新时期背景下文秘的工作特点，并提出文秘人员素质培养策略

新时期背景下文秘的工作特点，并提出文秘人员素质培养策略

仇虹

仇虹

华亭煤业集团公司

摘要：文秘工作主要是辅助领导进行相关工作。在新时期的背景下对文秘工作的要求也在不断的提高。不仅要求文秘人员能够具有较高的组织协调能力，还要求文秘人员能够熟练运用办公设备，从而高效完成文秘工作。本文就新时期背景下文秘工作的特点展开讨论，并分析文秘人员需要具备的素质，对文秘人员素质培养的策略进行探究。

关键词：新时期；文秘；工作特点；素质培养

时代在进步，科技在发展，电子信息技术也在不断的提升。目前，企业对文秘工作的要求愈来愈高。首先，在信息时代的影响下，文秘人员必须熟练掌握现代化的办公设备，实现办公自动化。其次，文秘人员应该具有较强的沟通能力、协调能力以及组织能力。除此之外，文秘人员还应该有较高的品德修养、良好的心理素质、正确的角色认知以及创新能力。文秘人员是企业各个部门之间有效沟通的桥梁，向上级领导传达下级员工的工作情况，向下级员工指派上级领导安排的工作，让企业的运营更加高效。

1.文秘的工作特点

1.1辅助性特点

文秘人员对于领导而言起到了参谋的作用，要求文秘人员对收集到的企业运营信息进行准确的评估，帮助领导做出正确的判断，并拟定相应的决策。企业的整体运营过程中就是在不断地发现问题并解决问题，文秘人员的主要工作就是发现企业存在的问题、进行深入的分析，并对发现的问题提出可行性的解决方案，辅助领导做出决策，促进企业的发展。

1.2服务性特点

文秘人员主要的服务对象就是领导。文秘人员的工作内容取决于领导的工作内容，通常情况下是以领导的工作为指导进行工作的。例如，配合领导的工作进行日常文档的整理、组织会议的召开、对市场调研进行准备。所以，文秘人员的工作均是以服务领导工作为目的进行展开的，服务性是文秘工作的重要特点。

1.3高效性特点

随着信息化时代的来临，文秘工作也要与时俱进。电子信息技术在不断的发展，文秘的工作效率也应该得到有效地提高，增强企业的市场竞争力。除此之外，文秘人员的工作效率的提高能够带动领导的工作效率，提升领导者的决策质量，从而能够提升各个部门的工作效率，有利于企业抢占先机，保证企业运转顺畅，提升企业的收益。

2.文秘人员的必备素质

2.1优秀的品格修养

为了胜任文秘工作，文秘人员需要具备一定的专业素质。其中，最重要的就是文秘人员应该拥有优秀的品格修养。只有良好的品格才能提升文秘人员的个人素质。第一，文秘人员应该加强理论学习，提升思想道德觉悟与政治素养，对待工作不推脱、不抱怨。第二，文秘人员应该坚守职业道德操守，忠诚保密、工作负责，不泄露与企业有关的秘密。第三，文秘人员应该坚持不断学习，并将其付诸实践，提高工作能力。

2.2健全的心理素质

文秘人员应该具备良好的心理素质，针对工作上的压力能够从容面对。第一，文秘人员应该培养自己坚韧不拔的意志，在遇到挫折时不能够半途而废。第二，文秘人员应该学会调节自己的心理状态，能够自由的控制情绪。保证在工作时能够不受外物影响，沉着冷静的解决工作中遇到的问题。第三，文秘人员应该紧密联系群众，作为各个部门之间沟通的桥梁，文秘人员要有良好的人际关系与化解矛盾的能力。

2.3合理的知识结构

文秘人员应该秉承着终身学习的思想，不断的完善自身的知识结构体系。第一，不断的完善基础知识结构。基础知识是文秘人员必备的文化素质，包含地理、历史、政治、法律等。只有掌握了扎实的基础知识，文秘人员才能够在工作岗位上不断发光发热。第二，不断的完善专业知识结构。文秘人员的专业知识是文秘人员工作的必要工具，包含秘书学、文书学、写作学、逻辑学、档案学、速记等。通过文秘人员专业知识结构的不断完善，有利于文秘人员工作的开展。第三，不断完善相关的知识。文秘人员只有不断学习与其工作相关的管理学、秘书语言学、心理学、计算机技术等才能够延展其工作思路，提高工作效率。

2.4良好的创新素质

文秘人员在工作中应该树立创新意识。创新是时代发展的主旋律，目前的企业普遍缺乏创新力。这就要求企业内的所有员工都具有创新意识，文秘人员也应如此。要求文秘人员要不甘于现状，不断提升自我，提高工作能力。

3.文秘人员素质培养策略

3.1完善管理培训制度

提升文秘人员的素质对于企业的发展而言有百利而无一害。因此，为了提升文秘人员的素质应结合企业的文化与企业中文秘工作的要求完善相应的管理培训制度。首先，明确对文秘人员培训的目的。让文秘人员能够树立正确的世界观、人生观、价值观，增强其政治素养。其次，明确文秘人员的基本职能。保证通过培训文秘人员在进行工作时能够更好地服务领导，促进企业的发展，让文秘人员能够意识到自己的责任，提升文秘人员工作的质量。最后，根据党的指导方针进行有效的培训。让文秘人员明晰相关国家法律法规，在领导进行决策工作时能够提出合理化的辅助建议。只进行相关管理培训制度的完善还不够，应该将以建立的培训制度进行落实，督促文秘人员能够不断学习、完善自我，提升文秘人员的素质。

3.2落实奖惩激励机制

文秘工作十分复杂，文秘人员减负的责任也十分重大。文秘人员的主要工作就是为领导与企业服务，同时辅助领导进行日常工作的安排。在实际工作中，文秘人员要根据特定的情况灵活的处理问题，客观地分析领导的意图，降低出现失误的可能性。文秘工作能够有效促进企业发展，因此提升文秘人员的素质势在必行。在对文秘人员素质培养的过程中，推行奖惩激励机制十分必要。贯彻落实“任务到个人，责任到个人”的理念，激发文秘人员学习、工作的动力，让文秘人员能够不断的提高自我。在对文秘人员的培养过程中，针对其优秀的地方进行及时奖励，对其欠缺之处进行相应的惩罚，能够有效督促文秘人员发挥长处，更改自身的不足之处，保证文秘人员能够更好地适应工作。

3.3提升创新思维能力

文秘人员在工作中要不断的提高自身的思想认识，树立良好的价值观。文秘工作的业务范围广，承担责任重。因此，文秘人员需要不断的进行学习提升自身的实践技能与创新技能。首先，要针对性地为企业服务，面对领导布置的任务要进行合理的优化整合在去完成，这样不但减轻了工作压力，同时也提升了工作效率。其次，文秘人员在与各个部门对接的过程中要提高工作质量。与各个部门进行有效沟通，有利于提升企业内全体员工的工作效率，进而提高企业的经济利益。最后，文秘人员在进行日常的工作中，要发挥创新意识，将所要进行的工作统筹规划，然后根据工作目标开展工作，提高效率的同时提高自身素质。

结束语：

新时期背景下的文秘工作是一项综合性非常强的工作。从事文秘工作的人员需要具备较高的综合素质，需要掌握基础知识、专业知识以及与文秘工作相关的知识，以此来保证文秘工作的高效完成。随着电子信息技术的发展，目前文秘人员还需要掌握电子信息技术，并从创新的角度看待文秘工作，提高自身的随机应变能力、文字处理能力等。保证文秘工作的高质量完成，有利于促进企业的发展进步。

参考文献：

[1]鲁鹏.新时期企业文秘工作特点与文秘人员素质培养的思考[J].中国高新区，2018（11）：278.

[2]孟克查汗.新时期企业文秘工作特点与文秘人员素质培养探析[J].商场现代化，2014（24）：76-77.