浅谈图书资料档案信息化管理的优势

浅谈图书资料档案信息化管理的优势

孙永宁

（国网河南省电力公司长垣县供电公司河南新乡453400）

摘要：图书资料是人们提高自身文化水平的一个非常重要的学习工具，而图书资料档案在实行了信息化管理之后，图书资源的共享程度得到了很大的提高，而且还可以加快我国社会主义精神文明的建设步伐。从我国当前的图书资料档案的信息化建设情况来看，还是存在很多问题，因此，我国的图书资料档案信息化管理建设还有很长的路要走，不仅需要大量的资金投入，先进信息技术的支持，更需要相关部门的大力推进。基于此本文分析了图书资料档案信息化管理的优势。

关键词：图书资料档案；信息化管理；优势

1图书资料档案信息化管理的优势

1.1改善了图书资料档案的保存方式

一般情况下，图书馆的工作人员应及时记录图书资料的借阅信息。实施图书资料档案信息化管理后，可以更好地保护图书馆的图书资料原件，减少档案资料原件被使用的次数，以避免档案资料原件被损坏。通过信息化的管理方式，不仅保护了图书资料档地改善了图书资料档案的保存方式。

1.2整合共享图书资源

实施图书资料档案信息化管理后，将所有的图书资料档案信息收录汇总起来，增强了图书资料档案的共享性与有效性，使广大人民群众在借阅图书时更加方便，也扩大了图书资料的使用范围。将图书资料的信息放在网络平台上，可以发挥电子文件的作用，它比起图书资料的原件更易于被查找，可以使使用者快速找到自己需要的信息，这种方式极大地提高了图书资料的使用率，使图书资料可以更高程度被人们应用。工作人员在浏览与存取时也更加方便，有利于进行图书资料档案的整合。

1.3加快图书资料的检索

实施图书资料档案信息化管理后，图书资料的归档更加科学化，采用电子形式进行归档，电子信息查询系统可以使图书资料的使用者快速找到需要的电子目录与电子文档。在搜索自己需要的文档时只需要输入图书资料的关键词，与图书资料相关的信息就呈现在了计算机的屏幕上。广大人民群众与工作人员在借阅时，可以通过电子信息查询系统更加精确地获取相关的图书资料档案信息。

1.4节约人力物力

实现图书档案管理信息化可以将管理人员从繁琐以及重复的工作中完全解脱出来，通过现代化的设备和技术开展相关管理工作，改善档案管理的工作条件。同时，在改动档案信息的时候，管理人员利用计算机输入相关指令就能够自动完成，减少手动操作而出现的错误，在提高管理效率的同时，也节约了人力资源。

1.5提高档案资源以及图书资料的使用效率

信息化管理能够提高档案资源以及图书资料的使用效率，根据相关统计显示，我国图书馆的藏书总量已经突破八亿本，同时，一些大型的图书馆已经配备了现代化的信息设备，例如计算机等。从当前图书馆藏书量分析，高校图书馆的资源要更加丰富，其藏书量是社会图书馆的几倍。在没有实行信息化管理之前，图书馆的图书资源没有被充分利用，进而导致其中很多书籍和资料失去了原本的参考和阅读价值。而信息化管理可以改变我国图书馆封闭式的管理模式，扩大其服务形式和途径，让更多的人们以信息资源的形式利用档案以及图书资料，提高图书资源的使用效率。

1.6提高服务质量

实施图书资料档案信息化管理后，建立一个供内部工作人员查询信息的档案信息化管理系统，图书馆内部人员可以自行查找所需的信息，以便于及时与客户进行沟通并取得联系，为客户提供更加便捷的服务。通过实施图书资料档案信息化管理，工作人员对各类图书资料档案的了解更加深入，也就可以更好地为客户服务，提高客户的满意程度。

1.7推动图书馆信息化建设

信息时代下，信息化管理是图书馆未来发展的方向，当前，我国大部分图书馆基本都实现了信息化管理，图书以及文献资源也得到高度共享，促使图书以及文献资源的使用效率得到提高，进而扩大了图书馆在使用群体以及社会中的影响力，推动了图书馆的信息化建设以及未来发展。

2图书资料档案实现信息化管理优化措施

2.1提高管理人员的信息化认知水平

在实施图书资料档案信息化管理之前，要先对图书资料档案管理人员进行培训，培养管理人员的思想意识，让图书资料档案管理人员树立牢固的信息化管理意识。除此之外，我们还要进一步加强图书资料档案管理人员的信息化管理水平，通过相关的信息化培训来进一步地提高图书资料档案管理人员的管理技能，这样不仅可以加强对图书资料档案的信息化管理，而且还可以进一步提高图书资料档案资源的利用水平。

2.2利用多元化的手段来实现图书馆资源的共享

图书资源共享为图书馆提供了明确的发展方向。由于我国图书馆在长期的封闭式发展中逐渐产生了割裂现象，也正因为这样，图书馆被划分为了高校、社会公共、专业图书馆等等，而且各个图书馆所采取的管理模式都是自行管理，各个图书馆之间不存在联系，这样很容易造成图书资源出现重复采购的情况，最终导致图书馆中的资源没能够得到充分的利用和发挥，而且这样的一种管理模式也不利于广大读者的使用。基于此，我们的高校还要加强与其他高校图书馆之间的交流，尽量实现各种图书馆内的资源共享。除此之外，我们还要实现校内外读者对资源的平等共享，这也为广大校外读者提供了一条便捷的绿色服务通道。

2.3加强高校与当地图书馆的共建，加强社区图书馆的建设

加强馆藏资源的信息化并且实现社会服务是现代高校图书馆作为我国文化事业建设重要机构的主要职责之一。首先，高校图书馆要充分利用其信息资源、设备资源以及人才资源的优势为社会大众直接的提供知识信息化服务。其次，高校图书馆也应该充分发挥图书馆的专业人才的资源优势，加强与地方文化建设机构的联系，帮助地方文化建设，构建社区图书馆等。最后，高校图书馆可以采取校地共建的模式，在政府进行文化投资的基础之上，加大宣传力度，发动社区群众捐赠期刊、捐赠图书，建立社区图书馆数据库，以满足社会公众对信息知识的需求。

2.4提高图书馆档案管理人员素养

首先，对图书馆而言，图书馆要提高档案管理工作人员的入职门槛，招聘一些综合素质较高的人员，不仅要具有一定的学历水平，具有很强的档案理论和技术知识，还要具有较强的应变能力和创新能力，能够应对档案管理信息化过程中出现的新问题。此外，图书馆要为在职的档案管理人员提供一些继续深造和学习的机会，比如说安排一些专业讲座、定期对档案管理人员进行专业培训、组织档案管理人员到其他单位去学习和交流经验等等，以提高档案管理人员的业务能力和素养。其次，对于图书馆档案管理人员自己而言，要树立终身学习意识，端正自己的工作态度，不断更新自己的管理观念，不断提高自己的档案管理知识水平和专业技能水平，不断学习信息技术知识，比如说电子图文和表格的应用知识等，广泛涉猎其他能够提高自己工作能力的知识，比如说学习一些关于组织和领导方面的知识，学习一些与人沟通的方法等。

总之，信息化时代的到来使得人们的生活水平有了本质的提高，我们只有创建信息化的图书资料档案管理体系，才能够真正的满足公众的实际需求，才能够更好的为社会大众服务。

参考文献：

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[2]刘彦.信息化时代下图书馆档案管理工作创新[J].中国管理信息化，2013，16（12）：85-86.

[3]罗莹.浅谈图书资料档案信息化管理[J].电子制作，2013（10）：121-122.