一定的情感以及语言方面的要求。本文立足于现实，对公文写作的规范性以及语言运用的正确性进行探究。

关键词：公文写作；规范性；逻辑性；语言运用

引言：文件作为机关传递信息的桥梁，主要用来传达本

机关的要求、意见、决策等，机关的领导的主要思想和工作的内容都是通过文件所体现的。要想体现文件的高质量，首先要求文件具有客观准确，通常要求写作的公文要简明、语句顺畅、确切得体，只有这样保证文件能够起到有效的作用。写作语言是一种最重要的信息载体，同时也是一种信息系统。信息的传递主要体现在语言的实际交际功能，信息传递的理想目标是准确和经济，这就要求作为信息载体的语言符号和使用规则须规范化。

1.公文写作中影响语言运用的因素

1.1对简称的错误使用

公文语言精练的要求越来越高，为了满足要求越来越多的公文写作都是运用简单的语句来概括一些单位和机构等，同时会出现很多的问题，让人头疼，其实主要原因就是因为不会写作语言的运用。简称虽然比较简练，让人读起来非常的顺口，同时也可以方便人们的记忆。如果使用不够恰当，就会容易造成一些误会，无法明确地对事物进行描述，使文意的表达出现扭曲。对于具有特定意义、特定含义的词汇随意地进行概括，这是一种不正确的行为，是语言运用不正确的一种表现。

1.2套用老旧的结构体系

通常在我们对公文进行写作的时候，写作老师告诉了我们三个万能论。在公文开始写作中是这样，主要由语言构成一个大体框架。很多的人为了省事直接运用了现在的文字放在公文之中，也是用老一套进行对语言的措辞使用，公文所出现的产物主要是由主谓宾经过修改之后形成的产物。通常在公文写作的过程中是常见到的，是一种文过饰非的不良问题。

1.3对文言的错误使用

在公文的写作阶段中，有很多的公文写作人员未来使公文更加的完善，通常会采用一些文言词汇。但是，文言文的字虽然少，但是理解不如话文那般的简单，因为文言的词汇含义非常的广泛，有很多的公文书写者所掌握的并不是很全面。因此，对于文言的使用要谨慎，一些细小的差错都会对公文的执行效果产生一定的影响，甚至会对企业、单位甚至是国家的利益造成一定程度的损害。

2.分析公文写作用语的规范性

2.1简短精炼语言运用

公文撰写必备的要素就是简短精炼。现在的社会发展的越来越快，同时信息进程也随之提高，在公文写作这一方面也是一个高效率的挑战，文件的简明精确，这样方面机关人员的快速阅读和处理，办事效率也会有所提高，满足了现代化的管理要求。首先。一些文书写作人员在撰写公文的时候大显文宇功底。其次，尽量避免语言的重复哆嗦。

2.2语言运用要准确恰当

就是对公文所含信息内容应该做到表述的如实而恰当。每句话的句子语意一定要完整和通顺，科学合理的搭配词语使用，不能出现的任何歧义问题：概念比较广泛的词语，运用的时候需要加以限定：不要过多的解释概念比较明确的词语。公文是客观事实的真实记载，因此，写作公文的时候要结合公文的写作要求进行修改，这就需要对机关的立场观点进行准确的表述。保证阅读者准确无误地领会文件精神，按照文件的指示进行下一步的工作安排。

2.3语言运用要严谨庄重

写作公文的时候语言一定要严谨和庄重，这样才能够体现出机关文件的严肃性。但是在公文写作的过程中一定要完善好严肃性和通俗性的关系，通常的法规类文件在这一点上的体现出了淋漓尽致。法规类文件在语言运用上要做到无懈可击，准确无误，让人们能深刻理解每一词句的含义，并按此进行自我约束。这样，才能更好地发挥法规类文件的社会效用，体现其权威性与执行性。

2.4语言运用要朴实得体

朴实，就是要求公文在写作的过程中做到朴实无华和坚持实事求是的原则，能够对事物的运作可以客观反映和发展规律，这样能够足够的体现公文的权威性。在公文写作的时候能够适当运用简明成语或来做到朴实和荚的统一。得体要求文件语言的使用必须要符合其行文方向和行文关系。对于平行文，避免使用命令式、告诫式词语，应使用语气谦和及致意性词语。

3.探讨公文写作语言的运用

3.1下行文，语言应坚决肯定下行文是，是向下级下发的公文，包括：命令、通令、指示、通知、通报、通告、决定、批复、会议纪要。通报在对事实进行陈述的过程中，其目的不仅仅是传达事实本身，而是借事实对此评价、表态，因而常用论断性词语表达。在对下级提出各项事宜和要求，语言一定要肯定、果断，不能含含糊糊。在下行文中应该多采用一些公文术语，主要强调、时限、决断用语，这样才能够体现郑重果断的语言风格。

3.2上行文，语言应尊重诚恳

上行文，是向上级机关的行文，包括请示和报告，请示通常表示的对上级请求解决问题，和对上级答复一些问题，报告是向上级报告工作的详细情况，同时对上级的询问进行如实的回答，当上行文的行文目的决定了向上级行文时，用语应力求谦和恭谨，忌用命令口吻和讲大道理，否则会影响行文目的。在上行文中，应该多用征询、祈请、呈报用语，显示出上行文谦和恭谨的语言风格。

3.3平行文，语言要委婉谦和

在没有隶属关系、领导与被领导关系的单位之间使用平行文，平行文只有一种——函，平行文语言应体现平等关系，力求平等、谦逊、委婉，不卑不亢，充分体现尊重对方、相互洽商的态度，但不必过分寒喧客套。

3.4注意措辞得体，规范化的公文专用语

措辞要得体，就是指用语要与所写的公文文种体例相符。颁布政府法令应庄重严肃，报喜祝捷要热烈欢快，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。公文在长期用于处理公务活动过程中，逐渐形成了一些相对固定和规范的公文专用语。这些专用语言简意赅，简洁明了，使用位置相对固定，便于传达公务中的相关事宜，容易为人们所领会，便于受文者理解接受，具有较强的生命力，在公文语言的运用中起着重要的作用。恰如其分地运用这些公文专用语，更能显示出公文的庄重得体，规范严谨。

结语：

综上可知，公文写作是一项严谨的工作，需要符合一定的规范，对于语言运用的正确性也有较高的要求。而公文是管理政务的工具和手段，质量直接影响后期的执行效果，也影响公文的立卷归档和日后的查考。所以必须有丰富的积累，也就是说，才能写得简练，只有对事物有了全面深刻的认识，把最确切而又富于表现力的词语精选出来，运用语言时才有余地。因此，公文书写必须要遵守一定的规范，要注意语言应用的正确性，以确保公文的快速执行。

参考文献：

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[2]祝大安.论公文写作的语言建设[J].应用写作-2011.

[3]何美荣.强化公文语言规范重视公文语言运用[J].-2012.

[4]王颖儒.浅析公文写作的规范性以及语言运用的正确性[J].青年文学家-2014.