档案业务外包的发展对策之我见

档案业务外包的发展对策之我见

宋元红

宋元红黑龙江省依兰县154800

摘要档案中介机构作为我国档案业务外包的实践者和重要载体，应当积极采取各项可行策略和有效措施，努力践行“优秀的专业化外部资源”这一目标，成为我国档案业务外包市场的真正主力。

关键词档案业务外包发展对策意见

一、运行机制改革——以妥善处理与档案行政管理部门关系为前提

作为档案事业的宏观管理者，档案行政管理部门首先应在观念上深化对档案中介机构作用的认识，重视档案事业的长远发展，而不是仅仅拘泥于短期经济利益。对于原本隶属政府部门的档案中介机构，以鼓励和引导其独立运作发展为先行策略；对于具有独立法人资格的档案中介机构，档案行政管理部门则应在政策上给予积极扶持，以构成有序公平的档案中介市场的先决条件。档案中介服务业的有序和规范化，不再只倚靠主管行政部门事无巨细的管理，而是利用市场机制来促进档案中介机构的自由竞争、自律发展与自我完善，在此过程中档案行政管理部门的关键作用是对档案中介服务业进行全局性的指导和监督。另一方面，作为履行档案业务外包职能的新生代事物——档案中介机构应努力使自身保持于独立而不游离，中介而不依附的理想定位。在正确处理与档案行政管理部门的关系时要防止我国企业改革中政府与企业藕断丝连、政企不分状况的再现，原由档案行政管理部门撤并或建立的各类档案中介机构必须逐步与本级档案行政管理部门脱钩，使其成为真正具有独立法人资格的中介组织。因此，笔者建议，政府部门应及时鼓励档案中介机构依法成立行业协会。

二、业务规模提升——以科技创新助力基本档案业务拓展为契机

首先，作为档案中介机构的优势项目和基本服务形态，传统档案业务是档案中介服务业保持持续竞争力的基础，任何深层次、高技术含量的档案信息服务都根植于传统档案管理实践，因此，档案中介机构必须给予足够重视。企业期望以最低廉的成本获得质优、高效的档案服务，因而选择将档案管理职能外包，档案中介机构已然开辟了档案业务外包的市场，便应当不断巩固其擅长的劳务性和技术性档案服务，在档案整理、鉴定、修复、寄存、咨询、培训等基本服务项目上“求实”，以求进一步实现在档案信息资源开发和利用上的“创新”，实现自身业务层次不断深化和顺利过渡。其次，档案中介机构在立足基本档案业务的同时要审时度势，只有对经济和社会形势变化保持应有的敏感，才能为发现新市场需求提供可能。在经济体制改革的推动下，许多企业已摒弃了泛化的服务理念，因其极易造成整个行业领域的重合与“冗余”，不利于自身竞争力和创新机制的形成。对此档案中介机构应该引以为鉴，尽量将市场和客户需求细化，提供针对性强、专业化程度高的服务，以获得大量长期稳定的客户。在这一方面，深圳市深港档案寄存中心有限公司堪称档案中介服务业的翘楚，其固定客户在深圳市已多达500多家，除政府机关及国内中小型企业外，还有部分大型跨国公司，涵盖的产业领域也较为广泛，包括法律、政府、医疗、保险、银行、证劵、工程及制造业。深港档案寄存中心有限公司的前身是隶属于深圳市档案局的档案寄存中心，于2004年完成改制，在成立初期即对其服务对象、服务内容、服务手段及服务层次作了全方位的拓展：在服务对象上，由原来局限于档案升级达标的机关单位和国有企业，向重点项目建设单位、私营企业、外资企业及个人拓展；在服务内容上，由一般的档案整理、寄存，向档案现代化管理、档案鉴定、档案编研、档案科技成果转让等方向深入；在服务手段上，由以劳动密集型的手工劳作为主，向应用计算机技术、现代存储技术、网络技术等高科技手段改革；在服务层次上，由简单低层次的服务，向高层次、高附加值的信息资源开发方面提升。深港档案寄存中心有限公司的成功实践，不仅使自身业务及规模逐渐优化，也对我国档案中介机构探索又好又快发展模式有着极为积极示范和激励作用。需要指出的是，鼓励档案中介机构拓宽业务范围过犹不及，应遵循适度原则。档案中介机构在新业务运作之前，必须充分考虑对于该业务的承受能力和维持能力，进行战略成本分析，确保自身有能力规避风险，再对此项业务的开展与否做出决策。档案中介机构要得到真正发展，不是跻身于每个业务领域浅尝辄止，而是觅得最适合自身钻研的方向，进行专深化的业务开拓。。

三、建章立制——以加强外部监督与促进行业自律为原则

市场化运作是档案中介行业的大势所趋，但市场经济有着盲目发展的局限性，因此，正确引导和监督档案业务外包市场良性发展至关重要。相较于我国档案业务外包实践，相关法律和制度规章建设明显滞后，已经颁布的相关管理办法和条例大多“宽泛笼统”有余，“切实可行”不足，而档案中介机构自身的规范化，也因无章可循显得较为无序，这对档案业务外包市场的健全和完善是极为不利的。据此，笔者认为，档案中介行业的建章立制，必须完善主管部门监督职能和促进档案中介机构行业自律双管齐下，缺一不可。档案行政管理部门正确行使监督权的前提是具备强有力的政策保障和法律支持，但目前我国尚未出台规范档案中介机构的档案法规或规章。尽管许多地区档案中介机构的立法己经展开，如《苏州市档案管理办法》、《天津市档案管理条例》、《黑龙江省档案管理条例》等均有涉及档案中介机构和从业人员实行资质认定的条款。为了保证档案行政管理部门在行使监督职能时有法可依，也为了地方性档案中介法规和专门性规章提供统一而有公信力的参照，国家档案局及相关主管部门应在全面考察我国档案中介机构发展现状的基础上统筹规划，制定全国范围内普遍适用的档案行政法规，对档案中介机构的性质、地位、职责，档案中介服务的范围、程序，档案中介机构和客户各自的权利、义务及从业人员等做出科学、统一、规范、全面的规定，形成档案中介行业纲领性的规范准则。在档案外包业务和中介服务监督指导行为的具体执行方面，各级档案行政管理部门作为主管部门，要建立科学有效的档案中介质量评估和宏观监控的机制，逐步制定和完善档案中介机构的质量评估指标体系，适时开展对档案中介机构工作的评估，对于不可避免的行业纠纷或争议，应依法妥善处理并做出正确合理的仲裁决定。此外，档案行政管理部门应主动与工商、审计等管理部门联合执法，督促档案中介机构及时备案，重点解决好档案中介机构在档案事务中的准入问题，明确机构登记和从业人员资格认定的程序和标准，对档案中介业务中需要的各种手续制定统一的合同文本及表式，并按时开展年度检查和阶段性审核验收。相对于以监督指导为主的外在规范机制，档案中介机构自我约束是提高档案中介从业质量的根本保障。档案中介机构作为独立的经济主体，首先应当树立并不断增强独立核算、自负盈亏、依法纳税、自主经营的意识，为自律机制真正发挥作用奠定基础。在外包实践中，与客户建立相对稳定的合作关系是承包商获得长期收益的重要保证。同样，建立并完善与客户有效、便捷的信息沟通系统，形成稳定的档案业务外包契约合同关系，也是档案中介机构在档案业务外包市场中取得长远发展的前提和保障。