谈档案管理创新化的意义及途径

谈档案管理创新化的意义及途径

刘旭地

刘旭地（五常市档案局，黑龙江五常150200）

摘要：在市场经济体制飞速发展之下，由于信息技术的不断冲击和变化，档案管理作为当前社会发展过程中的主要手段和方式，其在不断的变化之中。我国对档案管理的应用有着很长的历史，但是由于种种因素的影响使得我国档案管理的过程中存在着诸多的文图，档案管理创新是档案管理在发展过程中的必然要求，也是当前社会发展的前提基础。新的科学技术为档案发展和创新提出了新的要求和新的思路。在创新的过程中要想做好档案管理就必须树立正确的服务理念。

关键词：档案管理；四个关系；服务手段；服务领域

创新是档案事业发展的必然要求。随着科学技术的不断发展，档案工作以逐步的出现了多元化发展的前提和基础，在这种背景之下，档案工作者必须认清形势的变化，转变传统的管理观念，开拓创新，勇于实践，用档案事业的加快发展，通过学习当前各种先进的技术与管理水平来实现档案管理过程中的创新过程，更好地为国家的利益服务，为全社会服务，为大多数人的利益服务，在当前，档案创新是由于当前社会发展的要求，是新世纪、新阶段对档案工作提出的要求，是为了在档案建设和管理的过程中实现现代化管理手段与管理技术的前提与基础，在档案管理过程中要通过当前先进的计算机网络技术为其提供技术支持和理论支持，促使档案管理现代化。在创新的过程中，档案管理工作者要解放思想，破除因循守旧观念；加强新时代观念的认识，这样才能够与时俱进，做到管理过程的良好创新过程。

1档案工作创新，要解决好四个关系问题

档案创新工作是当前社会发展过程中的必然趋势，是社会在发展过程中对档案要求的必然结果。创新是一个理论发展的前提，它不是抽象凭空产生的，是通过各种具体实践理论为基础的过程，是采用各种先进技术为一体的创新理念和前提基础。在档案创新的过程中，首先要解决好以下四个问题：

1.1创新与基础的关系

工作创新不是凭空想象，不是“空中楼阁”，创新必须在原有基础之上进行。建国以来，我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。

1.2创新与现实的关系

在档案创新工作中，是一个结合实际的创新手段和创新方法，脱离实际的创新补救创新，那只是一个空中楼阁，没任何理论依据和现实依据，是一个只能看不能动的过程。随着当前社会发展中，我国的档案管理工作仍然是处于当前社会的初级阶段，是一个不可忽视的管理过程，围绕实际情况去解决各种问题，在打好基础、快速发展上求突破。

1.3创新与学习、借鉴的关系

学习是创新的基础，是创新的阶梯，更是创新过程中的主要动力来源和理论的来源依据，是通过各种行业知识和技术的不断提高来增加其创新能力与创新过程的前提与基础。借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，结合各种先关的技术与先进的理念进行综合性分析，来找出突破口的过程。运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。

1.4创新与实践的关系

创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的创新，理论创新、方法创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。

2服务手段创新

2.1建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务

随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

2.2建立“电子文件（档案）数据管理中心”

档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。

该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

2.3电子文件的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了。

2.4开展在线服务

传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。

2.5开展现行文件阅览服务

随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入ＷＴＯ后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益。

3拓展服务领域

3.1信息服务的社会化、多主体

由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。

3.2兴办服务实体，发展档案产业

处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者。

3.3加强横向联合，实现信息资源共享

随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。

建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。

3.4注重“反馈”，深层次开发档案信息

反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。