文书档案数字化管理的策略研究

文书档案数字化管理的策略研究

李建梅

云南省开远市档案局云南省开远市661600

摘要：文书档案的数字化是档案管理的最终方向，档案管理是在高新技术以计算机管理为基础的较好的反映，是能够不断增强我国档案管理能力和工作绩效的重要抉择，特别是21世纪信息普及的大前提下，提高电子档案安全性和规范性更加必要。所以，作者为促进档案数字化管理提出几点相关建议。

关键词：文书档案；数字化管理；策略研究

前言

21世纪由于经济的提升，信息化环境也随之而来，我们所生活的环境不断从落后的工业化阶段演变为先进的信息化社会，在如今信息发展的如此快速，谁能够优先了解到第一信息、完整信息，谁就能优先获取信息的控制权，主动出击，也说明了，信息是能够促进社会不断进步发展的关键改革因素。

一、档案数字化管理要素

1.档案管理模式受到档案内容整改的影响

以往的档案管理，档案人员只要把纸质文件材料收集、整理、归档、保管就可以了，管理措施是不需要有改动的，然而随着档案数字化管理进程的不断加快，要求档案工作人员能够熟练掌握计算机的操作方法，比如存档和调用对计算机操作完全不一样，对音视频文件和文档文件归纳整理时要运用的软件工具也差异较大。数字化管理模式是在计算机网络前提下进行的，这就是档案管理模式顺应现代社会发展潮流的表现。

2.档案管理目标多样化

数字化管理的主要表现就是管理目标多元形式。传统的档案管理就是为了记录工作资料，便以相关部门进行查阅，但是具体到调用档案时却很麻烦，这就是因为档案资料的调用操作程序复杂。数字化管理方式就很好的解决了这一点，能够异地调取，从网络上进行档案共享，也让人员便于调取档案，达到档案管理的服务性目标。

3.档案管理数字化的硬件配备。

配置基础设施。在相关设施的各种软硬件都配置妥当的基础上，我们才可以更加高效的去推动档案管理体系的建设。只有完善档案信息体系网络化，才能达到档案资源的传递和转换，档案信息体系网络化是配备基础信息的关键因素。因此，要加大力度的完善局域网，同时推广计算机资源的文档管理。

完善档案讯息资源。以往的档案管理体系对于过量的文档资料，难以系统的管理，加上调用资料的繁琐程序，以此加大力度健全档案管理体系是很必要的。普及档案信息的数据库，有序的整理相关档案资料，以及更明确的分类方式，达到数字化系统，能较好的推动档案管理体系的建立健全。

标准化的普及。在档案管理体系的发展进程中，一定要严格按照标准对档案管理的各个步骤来规范操作。因此来提高工作效率，完善档案管理信息的建设。

二、档案数字化管理现状

1.档案工作人员的技能水平和数字化管理要求不适应

首先我们专业管理人员要具备丰富的专业技术知识，可以及时解决一些常见的软件故障问题，如电脑异常，出现死机、硬盘瘫痪、对重要的机密文件采取多重机密保护、对档案资料定期检查和归纳。在当前很多档案工作人员缺乏专业技能，一些工作人员年龄大，一直局限在以往的档案管理模式中，熟悉住址档案资料的管理，但是对于数字化管理前提下，显然业务能力不足，使得人员对数字化操作难以接纳，甚至不懂得计算机的操作，导致档案文件的丢失。同时一些档案工作人员缺乏对数字化管理的认识，觉得没意义，这也在一定程度上限制了数字化档案管理的前进步伐。

2.档案文件的存档期间科技风险大

在现代化管理手段前提下，运用信息技术是必经流程，而档案管理中的信息技术又容易引起安全差错。第一，在档案管理数字化期间运行的管理软件自身或许就不够全面，有些软件是才开发不久的，运行稳定性、对病毒检测能力还无法保证，各种不确定因素的存在就可能引起档案资料的丢失；还有，档案工作人员因缺乏专业技能，在调用文件时极有可能对机密文件随意存放而导致信息泄露，在网络传送时被截获盗取等；因为网络的技术漏洞和计算机程序的更新改革，在缺乏高度保密机制和专业操作人员时，就极有可能被黑客或病毒侵害，要么就会使得档案文件丢失，要么就是档案操作系统的崩溃。

3.档案管理操作困难大，导致程序系统出状况

档案管理涉及到查找资料、整合文件、存储和入档很多环节，数字化档案就是在计算机网络前提下进行的，查找资料、整合和入档通常是存在于同一个运行程序中的，要是档案资料有各种格式，就要采取二次操作，这种再次录入数据就会容易出现人为误差，无法保证档案准确性，这就需要档案文件格式和存储要求一致；并且，因档案管理程序负责，工作人员多，各个人员对档案的整理方式和次序缺乏统一性，就会导致档案被多次进行录入操作，这些问题出现就很可能使得应用管理系统瘫痪。

4.城建档案信息网络的技术还有待提高

信息网络技术十分强大，使用起来能让很多事变得十分方便，如果将网络信息化技术科学合理的使用到城建档案的管理中来，将会给我们的工作带来很多的便利，同时也能大大减少我们的工作时间。但是现在大多数档案部门认为网络电子信息档案不够安全，信息容易泄露，基本上没有使用网络信息技术，还是十分传统的纸质、光盘、硬盘来保存档案，随着社会的发展，档案信息资料的使用量的加大，传统的保存方法以不能满足使用者的需要，需要合理科学的利用网络技术来改变这一局面。

三、完善档案数字化管理措施

1.调整档案管理方式，健全档案信息资源管理体系

档案管理在信息化发展的大前提下跟传统的纸质化系统大不相同，虽然纸质文档能及时翻阅、查找和资源分享等，但是通常伴随着文档数量多，材料复杂等情况，总是存在着各种不便，对于资料的保密性和搜索效率难以保证。所以，建立健全文档管理体系主要有两方面：一是熟悉掌握管理制度，坚定执行可实施方案，如果中间流程发生情况，极有可能导致档案信息资源的完整性和可行性；二是不断建立健全档案信息管理的制度以及法制进程，有效推动档案管理体系的整个工作流程，完善制度体系的建立。

2.提高档案管理服务意识，创新档案管理服务方式

信息化管理的主要目标就是达到档案资源管理的共享性，为社会提供服务。所以，在档案管理信息化的发展进程中，加大力度提高我们档案工作人员的服务意识，更新档案管理模式，主要内容有：一是提高档案工作人员的操作意识，更换传统档案管理的服务理念，“注重保管，忽视服务”，将需要公开的档案资源，不仅有公开的必要，还有不定时的改进策略；二是不断加强档案资源的查询信息的能力，档案信息体系的完善主要是为了查阅资源的便利。

3.完善技术维护体系，推动档案管理

档案管理体系的发展重要的一个特征就是广泛应用于先进技术。其中两项就是：一是有效的利用专业技术人才，对常规的档案管理体系进行调节、更新和整改，促进档案管理的安全性能；二是切实推进档案管理的可行性战略方案，减少工作漏洞，并且有效地将纸质资源中出现的照片、文字信息利用数字化技术进行电子档的管理。

4.强化对档案工作人员的技能培训。

档案管理要求顺应时代发展，才可以开创档案管理新天地。要不断健全档案管理工作，强化人员的工作责任心，推进多方面的、多功能的培训策略，结合实际，有针对性的进行培训教育。培训方式能够由各种种类的不同，选择合适的培训形式，如集中、短期、座谈会等。运用形式多样的培训活动，提高档案工作人员是热情，实现档案工作人的现实需求，发挥最佳的教育培训成果，推动档案管理工作真正实现规范化、信息化和数字化。

5.加大资金投入力度，健全档案信息资源管理体系

在当前社会背景下，技术发展快速，生活品质的不断提高，档案管理不能沿用传统的纸质记载保存了，都从文字记录、图表绘制过渡到影音设备、光盘应用等，对于怎样存档、分类统计，一定要结合现代信息手段来强化管理。所以要强化对档案管理的资金支持。并且，相关机构要彼此配合，协作研发出一个针对性强的数据库应用，统一运作，省时省力，为现代化信息档案的管理工作提供必要基础。档案管理人员就按照要求准确的录入相关数据资料即可，要保证时效性和准确率。

四、总结

由上面所提到的，档案管理体系是很有必要设立的。所以，要有效推动我国档案体系的建立，要准确掌握档案管理体系的建立需要的硬件配置和软件要求，为了在以后的档案管理体系进程中及时的掌握信息，做出技术、管理等方面的应对方案，既要推动档案管理体系建设，又要较好利用档案资源，促进社会的良好发展。

参考文献：

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[2]赵春晖.浅谈当今档案数字化建设[J].黑龙江科技信息，2007（10）.

[3]金波.论档案信息的数字化建设[J].档案学通讯，2005（5）.