探讨如何做好企业办公室行政事务管理工作

探讨如何做好企业办公室行政事务管理工作

张俊

（国网湖北襄阳供电公司客服襄城分中心湖北襄阳441021）

摘要：行政部门是企业的重要组成部分，做好行政事务管理工作，有利于提高企业的行政能力。虽然各个企业的工作性质、人员配置以及经营规模等各不相同，但是，无论在大企业还是小企业中，行政事务管理工作都具有一定的复杂性、多样性以及琐碎性等特点，应根据行政事务的具体情况，提高企业行政事务管理水平。只有这样，才能确保企业的正常运行，促进企业的良好发展。

关键词：企业；办公室；行政事务；管理工作

引言

目前，所有的企业都非常重视自身的办公室行政事务管理，而且在多方面都投入了较大的时间与精力。但是，部分企业在努力的改善管理后，并未得到理想的效果，甚至是出现了更多的问题。这种情况的出现，为企业办公室行政事务管理工作提供了新的方向。在企业办公室行政事务管理工作的过程中，需要保证阶段性的工作成果，一方面制定有效的策略，另一方面必须避免造成新的问题，否则将会直接影响最终的管理成果。

1办公室行政事务管理工作的特质分析

企业行政部门是一个综合部门，集服务与管理为一体，既具备管理职权，又负责为经营单位提供服务，工作涉及面较广，很多行政事务与员工的利益密切相关。企业行政事务指的是企业的各项服务与日常管理琐碎，例如督查督办、后勤管理、卫生管理、办文办会、公务接待等，企业日常事务均由行政管理部门负责。企业行政事务管理工作质量和工作效率，均会对企业的正常运转造成影响，企业应重视办公室行政事务管理工作。行政事务管理人员必须具备清晰的工作思路，制定明确的工作目标，积极采取措施解决企业的琐碎事务，为企业排忧解难。

1.1服务性

在行政管理人员方面，其管理工作复杂，每天要处理各种繁杂的事务，还要对企业中的各个领导阶层和工作人员之间进行协调和沟通，其自身的工作特点决定了其工作性质具有服务性的特点，所以，行政管理部门具有明显的服务性的特点。

1.2繁杂性

办公室行政事务管理工作另一特征是繁杂性，在日常工作中，企业大小事务都要经过行政管理部门。从表面上看，办公室工作做的都是些繁杂的小事，单这些琐事如积少成多，如在细节上处理不好，就会直接影响到企业正常的工作秩序、效率和质量，长此以往的话，就会影响到企业的稳定和发展。这就要求行政管理人员要做好全方位多角度的考虑，对各种行政事务妥善处理，并处理好企业内部人员之间的关系。

1.3困难性

对行政事务管理来说，办公室工作是全方位、开放型的。既要处理好各类关系，又要适应领导工作的风格和方法，存在任务多、时间紧、困难大等时效性和操作性方面问题。对企业来说，行政管理人员既要处理好上下级单位之间的关系，又要协调好企业间、部门间的关系。简单来说，对企业内部，要处理上下层关系，增强企业向心力，对外，要树立良好的企业形象。一是注重时效性，有些事刻不容缓，必须马上落实，有些则要常抓不懈，适时督办。二是职责广。行政管理工作职责上到领导会议安排，下到必需品购买、发放，这些都需要行政部门完成。为了顺利完成各项工作，行政部门不管在服务领导方面还是对基础员工服务方面都要全面考虑，事无巨细。

2提高企业行政事务管理工作的措施

在经济迅速发展的今天，国家对企业办公室行政事务管理的高度重视。企业在很大程度上，影响着社会的发展水平。为此，在解决问题的过程中，还要采取一系列的有效措施，将企业办公室行政事务管理的问题彻底根除，要建立日常工作中的良性循环。结合以往的工作经验和目前的工作标准，提高企业办公室行政事务管理工作，应该要在以下几个方面努力：

2.1加强思想建设

思想建设工作一直是我国的优良传统。加强企业办公室管理室的思想建设，必须牢固树立以下三种观念：第一，树立创新观念，企业办公室的工作人员要充分发挥自己主观能动性，树立创新观念，挣脱传统工作模式、工作套路的束缚，创造性地做好工作，还应该根据企业的发展现状提出符合企业实际的具有创新精神的观念、见解，协助高层进行决策，使工作体现出创新精神；第二，要树立全局观念，企业办公室的管理以及工作人员必须要树立一种全局观念，在对企业的各个方面深入了解的基础上从全局进行考虑，宏观上进行权衡，听取各方面的意见、建议，才能发挥出办公室在企业中的作用；第三，要树立政策观念，企业办公公室的人员要时时关注国家大政方针的制定与实行，在了解国际按政策、方针的基础之上结合本企业的实际协助高层制定出企业发展规划。

2.2制定企业行政管理目标，做好行政事务规划工作

要想提高行政事务管理工作效率，做好本职工作，就应制定相关的管理制度，监督制度落实情况，加大管理力度，提高行政部门的约束力和执行力。第一，必须结合全企业的发展，制定具体的行政管理目标。随着经济的发展和社会的进步，企业的行政工作，从侧面反应了企业的发展情况。为此，在制定目标的过程中，需在多方面来完成目标的制定；第二，规划工作不能总是通过传统的方法来进行。在现阶段的工作中，规划工作需结合销售目标、企业市场份额、行业的话语权等等，再加上企业办公室行政事务管理水平，开展相应的规划工作。保证企业上升的过程中，不会造成小问题的频繁出现。

2.3科学管理，适应现代化发展的需要

在行政管理机构中，作为关键一环的办公室，一方面综合了办事机构的事务，另一面还是企业领导的参谋部门，具有办事、咨询服务的功能。办公室行政管理任务繁重，如果没有科学的管理，加上员工素质低下或不合理配置，都会影响行政管理工作的有效发挥。因此，要科学化管理，合理设置机构，建立健全管理制度，提高自动化水平，打造高效管理部门。

2.4提高自身综合素质

办公室行政事务工作繁琐，涉及方方面面，工作人员若不努力提高自身素质，更新知识，将难以满足新形势下企业对行政管理工作人员的要求，难以胜任行政管理工作。因此，行政事务管理工作人员应加强学习，掌握与行政工作相关的法规政策等，提高自身工作能力，注重形象，为企业赢得良好声誉。行政事务管理工作人员要求较高，必须具备良好的精神面貌，为人处世谦虚有礼，待人情切随和，举止文明，谈吐得体，在出现突发事件的情况下，应以领导的意图为准，做好突发事件处理工作，细化管理，尽量化解纠纷和矛盾，遇事要冷静，处理事情要果断，不可拖拖拉拉，耽误工作，影响工作进度。

3结语

做好办公室行政事务管理工作能为企业的发展奠定一个良好的基础，有利于企业的发展。企业办公室行政管理工作具有多方面的特点，其在企业的日常运行中具有十分重要的作用，因此，及时发现行政管理工作中存在的问题并加以改进，能够使得企业快速发展。

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[6]税梦.现代企业办公室管理工作的优化与完善初探[J].低碳世界，2018，（6）.

作者简介：

张俊（1980.11.1），女；湖北谷城；汉；大学本科；馆员；办公室专责；研究方向：办公室管理、用电营销管理。