浅议如何编制好岗位说明书

浅议如何编制好岗位说明书

常骄阳

山西兰花科技创业股份有限公司唐安煤矿分公司山西晋城048400

摘要：为使企业持续更好的发展，适用新时代现代化企业发展的要求，使企业员工的工作更加有序条理的工作，不发生混乱，确保组织生产工作效率的提高，使得编写好岗位说明书就显的尤为重要。本文从编写岗位说明书目的用途出发；编写人员应具备的条件；如何编制好岗位说明书；及如何保持岗位说明书的动态管理，持续的更新方面进行了详细的阐述。

关键词：编制；岗位说明书；动态管理；持续更新

一、编写岗位说明书目的用途

职位说明书,其实就是岗位的作业指导书,清楚的定义岗位的职责和职权。目的是：一是使权,责分明。二是协助新员工能够快速的了解岗位日常的定期的工作内容及权,责。三是做为绩效考核的依据和标准。

岗位说明书的用途是告知企业员工做些什么、员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的制度和规定，并做到什么标准的文搞。

二、是编写好岗位说明书人员应具备的条件。

一是对编写岗位说明书人员语言表达和写做能力有一定的要求，要求在编制时，做到文字简单明，并使用浅显易懂的文字填写;二是编写岗位说明人员要对所编写的岗位环境非常了解。要做根据公司的具体情况进行制定，清楚其岗位的工作责职，操作流程和关键控制点非常熟悉，做到内容要越具体越好，避免形式化、书面化。

三、如何编制好岗位说明书

一是做好编制岗位说明书的准备工作。

首先确定参加编制的人员。1、岗位的直接承担者2、岗位的直接管理者3、人力资源专家等。其次是准备好相关硬件和软件，如电脑、工具书、企业相关规章制度、与岗位有关业务流程和操作规程。

二是做好编制岗位说明书设计和规划。

（一）对岗位工作进行分析。

根据组织架构，进行岗位梳理，做好工作分析。岗位工作分析主要包括两方面的内容：岗位描述，岗位要求。

A、岗位描述，它包括以下几个方面的内容：

1、岗位名称。即指岗位所从事的是什么工作。

2、岗位活动和程序。包括所要完成的工作任务、工作职责、完成工作所需要的资料、机器设备与材料、工作流程、工作中与其他岗位人员的正式联系以及上下级关系。及各岗位之间的环节点的方式和注意思项。

3、工作条件和环境。包括正常的温度、适当的光照度、通风设备、安全措施、建筑条件，及个人防护措施，甚至工作的地理位置。

4、社会环境。包括工作团体的情况、社会心理气氛、同事的特征及相互关系、各部门之间的关系等。

5、职业条件。由于人们经常根据职业条件来判定和解释职务描述中的其它内容，因而这部分内容非凡重要。职业条件说明了工作的各方面特点：工资报酬、奖金制度、工作时间、工作季节性、晋级机会、进修和提高的机会、该工作在本组织中的地位以及与其它工作的关系等等。

B、岗位要求

岗位要求说明了从事某项工作的人所必须具备的知识、技能、能力、爱好、体格和行为特点等心理及生理要求。

具体可从以下几个方面进行考虑：

1、岗位基本信息。岗位基本信息也称为工作标识。包括岗位名称、岗位编号、姓名、所属部门、直接上级、职等职级、定员等。

2、工作内容描。这是最主要的内容，此栏具体描述该职位所从事的具体的工作，应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作，包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限，工作要达到的标准。同时，在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件，以及在不同阶段所用到的不同的工具和设备。

在进行工作内容描述时，要先列出所有工作内容清单，然后分析清单后将其归类，主要的工作内容一般为七、八项，内容太多则很显得过于复杂，也很难明确具体任务。

3、从业或任职资格。要做到对事不对人，避免以当前在职员工的学历为标准。(a)填写从事该职位目前应具有的最低学历要求。(b)应具有的最起码的工作经验要求。一是专业经历要求，即相关的知识经验背景；二是本组织内部的工作经历要求，尤其针对组织中的一些中、高层治理职位。（c）技能要求。即从事该职位应具有的基本技能和能力。某些职位对专业技能要求较高，没有此项专业技能就无法开展工作。而另一些职位相比之下则对某些能力要求更为明确。

4、个性特质。指从事该岗位通常需要从业人员具备何种性格特征。

5、其它。例如该岗位通常表现的工作特性，在流水线上可能需要三班倒；在高科技企业中需要经常加班；建筑施工人员经常出差等。

6、明确责权范围，做到不重复、无交叉。责任指此项工作所担负的职责和应当按时完成的任务。权力一定的工作岗位要承担一定的责任，必须要有人、财、物上的支配权力。做到职责明确，职权清楚，不重复不交叉。

三是对岗位说明书具体填写要求。

1、岗位基本资料：包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点等。

2、岗位工作概述：简要说明岗位工作的内容，并逐项加以说明岗位工作活动的内容，以及各活动内容所占时间百分比，活动内容的权限;执行的依据等。

3、岗位工作责任：包括直接责任与领导责任，要逐项列出任职者工作职责。

4、岗位工作资格：即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件，主要有学历、个性特点、体力要求以及其他方面的要求。

5、岗位发展方向：在部分企业的岗位说明书中还会加上岗位发展方向的内容，希望通过岗位发展方向不仅明确企业内部不同岗位间的相互关系，而且还有利于员工明确发展目标，将自己的职业生涯规划与企业发展结合在一起。

6、岗位分析日期：目的是为了避免使用过期的岗位说明书。

7、岗位说明书填写的语言描述要求，应该用准确、简洁的语言，全部或主要部份加以表述，以便形成规范、准确、使用方便的治理文件。

四是岗位工作说明书的外在形式。

一是根据一项工作编制一份书面材料，可用表格显示，二是可采用文字叙述。三是表格与文字叙述相结合方式。

五是建立起岗位说明书的动态管理制度，岗位说明书要做到不断修正、补充和更新。

岗位工作说明书的编写，不是一劳永逸的工作，要确保岗位说明书不过时，与时俱进，不成摆式，能确实其到适时指导业务的做用。在实际工作当中，随着公司规模的不断扩大，岗位说明书在制定之后，还要在一定的时间内，根据某项工作职责和内容的变动，给予必要程度的修正和补充，依据实际做好职位增加、撤消，确保与公司的实际发展状况保持同步。同时使得岗位说明书有效，才能使其起到应有的作用。

参考文献：

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