探讨高校档案管理信息化建设

探讨高校档案管理信息化建设

程凌霞

程凌霞山东省潍坊学院261000

摘要：在新的历史时期，高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分，务必迅速、有效地提供档案材料，为学校教学、科研和党政管理等项工作服务，充分发挥学校档案在教育事业中的作用。因此，高校档案信息化建设势在必行。

关键词：高校档案管理信息化建设

一、高校档案信息化建设的必要性

大力加强高校档案信息化建设，打破现有落后陈旧的管理手段和方式方法，实现高校档案管理的信息化是高校档案管理持续发展的必然要求。先进的信息技术能极大地提高高校档案管理的效率和质量，增强高校档案资源持续良性发展的竞争力。高校档案信息化建设可以带动高校档案管理模式的变革。高校档案管理方式从传统的手工管理型转变为计算机管理型，从封闭型、半封闭型变为开放型，给高校档案管理带来极大的优势。传统的档案管理是小规模管理模式，在组织、管理、科技、资源运用等方面同现代信息化社会极不适应，使得传统封闭的档案管理模式重建设、轻利用，投入大、产出小，效益低下。而信息化档案管理模式通过信息化手段，能够使资金、科技、劳动力等生产要素实现优化组合，降低档案管理成本，增强档案资源开发和利用效率，提高档案管理的整体效益；同时，信息化档案管理模式能够实现档案管理的统一规划和布局，有利于档案资源的综合开发利用保护，优化档案资源结构。

二、高校档案信息化建设途径

1.高校应加大对档案信息化建设的投入力度。领导部门的重视是高校档案信息化建设成功开展必不可少的先决条件。只有领导重视了，档案信息化建设才能真正开展下去。同时，相关部门还要加强对档案信息化建设的财政支持。相关部门的财力投入，可以保证高校档案机构能够有效地购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。只有重视而没有实际的财力援助，高校档案信息化建设也只能是纸上谈兵，不能付诸实践。所以，相关部门应加大财力投入，开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料应采用通用格式的光盘存储。要及时修补影响管理软件安全的漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。高校可以结合自己的经济能力，从实际出发，充分利用现有设备，按照“填平补齐、适当超前、适当延伸”的原则购置适当的技术设备。包括数据库服务器、路由器、图文影像扫描设备、海量存储设备等。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，注意避光、防尘、防变形，远离磁场和有害气体，确保电子档案信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。

2.提高档案管理人员专业素质。任何工作都不能缺少人力保障。首先，档案管理人员要提高自身业务能力，面对各种新兴事物，档案管理者的工作不应仅停留在整理归档的层次，满足于“资料全，保管员”的水平，而要主动适应时代的发展，努力学习新技术、新方法，成为既精通传统的档案业务，又懂计算机、网络技术的复合型人才，还应积极尝试档案信息编研等创新性工作，成为信息和知识的导航员。其次，档案管理人员还要转变服务意识，摆脱以往“重管理，轻服务”的单纯管理模式。档案管理人员要变被动服务为主动服务，以使用者为中心，充分挖掘档案信息的功效性，创造多元服务模式，利用各种服务手段，在档案信息资源共享的前提下，实现档案信息利用的最优化，从而提高档案信息资源管理的质量。

3.将馆藏纸质档案数字化，加快高校档案馆藏数字化建设。首先，要提高工作人员对高校档案信息化建设的认识。档案管理部门及其工作人员务必转变传统“重藏轻用”的观念，使高校档案信息化建设的服务模式变得更加主动积极，利用现代化的网络技术手段来改变传统的手工操作和查询的方式，不断提高服务质量和水平，为档案管理信息化创造良好的服务条件。其次，抓好纸质档案信息数字化和标准化建设。这是高校档案信息化建设的关键所在，将档案信息数字化才能实现信息资源的管理、共享以及利用。一方面要努力扩大档案资料的数量，另一方面要加大人力和物力，进行档案馆藏的数字化和标准化建设。

4.加强档案网站建设。高校档案馆应确立以网络建设为基础，尽快建立起以高校档案信息资源网为主体的档案服务公共体系，以信息资源建设为核心，积极参与电子文件和电子档案上网工程。高校档案馆和专业主管部门建立的档案网站或网页，应与其他高校档案馆网站相链接。高校档案馆网站要与校园办公自动化同步发展，将馆藏档案目录数据库上网，为利用者提供更多更好的服务。充分利用和发挥档案网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、公开政务信息、开展档案信息服务的窗口。电子政务和文档一体化的推进，网上开放档案和授权查阅成为档案管理利用的一个新的发展趋势，应不断地加以完善和更新，要办理独立域名，设置用户名和密码，自主进行管理，并且要有计划地上网开放档案目录以及已公开的文件、档案全文信息为利用者提供更多的文档信息服务。

参考文献

[1]崔莉莉网络化管理背景下的高校档案信息化建设[J].管理学家，2011，（11）。

[2]刘燕高校档案信息化管理探讨[J].现代情报，2012，（6）。

[3]杨安莲论电子文件信息安全保障体系的构建[J].上海档案，2010，（7）。