档案管理存在的问题及对策分析

档案管理存在的问题及对策分析

夏国洋

嘉祥县园林环卫事务中心山东嘉祥272400

摘要：在经济体制改革的不断推动下，从以往的经验来看，档案管理体制还不能很好地适应新时期市场经济的要求，在某种程度上制约了企业的健康可持续发展，因此，档案管理也一直处于较为被动的状态。在新时期如何做好档案管理的体制改革工作已经成为重点和要点，需要相关工作者做好这方面的研究和分析。

关键词：企业；档案管理；存在问题；优化策略

中图分类号：F457

文献标识码：A

引言

档案在单位中的作用是显而易见的，能够对单位的发展过程进行详细记录，对领导制定决策、对单位的有序发展提供有益的借鉴和参考。档案管理工作是复杂的，在实际管理的过程中，需要将各种数据信息进行分类，并借助相关方法进行整合，使有限的数据信息能够发挥出内在的价值和作用，为单位的发展奠定良好的基础。必须充分重视档案管理中存在的问题，在整合各种资源的基础上，采取科学有效的方法，使单位能够朝着制度化、科学化和健康化方向发展。

1档案管理存在的问题

1.1领导不够重视

很多单位在日常运行中，忽视了档案管理的重要性，相关领导没有从思想上和行动中重视档案管理工作，在这种情况下，员工对于档案管理也有一定的忽视，档案管理工作难以在正常状态下有序进行。在档案法宣传的过程中，各级领导对于档案管理工作有了新的认知，开始逐渐重视档案管理工作，但是由于基础性问题和陈旧思想的影响，档案管理工作的进行依然存在着一系列矛盾。成立的档案管理小组缺乏必要的方法指导，工作人员的积极性受到较大程度的影响，在很大程度上阻碍了档案管理工作的进行。同时，由于档案管理的基础设备比较陈旧，给档案管理工作带来新的阻碍，在收集资料的过程中，设备不能满足管理的需要，等待的时间较长，造成资料的丢失损害，严重浪费了人力、物力和财力等，影响后续工作的正常进行，大大降低了档案管理工作的效率。

1.2档案管理制度需要进一步完善

当前，我国档案管理过程中，对于档案的利用效率较为低下，在收集和整理档案的过程中，由于方法的不正确和相关人员操作不当，在很大程度上降低了档案管理工作的准确性与科学性。在使用档案管理的时候，往往存在着收集片面、管理不严、借阅信息记录不完整等现象，这些情况在很大程度上影响了档案管理的有效性，造成档案管理出现比较明显的漏洞。当前，很多单位缺乏完善的档案管理制度，或者有些单位虽然设置了相关制度，但是并没有得到严格落实，在实际工作中并没有发挥出自身应有的作用，档案管理的整体情况依然比较片面和松散。由于缺乏制度上的保障，档案管理工作在执行的过程中，将会出现人员分配不合理、职责不明确、工作效率低下等问题，档案资源无法在内部得到共享，影响了资源本身价值和潜在价值的有效发挥。

2企业档案管理优化措施

2.1企业档案管理体制构建走市场化道路

市场化永远是企业管理未来走向的重要参考和趋势，更是世界行政改革的共同趋势所在，引领着各大企业的改革。我国企业档案管理体制建立必须参考市场要素，因为市场在资源配置中起决定性作用，档案资源是企业信息资源管理中不可或缺的基础，企业还需要按照市场化竞争和运营来进行档案体制管理；档案资源是企业发展不可或缺的信息资源，因此企业还需要按照自身的情况、竞争的体制不断地改善档案管理体制；企业档案管理工作要为企业生产经营提供建议和意见，档案工作在市场中进行，那么必须按照市场的需要做好档案信息存储和档案资源的开发工作，不断创新，让日益增长的档案信息符合企业发展的需要，使企业档案工作更好地为经济建设服务。档案工作有了方向和目标才能够完成市场交给自己的多种任务。

2.2积极优化与完善档案管理制度，提升规范化与制度化水平

档案管理工作的有序推进离不开先进与完善的管理制度的保障。为了提升档案管理的效率与质量，档案管理制度化建设是必然之举。首先，企业要明确档案管理部门的职责，构建专门的档案管理部门，设置专业管理人员，合理进行权责划分。其次，优化归档制度，制定档案划分原则，明确档案归档方法。最后，结合企业实际，制定档案保密制度，做好保密登记，合理进行保密级别区分，构建行之有效的办法。另外，正确处理保密与共享的关系，做到对不同类型档案资料的恰当处理。

2.3建立基于网络的档案管理信息系统

有了基于大数据技术的数据库，可以实现及时方便的档案信息处理及数据库补充，而与之相配套的基于网络的档案管理信息系统的开发，以实现档案信息网上发布，开展咨询服务，提供利用服务等，使档案信息资源更好地为企业服务就成为必需。例如，专门为档案管理设计开发的“中国石油档案管理系统”。中石油档案管理系统在集团公司内各单位档案管理中已全面推广应用，为集团公司档案信息系统性、真实性、有价值性和档案提供利用更方便等提供了技术保障。

2.4加强有效防控，确保网络档案信息安全

水利企业已建立了统一的企业信息系统平台，员工通过平台，可以不用到档案室就能随时查询档案资料，大大突破了时空限制。因此在方便电子档案信息查询的同时，加强电子档案的信息安全防控显得十分重要。第一，在工作中要实行内部局域网和一切外网的物理隔离，确保档案信息网络传输的安全。第二，登陆企业信息系统平台要设置使用权限和密码，超时自动断开。第三，非涉密计算机不能使用涉密移动存储介质。第四，计算机要安装“防火墙”及防病毒软件并及时更新。第五，电子档案库房环境要符合温度、湿度等相关标准，光盘档案、磁盘档案要放置于防磁柜当中，防止受磁场的干扰，电子档案出入库时要加强检验鉴定等等。

结束语

总之，单位管理的核心是产权明晰，借助档案管理可以实现产权明晰。任何单位在运行过程中都会产生大量资料和文件，档案管理主要是收集这些文件和资料中对单位发展有推动作用的一部分，通过加大档案管理力度和进行档案管理创新等提升单位的竞争力。

参考文献

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[2]胡蝶.浅析企业综合档案管理存在的问题与对策[J].现代企业文化,2015(2):38-38.

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