公司档案如何更好地为经营服务

公司档案如何更好地为经营服务

孙亚形

余姚市第二自来水有限公司浙江余姚315450

摘要：随着公司的不断发展和现代企业管理机制的引入，对档案管理提出了更高更严的要求，再加近年来档案查阅利用频率的日益提高，加强档案管理工作的重要性和紧迫性日益凸显。本文结合工作实践，通过对当前档案管理中存在的问题进行分析，提出了几点优化措施，旨在补齐档案工作短板，提升档案工作管理水平和服务能力，使档案工作更好地为公司经营服务。

关键词：公司档案管理经营服务

一公司档案管理的现状及影响

（一）档案意识有待增强

随着公司不断地发展，对档案的需求也越来越大，档案工作也越来越受到重视，但仍有部分相关人员的档案意识比较薄弱，对档案管理工作的重要性认识不足。主要表现及影响为：

1、部门立卷只流于形式。虽然按照档案年检标准，公司早已实行部门立卷，但实际操作中，部门立卷却只流于形式。各部门虽都设有兼职档案员，但多数兼职档案员档案意识不强，认为档案工作是综合档案室档案员的份内事，往往只将手头上的文件材料存放至档案盒中，不经过系统地整理就移交给综合档案室。显现出来的弊端有：一是部门兼职档案员缺乏工作的主动性和责任心，导致文件材料收集整理不齐全、移交不及时；二是不利用各部门的优势，仅靠综合档案室对各部门移交过来的并不一定完整的文件材料加以整理立卷的档案，既不能保证完整齐全，又缺乏连贯性和准确性，影响了档案的整体质量；三是增加了综合档案室档案员的工作量和工作压力，使他们没有更多的时间和精力把档案工作做得更好。

2、忽视档案价值。公司相关人员在经营管理、内部工作与外界交往中仍会忽视档案，不会想到某一文件材料有否保存价值，日后会不会利用到它，导致档案流失，影响了档案的利用。

（二）档案信息化建设有待加快

公司2007年逐步开展了业务档案的全文数字化扫描工作，至今已基本完成；2012年，公司开始应用了OA（办公自动化）系统，所有收文都按规范全文数字化扫描入OA系统，收发文、申请审批、公告发布等内部事务都通过OA处理，并进行电子归档；近年通过对供水管网GIS系统管线图的更新和完善，公司科技档案也已逐步步入了现代化管理的轨道。虽然公司也较早开始了档案信息化建设，但受资金、人力、物力等各方面因素制约，信息化建设步伐缓慢，目前大部分需数字化的档案还没有完成数字化处理。针对公司室藏档案相对数量、种类较多，查询频率高，为了提高档案管理工作效率及档案利用率，同时为日后的档案信息共享打好基础，且保护档案实体，加快档案信息化建设的步伐刻不容缓。

（三）档案员综合素质有待提升

虽然档案员的综合素质也在不断提升，但应对公司日益增长的档案查阅利用需求及日后加快推进的档案信息化建设，对档案员的整体要求会越来越高，公司应切实加强档案员综合素质，增强职业精神，提升职业能力。

二档案工作如何更好地为经营服务

（一）完善机制，增强档案意识

1、加强学习宣传。根据实际情况，公司每年不少于一次召集部门负责人、部门兼职档案员及相关人员开展档案学习工作会议，重申档案的重要性、解读档案管理工作的新标准、新规定，明确各部门需归档的内容及移交时间，强调移交时必须附移交清册等，增强档案意识。

2、加强部门立卷。通过部门立卷，能加深兼职档案员对档案工作的认识，增强工作的主动性和责任性，特别各部门相关人员在工作中查阅利用自己部门整理立卷的档案资料后，会意识到档案的重要性，意识到公司在开展日常管理、生产经营、项目建设等活动时，需要大量的档案材料作为支撑，增强了档案意识，并逐渐重视收集反映内部工作、外部活动等具有保存、利用价值的文件材料，确保档案收集整理的完整性、准确性，移交及时性。

3、完善考核制度。完善档案工作纳入公司年度考核办法的部分内容，要将各部门的档案工作和每位员工的奖金和工资挂钩，以此来刺激各部门对档案工作的重视，增强档案意识。

（二）多措并举，扎实推进档案信息化建设

1、争取支持配合。一要主动向领导提出档案信息化建设规划，争取政策支持；二要实时向领导报告建设所需经费，争取财力支持；三要汇报建设进度及建设工作中遇到的难题、问题，争取人力、物力支持和其他各部门的配合协作[1]。

2、建立健全相关制度。公司综合档案室要结合实际制订档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度等，并和公司领导及各部门进一步统一思想，明确任务[2]。

3、规范档案数字化工作。（1）为使实体档案不受损，不遗失，保证数字档案图像质量，在实施档案数字化加工项目时争取选用整体实力强、行业经验丰富、信誉度高、售后服务好且收费合理的服务外包单位。（2）将纸质文件扫描成数字图像的同时还要进行目录建库、数据挂接以及应用OCR技术建立数字文本[3]。（3）确保档案信息安全。与外包单位和相关人员签订安全保密协议；数字化加工现场必须安装监控设备，实施全过程监管。

4、实现档案管理系统与业务信息系统的集成。要充分考虑档案工作的特殊性和技术性，把公司目前运行的OA办公系统、营业收费系统、地理信息系统、管网监控系统、热线电话系统等业务信息系统和档案管理系统进行集成，保证业务电子文件、公文电子文件等能够安全、完整、及时地迁移到档案管理系统中，确保电子文件的内容、结构和背景信息的完整，并实现档案信息资源的交换和共享[4]，使档案利用查询更加方便快捷。

（三）内培外引，提高档案员的综合素质

为进一步提高档案员综合素质和业务能力，公司首先要重新调整文化素养较高、责任心较强的员工为各部门兼职档案员，然后采取科学的人才培育，坚持将行内培养和行外引入相结合。一方面公司要不断创造学习专业知识、了解公司经营动态、掌握现代化技术和创新能力的机会，鼓励档案工作人员参考参评档案专业职称，不断完善知识结构，精通档案操作技能，创新档案工作理念，成为具备较强责任心，能独当一面的档案骨干；另一方面要结合实际，考虑从高校或社会引进既懂档案基本知识又具备熟练应用信息技术，善于规划档案信息化建设，善于研发档案利用平台的优秀档案人才[5]。

总结

综上所述，公司要增强全员档案意识，加强档案工作规范化建设和信息化建设，提高档案员业务能力和综合素质，实现档案工作责任化、资源信息化、管理智能化、利用服务网络化、培训常态化，使档案工作更好地为经营服务。

参考文献

[1]华林,张伟,刘为,韩南南.云南少数民族实物档案资源建设探究[J].浙江档案,2016(2).

[2]何淑萍.加强县级医院数字档案室建设的几点思考[J].浙江档案,2016(2).

[3]齐力上,詹锐.树立“数据为王”的档案数字化建设理念[J].浙江档案,2014(2).

[4]裘华平,叶飞,张雪海.省疾控中心业务档案管理实践[J].浙江档案,2014(1).

[5]吕红.“两个推进”战略实施中档案业务外包管理研究[J].浙江档案,2012(5).