房产登记档案利用工作常见问题及对策

房产登记档案利用工作常见问题及对策

冼玉萍

佛山市禅城区不动产档案馆广东佛山528000

摘要:房地产档案作为综合房产业及相关人员的信息资源库,其查询与利用的功能性对房产建设具有很大的影响作用,对促进城市建设也有不可忽视的现实意义。文章通过阐述房产登记档案提供利用的法律依据，基于房产登记档案查询利用工作的现状和存在问题，提出了相应的解决措施,以期为房地产企业的可持续发展提供参考。

关键词:房地产行业；房产档案；查询利用；信息化管理；查询职责

在我国社会经济水平不断提升的背景下,人们投资置业及改善住房的需求不断增强,这在很大程度上带动了我国房地产业的快速发展。目前房地产业已成为我国社会经济发展的重要支柱性产业,并保持良好的发展势头。与此同时,人民群众的法律意识与维权意识也在逐步的提升。房产档案作为房屋权属的重要证明材料,同时也是房地产经济案件的重要依据,所以其在城市房地产建设和房地产投资中具有极其重要的意义。因此，房产档案的查询与利用受到了广泛的重视。但当前房产档案在查询中还存在着一些问题,所以需要采取切实可行的措施来充分的发挥出房地产档案的积极作用。

1房产登记档案提供利用的法律依据

房产登记档案的利用是指登记簿和原始登记资料的对外利用。房产登记档案的利用既是社会公众维护保障房产权益的客观需求，也是法律法规对房产管理部门规定的基本义务和要求。

《物权法》第十八条规定:权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料，登记机关应当提供。

《房屋登记办法》第二十八条规定:房屋登记机构应当将房屋登记资料及时归档并妥善管理。申请查询、复制房屋登记资料的，应当按照规定的权限和程序办理。

《城市房地产权属档案管理办法》第二十四条规定:房地产权属档案管理机构应当充分利用现有的房地产权属档案，及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务。

建设部《房屋权属登记信息查询暂行办法》第六条规定:房屋权属登记机关、房屋权属档案管理机构(以下统称查询机构)应妥善保管房屋权属登记资料，及时更新对房屋权利记载的有关信息，保证信息的完整性、准确性和安全性。查询机构应建立房屋权属登记信息查询制度，方便当事人查询有关信息。

建设部《房屋登记簿管理试行办法》第十四条规定:个人和单位提供身份证明材料，可以査询登记簿中房屋的基本状况及査封、抵押等权利限制状况；权利人提供身份证明材料、利害关系人提供身份证明材料和证明其属于利害关系人的材料等，可以查询、复制该房屋登记簿上的相关信息。

2房产登记档案利用工作的现状和存在问题

房产档案关系到人民群众的切身利益，特别是近年来，随着社会经济的发展.房产档案信息利用越来越广泛，特别是房产档案信息的查询和房屋登记证明的出具，涉及群众购房、信贷、税收、人学、法院诉讼等方方面面，社会需求量逐年上升。据某市房管中心登记档案利用情况统计表显示:2014年1月-2015年4月，该中心共受理房产档案査询48774人次，其中:出具房屋限购核查证明1726份，为群众享受信贷、税收优惠等出具查询证明10988份；在遗失补办房产证、子女人学报名、异地购房、办理土地登记证件涉及的上手资料、拆迁安置、住房保障等方面出具证明31145件；此外，还积极协助公检法部门査询、出具房产档案证明4915件，有力维护了社会经济秩序和房地产市场的稳定。但目前，我市在房产档案利用过程中仍存在一些亟待解决的问题。

2.1房产档案记载与房产现状不符

随着“三改一拆”工作的推进，城市房屋的征用以及产权人的变化，会导致部分房屋产权现状与原始房产档案登记记载信息发生不符，比如:原产权房屋被依法拆迁或征用，若拆迁部门或原产权人未及时向房屋登记机构提出该房产注销登记申请，将导致档案登记信息查询结果与实际现状不符，极易产生相应纠纷。

2.2房产动态与整理归档不同步

随着房地产市场的发展，房产的转让、租赁、抵押、置换等经济活动日益活跃，特别是2015年“330”楼市新政落地后，房地产市场回暖，各类房产产权登记档案的装订量也在日益增加，档案室一方面需及时消化处理前期积压的产权档案，另一方面还需及时接收新产生的产权档案，由于档案装订人员不足，往往出现房产档案尚未经整理装订人库，就有群众来窗口查询相关档案信息，造成窗口调档不顺畅。

2.3协助査询中易出现主客倒置

为群众享受信贷、税收优惠等出具房屋登记信息查询结果，这是房管部门在近年来档案利用中发挥的最重要的社会服务功能。但在实际工作中，房管部门往往由协助财税、金融机构査询的服务角色转为把关主角，金融机构和财税部门提供的核查清单往往由群众自行填写.易遗漏家庭其他成员，导致群众来回跑，查档工作人员重复劳动，影响窗口工作效率。

2.4房产利用与信息保密出现冲突

档案查询窗口作为对外服务窗门，会经常碰到办事群众的投诉，有些是服务群众自身提供的资料不全，不能查询房产档案或出具证明；有些是根据查询相关规定，不符合查询必备条件；有些是查询规定未涉及或档案信息涉及个人隐私，不能随便利用，但由于查档人员工作方式方法过于死板，未能灵活应对具体事件，由此造成当事人投诉和不满。

3加强房产登记档案利用工作的解决措施

3.1积极开展数据清理，加强部门联动，确保登记信息完整无误

随着城市建设步伐的推进.建议拆迁主管部门与房屋登记部门加强部门工作沟通，通过数据中心、共享平台及网络服务建设.使房产登记系统与拆迁信息系统建立起直接关联的信息共享系统，实现部门信息互享互通，对已拆迁房屋及时向房屋登记部门进行产权注销申请，确保登记信息准确无误，保证拆迁人合法权益。此外，房屋登记部门要及时清理房产登记数据，不断进行更新、补充和完善.使房产档案信息的利用发挥更大的社会效益，为政府的决策提供更科学的参谋。

3.2提升房产档案信息化管理水平，实现档案查询高效化

房产档案利用管理实现数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是新时期档案管理发展的必然方向。随着房产档案社会需求量的递增，窗口一方面要做好登记信息的及时输录工作，对房屋登记业务受理过程中形成的一手房产档案随办、随拍、随录，确保相关的房屋产权原始信息及时进人登记系统，便于随时查询。另一方面，配强档案装订人员队伍，出台激励政策，适当提高档案装订人员薪酬，并由专人负责产权档案的质量监督管理，确保产权档案信息及时调阅。

3.3明晰查询职责，依申请协助查询，方便群众办事

房产档案信息的查询和房屋登记证明的出具，涉及群众信贷、税收、人学、户口迁移、法院诉讼等方方面面.作为房产档案查询机构，一方面，要严格按照査询规定，积极协助财税、金融、公安、法院等部门，按照其提供的协查申请提供查询服务，如因特殊原因无法提供查询的或不能及时提供查询的应向查询人说明理由，以免群众来回跑，影响办事效率。另一方面，对于协查事项，要明确查询职责，严格按照《房屋权属登记信息杏询暂行办法》和《房地产登记技术规程》依法査询，不得撞自扩大查询范围，以免引起纷争。

3.4强化窗口人员职业操守，查询兼顾个人隐私保护

房产档案保存的目的，就是社会利用，如何平衡房产档案的利用与保密的关系，在新形势大环境下显得更为突出。房产档案有其固有的保密性，作为房产档案查询的工作人员，在为申请人提供房产档案查询服务时，一方面要保护好房屋产权人的所有权信息，把握好房屋登记信息与房屋原始档案的区别，严格保守国家机密、个人隐私和商业秘密；另一方面又要充分利用房产登记档案信息为社会提供优质服务，使房产档案发挥更大的社会效益。根据利用者的需求，不断改进服务方式，利用自助平台或是网上预约受理的模式，迅速而准确地为社会群众提供更便利的服务。

4结束语

综上所述，房产档案通过合理地查询利用，会直接或间接地产生一定的经济效益和社会效益。目前，我国的房产档案查询与利用制度正在摸索中前进着，虽然在发展中出现了一些问题，各项制度尚未完善，探索的道路虽然曲折，但我们有理由相信，房产档案查询利用中的问题都将通过相应的措施得到合理的解决。在已有的方法研究基础之上，文章从开展数据清理，加强部门联动、提升房产档案信息化管理水平、明晰查询职责以及强化窗口人员职业操守等方面提出了一些解决措施，具有一定的创新性以及实用性，可供参考。未来，房产档案查询工作将不断完善，使房地产权属档案管理有法可依、有章可循，为社会各界提供更加便捷、高效的档案服务。

参考文献

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[2]佟岩.房产档案查询利用中的问题与解决对策[J].经贸实践.2015(16)

[3]张桂荣.房产档案查询中存在问题及解决对策[J].黑龙江史志.2014(24)