浅谈住房公积金贷款档案管理

浅谈住房公积金贷款档案管理

丁志辉

（富顺县不动产登记中心四川自贡643200）

【摘要】规范化管理住房公积金贷款档案，有利于降低贷款的风险，让公积金运营处在一个良性循环的模式里，对于正确实施国家公积金之制度有着十分重要的意义。本文就住房公积金贷款档案管理展开论述。

【关键词】公积金；贷款；档案；管理

中图分类号：G271文献标识码：Ａ文章编号：ISSN1004-1621（2016）05-031-02

所谓的住房公积金贷款，主要指的是一种个人住房信用贷款，与此同时它是一种政策性贷款。住房公积金贷款所面对的对象是处在住房公积金的制度下具有民事能力的人群。与商业性贷款相比，住房公积金贷款利率低、门槛低、期限长，方便了广大人群购买自住房，提高了他们的购买能力，让他们得以在良好的居住环境下生活。总之，住房公积金贷款能有效解决城镇居民住房的问题，让住房公积金充分发挥了住房保障的功能。

一、住房公积金贷款档案的概念和作用

档案，是一种文件材料和凭证。运用公积金开展贷款业务是深受广大职工欢迎的一项惠民举措，有贷款行为就必然会产生很多文件材料和凭证，这些资料就是公积金贷款档案的组成部分。总的说来，住房公积金贷款档案有以下四个方面的作用：

（一）贷款档案是防范住房公积金贷款风险的凭证。贷款档案保存了贷款人的资料，具备一定的法律效用。如果当事人违约，或者未能履行义务，就可依据贷款档案采取一定的行动来降低风险。所以说，档案的完整程度决定着贷款风险的高低。

（二）贷款档案是住房公积金规范化管理的基础。我国自住房公积金制度建立以来，通过多年来的积累，目前公积金数额已非常庞大。住房问题涉及到职工自身利益，如何管好用好这些资金意义重大。公积金贷款业务的档案管理是公积金管理的一项基础工作，贷款档案的规范化管理程度如何，直接影响到公积金管理工作的整体水平，可以说牵一发而动全身。

（三）贷款档案是加强贷后跟踪管理的依据。目前，我国公积金管理机构大多推行终身制贷款，而实现这一机制的载体就是贷款档案。由于还款时间长短不一和人员变迁等因素影响，增加了贷款档案跟踪管理的复杂性，同时也进一步凸显了完善贷款档案管理制度的必要性和重要性，否则，贷后管理就是一纸空谈。

二、档案所具有的特点

1.它的形成过程具有动态性.。在一般情况下人们会理解档案是在所有工作办理结束后形成的文件，不过贷款档案不是这样的，住房公积金贷款的工作是由三个阶段组成，分别为贷前、贷中、贷后，最长需要的时间可以达到三十年，在贷款工作已经全部结束以后，再去整理档案明显是不现实的。档案在借款者提出贷款的申请，到获得借款后就形成了。贷款档案的形成不代表贷款工作全部结束，还要在以后的过程中不断给档案增加新的内容，比如还款情况、诉讼、担保情况等，到借款者把还款义务履行完为止。正因为贷款工作具有长期性的特点，因此贷款档案的形成具有动态性。

2.档案材料具有特殊性。每使一宗住房贷款完成，都需要履行很多的程序，也牵涉到较多的部门，所形成的材料文件也不统一，所以贷款档案材料具有其特殊性。拿一住房抵押贷款作为例子，借款者提出书面的贷款申请以后，还要经过贷前检查、抵押登记、房地产评估等系列过程，这一些程序皆需书面材料。它们没有统一格式，其纸型纸质与书写工具也都不一样。这样一来，也就增加了整理、保管贷款档案的难度。

3.档案使用十分频繁。贷款工作有着长期性，所以该类档案使用的频率远高于别的类型的档案。比如记录借款者履约的情况时；当贷款遇上风险，要对抵押物处置时；履约完成后贷款者把相关材料归还借款者时，皆要随时随刻调用档案。

4.类别差异性。正因为担保方式不一，导致了个人贷款所需材料也不一样。住房公积金贷款在目前有三种方式：抵押、保证和质押，在整理保管资料时要根据担保形式的不同区别地对待。

5.档案的保管责任很重大。住房公积金贷款所涉及的金额比较大，它关系到了借款者、贷款人切身利益，还直接关系到很多缴存者的利益，因此防范贷款风险更显重要性。

三、档案管理的基本原则

1.按照"一宗一卷"整理。将一宗贷款归集成一卷，这是基本理念，不要因为贷款材料少，将几宗材料合起来，这样的话不利于对档案的保管。

2.即时地进行归集。信贷员工作时总是需要同时办理多宗贷款，会使得贷款资料容易混淆。信贷员理应及时收集贷款工作中各类材料，需要针对各担保形式贷款，制定一套收集档案的目录。由于信贷员第一个审阅贷款资料，因此他们负有贷款档案归集第一责任。

3.把格式进行统一。贷款的材料类别很多，所以整理贷款档案难度很大，在整理的过程中，应该统一格式。制定合同的格式时，要采用A4幅面进行制定，在装订的时候将其他收据统一粘贴到A4纸上。

4.创建全宗目录。将每卷档案基本情况罗列到全宗目录里，以便检索使用。全宗目录的建立可以按贷款数量多少或者按自然年份。

四、公积金贷款档案管理中存在的问题

（一）对档案的重视不够。在我国，很多人都会有这样一种认识：档案嘛，只要不丢失、不泄密就足够了，当有关部门来查阅的时候，能够找得到就行了。这种观念在很多档案管理员甚至领导心中根深蒂固贻害无穷，是档案规范化管理理念的大敌。

（二）档案的不完整和不准确。在收集、整理、审核档案的过程中，资料不完整的情况时常出现。有些职工认为个别项目不必填写，自作主张地不填或者随便填；有些职工则在填写内容（比如工作单位、联系方式等）发生变化后不能主动申报修改，造成了档案信息的不完整和不准确。

（三）管理人员力量薄弱。很多大型的档案室管理人员明显不够，人手不足，加之不少档案管理人员没有受过专业培训，常常造成档案不能及时归档和完善，直接影响到档案的管理水平。

（四）查阅制度不严格。国家对档案的查阅制度有着严格的规定，但是据笔者调查了解，在实际工作中有不少公积金管理中心的贷款档案管理员不能严格按照规范程序调阅档案，这样极易造成档案丢失和贷款人信息泄露。

五、进一步完善公积金贷款档案管理

面对迅猛发展的商品房交易和不断暴增的公积金贷款业务，如何完善公积金贷款档案管理是摆在我们面前的一个重大课题，这就要求我们在实际工作中不仅要严格执行档案管理流程，更要使档案的管理设计符合自身的业务需要。

（一）建立科学的管理制度。档案管理有两大要求，即真实性和齐全性，对贷款档案来说这点尤为重要。如果贷款档案不完整或者缺失，就意味着房贷资金面临风险。为了保证房贷资金安全，就必须建立健全科学完整的档案管理制度，明确由专业人员进行档案资料的收集、整理、审核等工作，确保档案的真实准确和完整齐全。

（二）安全保管贷款档案。公积金贷款档案不但涉及金额较大，而且牵涉众多职工的切身利益。做好档案管理的制度设计之后，档案的硬件安全管理就显得尤为重要了。档案库要具备防霉、防水、防火、防潮、防盗等基本条件，如果是数字化管理的单位，信息安全还应排在首位。

（三）严格执行查阅审批制度。公积金贷款档案是为了基于特殊信贷关系之上而建立起来的，其特殊性决定了它的查阅审批制度相较于其他档案更加严格。首先，作为一种职工个人贷款档案，它要求管理人员应为客户信息保密。因此档案管理人员要严格执行档案借阅规定，不论任何人包括政府相关部门，在查阅档案之前必须经过公积金档案管理部门批准。一旦出现由于档案泄密造成经济损失和纠纷的情况，应及时通过法律途径来解决，同时严格追究当事人的相关责任。

（四）规范整理档案。贷款档案不如个人档案那么多，但也应该严格按照管理规范来执行，不能因为量少而采取多人一袋的方法进行保存。在此基础上，档案管理人员每年还要定期逐卷整理核对资料，避免因损毁、丢失造成损失。同时要加快推进档案管理的数字化和信息化，跟上经济社会的高速发展，真正做到与时俱进。

总之，住房公积金贷款档案管理尤为重要，它不仅代表着一个单位在某个发展时期的管理水平，更是一个部门、一个城市，甚至一个国家发展水平的体现。我们应该用全新的视角来看待档案管理，积极探索施行适应现代化要求的新型管理模式，更好地促进社会的和谐发展。

参考文献：

[1]侯晓丽.住房公积金贷款档案的管理[J].商场现代化，2010（8）.

[2]武瑶.如何加强房产档案的管理与合理利用[J].四川档案，2009（06）.

[3]邵润霞.住房公积金贷款档案管理探析[J].档案与建设，2011（11）.