信息化时代下档案管理的创新及发展张明慧

信息化时代下档案管理的创新及发展张明慧

张明慧

滕州市园林管理处山东省滕州市277599

摘要：在信息化时代背景下，机关单位每天都会产生大量数据信息，如何高效合理地利用这些数据，这就需要档案部门做到高效档案管理工作。在实施信息化建设背景下,文件与档案管理受到了企业的一致重视。现阶段，单位要做好档案的管理，必须正视档案管理中存在的各种问题，采用信息化的手段有效管理档案，做到档案管理的可持续发展。

关键词：信息化档案管理创新发展

一、信息化时代下档案管理工作中存在的问题

（一）管理方法过时

目前，档案管理工作依旧采用半传统方法进行管理，档案信息主要依靠纸质文件记录，但在这个数据快速增长的时代，需要处理的数据信息越来越多，主要依靠纸质文件记录档案，很容易丢失或缺页，档案数据不完整，单位的长久发展会受到影响。同时，信息化手段管理也仅仅处于录入信息，只进行了简单的分类整理，不方便今后资料的查阅与调用，导致出现形式化、单一化的录入数据方式。

（二）档案管理不受重视

大多数人认为档案管理只需将信息录入，不需要整合，甚至某些企业的档案管理员还担任了公司里其他职位，不能一心做档案管理工作。同时，多数企业领导也认为档案工作不重要，不能给公司带来实际经济效益，没有发展的必要。但档案管理往往是公司进行工作中最重要的一环，缺了档案管理工作就难以进行。如，若数据管理人员长期忽视他自己的工作，企业员工的资料可能会丢失，长期合作伙伴的资料也可能被泄露，企业今后发展需要某些数据进行工作时却发现数据遗落，无法正常工作。长期下来，企业可能会进入衰败期，甚至走向灭亡。

（三）档案管理信息更新不及时

信息化时代背景下，企业需要将档案管理置于重要地位。因为数据增长速度过快，档案管理部门需要不断更新工作技术以及升级设备。一旦档案管理部门工作效率得不到提高，很容易影响整个公司工作进程，造成延误各项工作进程的现状。多数公司都配备了信息化的档案管理设备，但相应管理人员专业知识缺乏，认知良莠不齐，不能很好地加以利用，造成了资源的浪费。信息更新不及时，设备利用率低，导致了工作效率低这一局面。

二、企业档案管理工作的创新与发展

在信息化时代的要求下,企业必须解决档案管理中存在的各种问题,最大程度上进行信息化管理，运用信息化的现代手段，科学高效地提高档案管理部门工作效率。

（一）档案管理制度的健全规范

制度不规范、条例不合理是企业档案管理制度的现状。随着社会的进步、科技的发展，档案管理不再只停留于纸面文件上，而需要录入大量数据到企业的资料档案库中。要想提高档案管理效率，首先就需要制定规范合理的档案管理制度，积极引进信息化管理技术，从根本上解决问题。企业应对原档案管理制度进行改进，探讨其中存在的不足，同时进行改革，用先进的管理方式进行管理，企业得到良好发展。如，将已有的档案目录数字化，将纸质文件录入数字档案资料库中，建成可供单位员工查阅的内部检索平台。

（二）提高管理人员信息化设备的操作水准

多数档案管理人员不具备专业的技能，不能高效合理地管理运用，往往工作效率都很低下。因此，单位应加强对管理人员素质的培训，定期组织员工培训，使管理人员熟练运用高科技设备，掌握信息化技术，正确运用各种技术录入、整理、检索资料，改变他们的观念，鼓励其接受新知识；同时，也可引进高素质人才，资料数据能够被高效地整理、录入、分类、查阅，加快其他部门查阅速度与工作进度，使用者能够更为简便的查阅档案，这增强公司核心竞争力。如，引进人才时，要结合企业实际发展，要求人才具有专业技能；与此同时，也要给予人才相应的奖励，吸引更多优秀专业的人员前往公司。当企业给予更多时，企业员工的工作积极性被充分调动，除为公司干力所能及的事情外，专业人员还会将事情做得更好，为企业的可持续发展贡献出一份力量。最终，利用组织培训机会，加强员工对单位的归属感，使员工理解其原来不懂的方面，培养出一批综合性档案管理人才。

（三）合理利用及更新信息化设备

当前多数企业的信息化设备基本齐全，但现代化管理技术数据庞大，由于数据信息处于爆炸式增长的状态中，企业要想进一步提高自身的档案管理水准,就必须及时对设备进行合理利用及更新，根据企业情况选择最适合的管理设备，并对系统进行合理利用和及时更新，资料的存储与管理得到保证，确保工作不会因设备问题而受到影响。如，当需要某些设备录入、整理、检索内容时，企业应购买其设备来支持工作。

（四）改变企业人员对数据管理的看法

数据录入是一份十分重要的工作，它关系着企业今后的发展壮大。我们应当改变目前同事对其的想法，让大家知道这不仅仅只是一份简单的、重复性的工作。通过召开会议、开员工聚会等方法让其他部门接触到档案管理部门并了解到其重要性。企业领导重视档案管理工作，档案管理人员也开始重视其工作，其他部门与档案管理部门良好合作，企业工作效率提高，进入可持续发展状态。

三、信息化时代下档案管理的发展方向

在信息化时代下，人们需要处理的信息量在与日俱增，信息量的增加，使得档案管理工作难度越来越大。档案管理的信息化发展依然成为档案管理创新的必然方向，只有实现档案管理的信息化发展，才能更好地提高档案管理效率和质量。然而在档案管理信息化发展过程中，网络安全问题是一个重要问题，网络安全问题直接关系到了档案管理效率和质量。为此，在档案管理信息化发展过程中，还必须加大技术的研究，进而提高档案管理系统的安全性。

档案是一笔重要的财富，它是人们智慧的结晶，是事业单位一切工作的依据，对事业单位的发展有着不可替代的作用。为此，加强档案管理工作十分重要。在信息化时代下，对档案管理工作要求越来越高，传统的档案管理模式依然难以满足现代社会发展的需要，为了更好地提高档案管理工作质量和效率，就必须加大档案管理创新，转变观念，加大管理方法的创新，加大专业管理人才的培养，完善相关制度，加大信息化技术，实现档案管理的信息化发展和现代化管理。同时，在档案管理信息化发展过程中，还必须做好安全管理工作，确保档案信息化管理系统的安全性。

四、结束语

总而言之，企业的档案管理工作是企业管理中的一项重要内容，它影响着企业的整体工作进度与企业的整体发展。发现并解决当前档案管理制度中的不足，健全档案管理制度规范、提高管理人员信息化设备操作水准、合理更新信息化设备、充分使用信息化管理设备都是使档案管理进行创新工作的必要步骤，档案管理才能高效有效地发展，全面提高档案管理工作的质量及效率。

参考文献

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