关于项目部三体系内审与内部监查活动的几点思考

关于项目部三体系内审与内部监查活动的几点思考

王立森岳龙飞

中国核电工程有限公司福清项目部质量保证处

摘要：根据公司总部要求，现场各项目部应组织各自的三体系内审活动，因福清项目部（以下简称项目部）按照核安全法规及其导则的要求建立了质保体系，还应按照程序要求组织开展内部监查活动，鉴于此，项目部三体系内审活动与内部监查活动一同开展。笔者结合自身工作经验，指出了项目部内审/内部监查活动过程中的不足之处，望在后续内审/内部监查过程中加以改进和借鉴。

关键词：项目部；内审；监查

1定义

1.1审核

为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。

审核分为内部审核（也叫第一方审核）、外部审核（包括第二方审核、第三方审核），第一方审核是由组织自己的名义对其管理体系实施独立验证的审核；第二方审核是由组织的相关方，如顾客或其他人员以相关方的名义进行，第三方审核是由监管机构或者认证机构进行的审核。这里只讨论内部审核，即由项目部内部组织开展的审核。

1.2监查

通过对客观证据的调查、检查和评价，为确定所制定的大纲、程序、细则、技术规格书、规程、标准、行政管理计划或运行大纲及其他文件是否齐全、适用，是否得到切实遵守以及实施效果如何而进行的审核并提出书面报告。

上述两个定义，“审核”来自于GB/T19011-2013《管理体系审核指南》，“监查”来自于HAF003《核电厂质量保证安全规定》，虽然定义解释不一样，但其实质基本相同，即通过客观证据评价现行文件的执行情况并形成书面报告。

根据公司总部要求，现场各项目部应组织各自的三体系内审活动，因项目部是按照核安全法规及其导则的要求建立的质保体系，还应按照程序要求组织开展内部监查活动，鉴于此，项目部三体系内审与内部监查活动一同开展。

2内审/监查的实施

2.1策划

项目部一般在当年底编制下一年度的内审/监查方案（也称作年度内审/监查计划），编制年度内审/监查方案计划时应首先考虑内审/监查的时机，对于时机的把握应充分考虑被审核/监查方的年度工作计划，结合现场工程进度，尽量在现场重要节点前开展内审/监查，确定了被审核/监查方的时机之后，可以根据主监查员的工作经历、能力、专业技能来考虑适合的主监查员。至于内审/监查的内容，按要求需要覆盖所有质保大纲和三体系标准的所有要素，满足上述要求的前提下，主监查员还应结合现场实际情况及以往内审/监查发现的问题，在组织制定提问单时重点考虑。

2.2组织实施

年度内审/监查计划批准之后，则应发送至主监查员及被审核/监查方的接口人，以便提前准备相关工作，保证审核效果，内审/监查的实施流程按照GB/T19011-2013《管理体系审核指南》开展，项目部也编制了《项目部质保监查管理》（CNPE-FQ-1-04-003）程序明确实施流程，此处不再赘述，流程如下：

图1：内审/监查实施流程图

3被审核/监查方的问题及建议

表1：近三年内审/监查问题分布表

图2：近三年内审/监查问题分布图

根据以上数据分析，我们不禁要思考，每次内审/监查完成后，针对发现的问题都有相应的问题分析、跟踪、验证、关闭，为什么每年在文件控制、组织、记录控制方面问题还是居高不下，并且会重复发生，其问题体现，无非以下情况：

1.组织类的具体问题体现是：部门职责未履行、部门组织职责未覆盖大纲要求的内容、接口不清晰问题；

2.文件控制的问题体现：组织机构调整造成的程序升版不及时、引用文件错误、文件收发问题；

3.记录控制的主要问题体现：记录填写不规范、不完善、无可追溯性、记录标识问题。

究其根本原因在于：

1.各部门没有形成定期自纠、自查的工作习惯，出现的问题或者部门潜在的风险没有识别，导致不能及时形成改进措施，在内审/监查时集中暴露问题；

2.没有充分利用程序定期审查时机，质量保证部每年会组织各部门对各自所编制的程序进行有效性、适应性审查，从结果来看，效果不理想，该工作还是停留在表面，没有对程序进行全面审查；

3.纠正措施效果不佳、经验反馈应用不当，在内审小组开出CAR/OBN之后，原因分析不充分，导致所采取的措施不对应；同时，也未做到举一反三，全面梳理工作中的问题及不足，未将信息有效反馈至相关人员，失去整改问题的时机。所以，被审核方各级人员应该重视、珍惜审核小组提出的CAR/OBN和整改建议，在后续工作中加以改进，不可只考虑如何顺利、快捷的关闭问题。

4内审/监查人员的问题及建议

目前，通过参加项目部的内审/监查活动，发现内审/监查的组织工作和内审员自身也存在不足，如：

1）项目部的内审/监查工作太过于集中，12个职能部门全部集中在5个工作日内完成（总部要求），项目部各部门出动了大量的人员（所有的内审员加各部门的配合审查人员）完成内审/监查工作，没有体现出计划的合理性，内审/监查效果也一般。从2018年始，将改善该项工作，将内审/监查分阶段进行，并考虑各部门的工作情况，合理安排内审员。

2）部分内审员误认为发现的不符合内容越多，越证明其审查水平、能力，在内审/监查时抓不住重点，停留在无关紧要的细节上（如死扣字眼，错字、错误的标点符号等），而这些行为对于被审核方会认为有意在寻找问题，甚至导致不必要的冲突发生。所以，对于内审员来说，还是应以提问单为参照，确保审核要素的全覆盖。

3）对法规、标准、程序掌握程度不够，这是制约内审员水平、能力提高的关键因素，具体表现为：对“合格”或者“不合格”不能做出准确判断，或者对“不合格项”视而不见，又或者明知属于“不合格”问题，却又找不到合适的依据。所以，要想提高内审/监查水平，还是要加强学习，那么，对于项目部的内审/监查来说，首先要熟悉的还是HAF以及相关导则（法规是基础，导则是加强）。

4）走马观花式审查，个别内审员在某一要素上查到问题即止，没有根据问题的性质考虑是否需要进一步的深入审查或者抽样检查，造成只是个别、偶然问题的假象，而其本质可能是系统性的或者区域性失效的问题，导致失去了管理体系改进的时机。作为主监查员，在小组内部讨论时，或者在内审/监查开始前，要适当与内审员沟通抽样的合理性。

此外，部分内审员在审查技巧也较差，主要有以下表现：

1不会抽样，由被审核方提供，处于被动的状态，或者样本不具有代表性；

2八卦性，部分内审员在内审/监查时心不在焉，时而讨论电视/电影、时而讨论当前政治、社会新闻，对内审/监查工作持应付态度；

3沟通能力差，总是强调“我觉得应该……”、“我感觉……”，不能做到有理有据。

5结束语

内审/监查是不断完善项目部质量保证体系的必要手段，希望项目部的内审员及审核方接口人员对照以上问题，能够在后续工作中杜绝此类问题的发生，提升项目部内审/监查工作的有效性和实效性。

参考文献

[1]GB/T19000-2016《质量管理体系基础和术语》，2017年7月1日实施。

[2]GB/T19011-2013《管理体系审核指南》，2014年4月1日实施。

[3]HAF003《核电厂质量保证安全规定》，1991年7月27日实施。