谈企业档案管理质量体系建设

(整期优先)网络出版时间:2019-06-16
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谈企业档案管理质量体系建设

高立伟

聊城市城市水务集团有限公司山东聊城252000

摘要:我国企业不断发展进步,在企业管理逐步优化过程中,档案管理的规范性和合理性愈发凸显出重要的作用。本文通过对企业档案管理质量体系建设的必要性和重要性进行了分析,并结合企业档案管理工作中普遍存在的一些问题,提出了完善和改进的策略方法,目的是促进档案管理工作效率和质量的提升,使档案资源的价值得以充分发挥,为企业发展和各项管理工作提供及时有效的参考和借鉴。

关键词:企业档案;质量管理;体系建设;存在问题;解决策略

近年来,随着我国经济社会的不断进步和发展,企业档案管理的效率和质量也越来越受到企业高层管理者关注,因企业档案的潜能被充分发挥,无形中成为企业发展的一股驱动力,在很大程度上提高了企业的服务效率和社会形象,愈发凸显出浓厚的企业文化和发展历程。同时,企业档案管理也是一项比较复杂的工程,开展工作难度较大,相较于其他工作进展缓慢,效率比较低下。针对这些问题,企业就需要严格执行相关业务规范,建立适用的管理标准,结合质量管理体系要求开展工作,才能充分发挥出企业档案资源的效能。

1.档案管理体系建设的必要性

随着企业发展过程中对档案信息资源的依赖性逐渐加深,对档案管理工作的质量、效率、服务要求也越来越高。企业档案管理质量体系的建设不仅是企业发展的必然要求,更是国家大力推广质量体系建设、实施标准化管理的必然要求。

企业档案管理要顺应社会发展趋势,建立健全完善的企业档案管理质量体系,有利于在传统的查阅服务基础上,进一步扩大档案资源的服务范围,优化管理人员队伍,还能大幅提升档案管理工作的精准性和时效性。结合质量体系建设标准要求,从实际业务工作中切入,利用PDCA管理模式,就可以建立起一套科学规范、标准化的企业档案管理质量体系,使其在企业管理中居于主要地位。

2.企业档案管理的现状

当前我国发展现状下,企业档案管理随着社会的进步正逐步趋于完善,走向规范化、有序化、持续化的管理轨道,国家及各省市区相关的管理制度、管理条例及办法也不断地修订完善,为档案管理工作提供了有效的法律法规和标准依据。在企业范围内,主要包括《中华人民共和国档案法实施办法》《国家档案局令第10号》《企业档案管理规定》《企业档案工作规范》等,管理规则的发布和执行有利于深化企业的档案业务,提高档案管理工作的整体水平,为档案利用需求方提供更好的服务。

随着企业档案管理工作自主性的增强,档案管理的形式也越来越多样化。在日益激烈的竞争环境中,要想提高企业档案管理的质量和水平,就要规范建立企业档案管理质量体系,根据国家法律法规要求及权限,充分挖掘档案资源所间接带来的经济效益和社会效益,并在开展档案管理规范化的同时,积极为国家、省市档案局等部门工作提供资源支持和配合。在这个过程中,可以进行充分的档案管理业务对接交流,日常实操工作中的不足问题得以充分显露,促进企业档案管理及内部制度文件的规范化和标准化执行。

3.企业档案管理的常见问题分析

3.1标准化的体系管理意识缺乏

在实际档案管理业务工作中,大多数企业高层对于档案的重视程度不太高,档案管理合法合规的情况不一,能够主动对接业务执导的企业并不多,质量管理意识、标准化管理意识普遍不强。大多数企业中的档案管理员不是专业科班出身,在老员工传帮带的基础上走上岗位,更容易受到传统管理方式的影响,思维方式上都有一定的局限。这种影响造成部分管理人员对档案管理工作流于形式,方式方法按部就班,法律法规得不到有效的落实,档案业务质量就无法保证,这也是企业档案管理中不可忽视的漏洞和危险因素。

3.2业务管理条文的强制性较弱

根据我国档案管理法律法规和相关体系研究著作可以发现,有些标准和规范性的文件中采用了推荐性的*/T标准,或者在标准条款描述过程中使用了“可”字进行表述,使推荐性高于了强制性。对于一些具体的管理操作问题,有些标准制定得比较模糊,企业档案管理人员在实际执行中无法明确使用哪一种方式方法,只能凭个人经验进行处理。对于一些明确的管理条文,个别档案管理人员以推荐性业务文件为由拒不执行,态度随意。

3.3企业档案管理的动态性较差

经济环境下的信息更新瞬息万变,企业档案管理仍局限在单位、部门内部,从法律法规、外来文件的识别查新、学习执行等方面用力不足,不能及时获得最新、最全的标准要求,形成业务标准调整滞后,持续性动态管理缺乏的情况。企业档案收集时,内容繁多,范围不断深化和扩展,这对于企业人力和财力资源来说都是一项困难。固守原有的管理模式,不能及时转变管理视角,更新优化管理模式,对企业档案管理工作质量而言是目前最大的瓶颈。

4.提高我国企业档案管理的策略

4.1合理运用标准体系管理方法

企业档案管理应以“质量管理”为核心,结合GB/T19001-2016质量管理体系要求,在实际管理中建立健全档案收集、审核、立档、入库、查借阅服务等各工作环节的控制程序,明确职责任务、方式方法、操作流程,重点将档案信息的来源质量、齐全率考核纳入控制文件,真正实现全过程、全流程的质量管控。同时,要对企业档案管理工作中各环节工作人员的配比进行优化,由专业档案管理员牵头,加上档案信息来源单位工作人员、兼职档案员的配合,就能够实现档案管理工作的高效率、高质量推进。

4.2科学建立档案管理质量体系

首先要对档案管理各业务环节进行全面梳理,建立明确的工作流程、质量标准、岗位职责,识别出各环节的危险源和不可接受风险,制定有针对性的应急处置方案。其次,增加对档案管理工作的企业内审、管理评审、合规性评价、满意度测评等体系管理必备环节,建立起企业档案质量管理体系,从而实现对档案全过程的管理控制。第三,通过PDCA的方式,对管理各个阶段的效果进行测量和评价,并根据测量和评价结果采取合理的纠正措施,实现档案管理业务质量管理体系的不断优化改进。

4.3重点关注利用者满意度测评

档案管理要注重查阅利用者的需求,以利用者的满意度为主要评价指标,而利用者的范围不仅仅是指本企业的查阅利用者,还应包括各级业务主管部门。评价档案管理工作质量的高低,可以从业务合规性和利用者满意度为切入点,以满意度测评的方式进行。满意度的测评工作要建立正式的管理文件,明确测评对象范围、时限及周期、测评方式方法等内容,对测评结果及时梳理总结,该纠正的问题立即纠正,该处理的事项立即处理,并将反馈情况保留记录、归档管理。测评中,要注意收集利用者的个性需求和期望,使其与档案质量管理体系相协调,确保档案管理的真实性和可靠性,充分发挥出档案资源的服务利用价值。

结束语:

综上所述,在企业档案管理过程中要加强档案管理质量体系建设工作,这是提高企业档案管理工作水平的关键。通过过程管理,对每一个业务环节进行控制,使所有资源和活动都在质量管理体系下进行传递和运行。加强档案管理人员科学配比、管理方法优化提升工作,关注利用者的满意度测评,让业务工作和服务利用工作有效结合,为企业提供出坚实的管理框架和工作基础,进而提升企业档案管理工作效率和水平,才能为企业带来更大的经济效益和社会效益。

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