怎样发挥环卫档案实际利用的价值

怎样发挥环卫档案实际利用的价值

冯汝俊

兴化市环境卫生管理处江苏兴化225700

随着经济社会的高速发展，环境卫生越来越得到重视，社会各界对环卫工作的要求也越来越高。近年来，兴化市环卫处不断提升档案管理水平，发挥档案利用的价值，以档案管理推动机关管理、环卫管理，使档案工作走上了与环卫工作协调发展的轨道，形成了网络健全、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效的档案工作体系，从而有力地推动了城市环境优质发展。

一、以档案管理推动环卫管理

档案管理环节比较繁琐，功效比较隐性。兴化市环境卫生管理处在成立之前，先后为昭阳镇环卫所、县城建委下属单位环卫处、市城管局下属单位环卫处，机构变更，几易其名，但该处克服困难，积极做好档案收集整理工作。

1.全员参与，档案意识更加浓厚。档案管理不是可有可无的工作，而是反映整个环境管理水平的“晴雨表”，是事关单位变革的系统工程。该处多次召开相关专题会议，组织人员学习《中华人民共和国档案法》、国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《中华人民共和国政府信息公开条例》等档案管理法规，让全体干部职工了解、参与档案工作，档案意识在潜移默化中渐渐提升。

2.分类建档，资产管理更加全面。2002年底，环卫新大楼装修后，该处先后组织人员对各种办公设施进行整理归档，加大了资产管理，确定固定资产去向，为各类资产建立“户口”。目前，随着对环卫基础设施的增加，环卫车辆、清运设备和垃圾中转站和公厕不断增加。为了强化资产的管理，该处对设施购买的申请、报告、审批，说明书、质检证明等全方位地收集整理，方便了日常维护、厂家售后服务和车辆年检等工作。

3.严格制度，档案管理更加规范。在工作中，该处根据实际工作需求，制定相关的制度，强化档案的管理。建立档案统计制度。对档案的收进、移出、销毁及时准确地进行登记活动统计，做到帐目和实物相符。建立健全档案统计项目，做好卷内目录、案卷目录、档案利用、利用效果和机关档案工作基本情况。建立档案借阅制度。要求本单位工作人员因工作需要查（借）阅档案，办理登记手续后即可提供。外单位查（借）阅档案必须持单位介绍信，并经分管领导批准。凡涉及到个人的组织处理，历史结论等内容的档案，必须由组织出面查阅，如须复制，须经分管领导（主任）批准。档案原则上不外借，如确需借阅的，须经分管领导批准，并办理借阅手续，所借档案要妥善保管，及时归还，不得转借他人。建立档案工作保密制度。要求档案管理人员必须严格遵守各项保密制度。

4.收集鉴证，明晰环卫事业发展脉络。环卫档案作为环卫管理的真实记录，具有重要的鉴证作用。为此，该处编纂了3万字的反映环卫档案管理全貌的材料汇编。其中历史沿革包括：机构发展演变情况、处领导人员、处机构任职人员和机构地址变动情况。重要档案编研成果录入《历年发文汇编》、《历年奖惩汇编》、《环卫创优工作汇编》和《环卫处创建省级文明城市软件资料汇编》等多个专题内容。环卫工作的职能更替、历史发展脉络清晰可见。

二、以档案管理推动环卫改革

该处把日常管理资料纳入档案资料收集的内容，并转向开发利用，不断总结档案利用工作的成功经验，使档案在服务环卫管理事业方面全方位发挥作用。

如在破解公厕革命难题的实践与思考工作中，该处充分利用档案资源，为管理提高服务。城区公厕改造一直困扰该市大环境的提升。为此该处通过档案开发，积极寻找破解管理答案。该市公厕具有两个显著的特点。一是小而多，极难统计。二是周边居民都不愿意在自家门前改建公厕。据调查，改造工作稍有不慎，极可能伤害这部分弱势群体的切身利益，引发一系列社会矛盾，从而丧失人心，影响党和政府与人民群众的血肉感情。基于这样的思考和认识，在市委、市政府的重视和领导下，该处从2002年4月就将厕所革命摆上重要的议事日程，发动所有处机关工作人员深入各社区，登门入户开展调查研究，具体了解周边居民的个人意向，建立了丰富翔实的档案资料。通过调查研究、走访座谈、制定计划，使该市公厕改造成为为民办实事的民心工程，得到社会各界一致好评。

三、关于环卫档案管理工作的思考

1.加大学习宣传贯彻档案法律法规的力度。继续采取多种形式、富有实效的方式，广泛宣传《档案法》、《江苏省档案管理条例》。

2.完善制度，抓好落实。建立健全环卫档案管理体制，完善相关制度，使环卫档案做到规范化，正规化。

3.抓好典型，推广经验。在实施中，典型效应是十分重要，也是相互取长补短的行之有效，促进发展的一种途径。