民办高校档案管理的现状及对策探究

民办高校档案管理的现状及对策探究

喻彩贤

云南经济管理学院云南省昆明市650106

摘要：随着信息化时代的到来，我国民办高校档案管理工作也融合了信息化技术，使得管理效率有了大幅提高。然而档案管理信息化程度越高，暴露出来的问题也越多。

关键词：民办高校；档案管理；现状；对策

1民办高校档案管理的现状

1.1技术的薄弱

从民办高校档案管理现状来看，数字、缩微等信息技术应用占比较小，高校档案管理依然以纸质、声像等载体为主，对档案的实物载体依赖程度较高，民办高校档案管理的信息化、数字化水平较低。近年来，民办高校在档案管理领域陆续加大信息技术投入，开通档案馆门户网站，开发专门的档案数据库，但信息资源共享技术应用短板仍然是制约高校档案信息资源整合的重要因素。

1.2不够重视档案管理

就部分高校工作人员来说，仍旧抱着得过且过的心态应付档案管理工作，对档案管理工作不够重视，甚至一些工作人员将档案管理看做是虚、假的任务。在这样的错误认知下，其在工作实践中无法对档案科学归类、无法有效整理档案内容、无法将档案及时归档，更有甚者，在“漫不经心”的应付中出现了遗失档案的情况，严重影响了民办高校档案管理工作质量的提升。

1.3档案信息的安全性问题

在当今时代，任何事物都可被信息化，而档案作为一种具有一定机密性的文献资料被信息化置于大数据平台上，其安全性就是一个很大的问题。民办高校档案因为其应用了大数据技术，就必须要同整个数据系统相连接，而作为一种存在机密性的高校档案数据也会具备一定的价值，会更容易受到一些别有用心的人的利用。除此之外，在进行民办高校档案整理融合时，对于一些存在一定结构性的档案与无结构的档案进行融合会使档案自身的整体性造成威胁。

2民办高校档案管理中存在问题的对策

2.1加快数据资源开放步伐，提升档案利用效率

大数据时代，档案服务从凭证服务升级为数据服务。信息技术的应用、数据信息开放共享平台的搭建，为解决“数据烟囱”“信息孤岛”提供了有力的技术支持和保障。首先，应利用数字信息技术，着力做好档案数据信息的去碎片化；其次，构建开放、统一共享的数据平台，打造数字档案馆，及时将收集的档案信息资源上传至数据库，赋予不同的主体不同的登录、查询权限；最后，要注重引入市场化竞争机制，利用第三方的专业技术力量做好数字档案查询和利用工作，着力提升档案利用效率。

2.2实现民办高校档案资源共知共享

牢固树立大档案管理理念，建立民办高校档案信息管理中心，坚持统筹规划、逐步实施的原则，做好高校档案基础资源、档案数字资源和档案管理资源的有效整合，实现大数据信息的共知共享。第一，整合档案基础资源。将分散于各院系、各部门的基础资源进行整合，聚合党群类、行政类、学生类、教学类、科研类等方面的实体档案资源，以及高校自身在教学评估、校史展览举办过程中所形成的实体档案资源。在民办高校自身财力、物力、人力允许的基础上，将校史馆、名人纪念馆、档案馆等进行整合，避免重复建设，处置好闲置资产，为实现数字时代档案基础资源整合和共享奠定坚实基础。第二，整合档案数字资源。建立以云存储、大数据技术为支撑的民办高校档案信息管理中心，做好全校档案数据的录入、存储、分析及加工，将之前分散的档案信息资源与专题数据进行必要的有序整合，构建由档案元数据库、专题数据库、原始数据库及共享发布数据库所构成的统一的档案数据中心资源库。同时，做好馆藏档案的数字化和整合，将声像、图片等各个载体的档案转化为数字信息，推动电子文件资源与数据资源整合，完善档案数据决策、综合分析、档案查询和云服务等数据系统。第三，整合档案管理资源，重点做好管理机构、制度及标准的整合。加强民办高校档案管理机构的有效整合，以档案馆为核心，以其他业务学科、管理部门为补充，构建涵盖文书档案室、科技档案室、人事档案室和校史展览室为主要机构的档案管理新格局。此外，做好档案制度、标准的整合。如建立一套符合高校自身实际需要的档案数据信息收集、提取以及安全的标准体系，形成一批全校通用的档案数字化管理制度、标准和要求，指导档案数字化管理工作。

2.3增强档案管理工作的安全性

安全性在大数据时代背景下对于民办高校档案管理工作的重要程度不言而喻，档案作为一种带有秘密性质的文献资料，其安全性是必须要特别注意的[5]。高校档案的安全性需要很强的技术手段来进行支撑，因此要将档案管理工作进行加强，身份认证、密码加密技术、权限设置、档案备份、操作日志的保留等都是需要我们去进行强化管理的。除此之外，安全的档案借阅规章制度也是必不可少的，完善的规章制度确保了档案管理工作在出现纰漏的时候有迹可循，在档案信息安全的基础上进行档案的借阅，用完善的保密制度来进行数据共享。最后还应当建立起高质量的档案管理团队，用专业的技术素养以及服务意识来确保高校档案管理工作的有效进行，使高校档案在民办高校的发展中发挥其自身的宝贵价值。

2.4创新档案管理模式

在民办高校档案管理工作开展中，档案管理模式属于最关键的影响因素，因而新形势下创新档案管理模式也就有着重要意义，有利于档案管理水平的提升。在目前教育信息化不断推进及电子档案实用越来越广泛的形势下，民办高校档案管理工作也发生很大程度变化，由传统实体档案管理逐渐转变成为档案数字化信息利用，传统纯手工管理模式已经被取代，自动化及网络化的管理模式得以形成，而档案管理内容也发生改变，逐渐实现档案信息资源的综合管理，因而创新档案管理模式十分避免。在实际档案管理工作中，作为档案管理工作人员，应当积极改变传统手工管理模式，加强档案管理的信息化建设，从而使档案管理的信息化水平能够得以提升，使档案管理能够更加具有智能化特点，从而使档案管理能够符合时代发展趋势，提升档案管理效率，确保能够管理能够取得更加理想的效果。此外，在民办高校档案管理工作开展中还需要不断提升信息化管理技术水平，使信息化管理能够取得更满意的效果。

2.5提升档案管理工作人员素质

在民办高校档案管理工作开展中，最终需要管理工作人员落实具体工作，因而管理人员素质及能力对档案管理工作效果会产生直接影响，因而推升档案管理工作人员素质也就十分必要。民办高校档案管理部门应当对档案管理人员情况充分了解，在此基础上对功管理功工作人员进行教育培训，从而使管理人人员的理念及意识得以提升，促使其能够在档案管理工作中更好投入，也就能够促使档案管理工作更好落实。同时，还需要在档案管理方法方面对管理工作人员实行培训，使其能够将现代化档案管理方式及方法掌握，提升档案管理工作人员的信息化技术水平，使其能够在管理工作开展中对信息化技术进行更好应用，使档案管理工作的信息化水平能够得以提升，以满足新形势下档案管理需求。

结语

新形势下民办高校各项管理工作开展中，高校档案管理工作属于十分重要的内容，有利于民办高校更好发展，因而有效开展档案管理工作十分必有。在新形势下高校档案管理工作开展中，档案管理工作人员应当清楚认识档案管理现状，从各个方面入手对档案管理工作进行创新，从而使得档案管理能够取得更加理想的效果，促使档案资源价值更好发挥。

参考文献：

[1]徐微微.如何改进高校档案管理工作[J].吉林化工学院学报，2018（12）：100-102.

[2]余育才.“互联网+”背景下高校档案管理工作的对策[J].湖北理工学院学报（人文社会科学版），2018（06）：45-47.

[3]何小萍.高校档案管理中存在的问题及应对方法分析[J].城建档案，2018（11）：61-62.

作者简介：

喻彩贤（1979-05），女，助理研究员，本科，工作方向：学籍及档案管理。