机关事业单位档案工作者应具备的心理素质浅析

机关事业单位档案工作者应具备的心理素质浅析

魏淑芹

山东省东营市公路管理局省道228线东营收费站山东东营257082

摘要：机关事业单位承担着重要的社会功能，在履行职务的过程中会产生大量资料和档案。为了使相关活动记录得到完整保存，提升其可查性以及经验指导价值，需要做好档案管理工作。档案管理不仅对工作人员的业务素质有相应的要求，而且还要求档案工作者具备适当的心理素质。本文就机关事业单位档案工作者应具备的心理素质展开具体分析和探讨。

关键词：机关事业单位；档案工作者；心理素质

1导言

机关事业单位档案中具有大量价值高的资料，对其工作有重要作用。但是，现阶段，机关事业单位在开展档案管理工作过程中存在一系列问题。例如，领导对该项工作重视程度较低；相关管理工作者职业素质较低；管理制度不完善；管理设备与方法滞后等。随着社会不断发展，档案管理过程中出现的问题引起各界广泛关注，如何妥善处理机关事业单位档案管理工作面临的诸多问题，提高工作质量，使其作用得到有效发挥，已成为现阶段机关事业单位档案管理工作者需要解决的第一要务。

档案管理是一项繁琐、重复性大且劳动量大的工作，它对工作人员的素质有较高的要求。通常来讲，经过专业学习、单位内部培训以及适当工作经验的准备，多数档案工作者都能够在业务技能层面胜任该工作。不过，实践中却不乏抱怨、消极怠工以及不断要求转岗等现象，甚至出现被投诉等情况。究其原因，是由于档案工作者不具备良好的心理素质，对岗位、职位以及工作细节缺乏足够的心理认知和心理准备。因此，我们对机关事业单位档案工作者应具备的心理素质进行了讨论，希望对改进机关事业单位档案工作的综合水平有积极意义。

2机关事业单位档案管理的未来要求

在未来的档案管理工作中，应当实现规范化、标准化、信息化等多方面的要求，未来的档案管理工作将不再使用现如今的方式，其主要依靠计算机和信息技术进行管理，它有别于传统的纸质档案管理方式，具有占用空间小、存储量大的特点，是非常适合机关事业单位工作要求的档案形式，档案处理信息的能力大大提高，还可以实现档案信息的超远距离传输，使得档案的利用效率极大提高。未来的管理方式应当对档案信息进行高度浓缩，使得档案的体积和所占用大的空间大大减小，而且，还能最真实的记录信息内容，保持信息的准确性。例如现在的监督工作中，还会使用录音录像设备，通过信息化的方式，能够将这些声音和视频进行存储，提高了档案的丰富程度。此外，未来的档案管理方式应当具有较长的保存时间，满足机关事业单位工作的需要，其保存的方法要得当，保存的环境条件要适宜，使得档案在很长时间内不会出现损坏。

3机关事业单位档案工作者应具备的心理素质

3.1端正岗位认知，树立服务与竞争意识

从心理学的角度看，一个人如何看待自己所从事的工作将决定工作中的心态及行动方式。就机关事业单位而言，档案工作者应该端正对档案管理的岗位认知，并在实际工作中树立积极的服务与竞争意识。

（1）应该充分认识到岗位的重要性。档案工作者所管理的不是一堆纸张或者电子信号，而是机关事业单位的知识库、历史记录和全部的“秘密”。因此，主观上需要意识到自身的付出可以为社会创造实实在在的价值。

（2）应该主动服务，积极为需要的同事和部门提供档案存放、档案查阅、档案复制等方面的工作。同时，还应该树立健康的竞争意识，与其他档案工作者就档案工作质量进行“比试”，在竞争中发现自身的缺点和他人的长处，从而取长补短，不断提升自身的工作能力。

3.2重视协调的作用，确立良好的沟通意愿

档案也是一种资源，在入档或使用的过程中可能产生不同个体或者部门之间的“紧张”。因此，档案工作者需要基于职责要求做好协调和沟通的角色。

（1）如果档案使用过程中出现冲突，需要按照相关规定合理处理。如果超出自身的职责和能力范围，不能凭“习惯”或“喜好”处置，应当主动与领导做好沟通，确认有关档案使用的权限和优先顺序，并及时与相关冲突部门做好解释与协调。

（2）如果档案的记录出现问题，要谨慎对待，及时与档案源头部门进行考究，确保档案的准确完整。并与服务对象耐心解释，保证服务对象的要求能得到有效回应。同时，按相关要求做好备案工作。

（3）一旦出现冲突，需要积极发挥协调作用，尽量确保档案资料能够对所有服务对象以合理的方式所使用。在这个过程中，需要保持“持中公平”的心态，不得根据自身感受而有所偏袒，要用专业的态度分析评估问题，并提出合理化建议，疏导冲突，解决矛盾。

3.3注重管理能力的培养，塑造沉稳专业的心理品质

管理水平的提高会使档案工作者的日常业务更有序快捷地开展。同时，还需要塑造一个沉稳而且专业的心理品质，为服务对象留下可靠、值得信赖的印象。

（1）注重管理能力的培养。能够对档案管理过程中出现的事情进行有效应对，并按照规章制度做好记录，以备查阅；尤其是当工作量较大时，需要有足够的责任心、方法来应对，不得逃避或者拖延。

（2）塑造沉稳专业的心理品质。当服务对象有正当要求时，按照档案管理制度积极配合；当服务对象提出较高的要求，或者相关要求超出制度允许范围，但又在自己能力范围之内，则应沉着应对，积极地为其提供专业化服务，从而提升档案服务的水平。

3.3关注工作细节，培养敏锐的风险意识

细节决定成败。如果在档案管理过程中没有以精益求精的心态去追求细节的完美，不仅妨碍业务水平的提高，还可能造成隐患甚至造成较为严重的工作错误。作为机关事业单位的档案工作者，有机会接触一些保密级材料，对此需要有足够的政治敏锐认知，风险意识要常抓不怠。

（1）档案工作本身具有一定的复杂性，部分档案可能由于记录、存放或者环境侵蚀等方面的因素出现遗失、缺损或者破坏。因此，档案工作对工作人员的细节意识提出较高的要求。此时，档案工作者需要在工作中严格遵循工作细则，并在履行职责时注意观察细节，一旦出现异常需要及时采取报告、核对和查实等措施。

（2）对机关事业单位档案工作者而言，除了要注意培养业务相关心理素质外，还需要保持相应的政治敏锐性和风险意识。以社会保险部门为例，档案资料不仅保存了投保居民的重要个人信息，而且是其他有关部门从事社会服务活动所依赖的参考资料。因此，在对这类档案进行管理时，需要有严格保密的意识，不得违规查阅，也不得非法外借甚至用于商业行为。否则，就可能违反规章和法律，不仅个人会受到行政处罚、法律追责，还会引发公共信任危机，对社保部门的公信力造成损害。

结论

事业单位的档案工作具有较强的系统性，其现代化的发展离不开高素质的人才。因此事业单位的档案工作者不仅要具备较强的专业素质，还要能够对其他相关的知识和技能熟练的掌握和运用，注重自身素质的提高和专业技能的培养，满足事业单位现代化发展对人才的需求。档案工作者应该在岗位实践中有意识地锻炼自己，不断加强自我批判、自我学习，并积极接受领导、同事及服务对象的批判和建议，从而培养起合格的心理素质，提升专业水平、细节水平。

参考文献：

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[4]韩晓平.档案工作人员应具备的基本素质[J].现代营销（学苑版），2012，12：180.