建筑工程竣工文件档案的整编与管理探索

建筑工程竣工文件档案的整编与管理探索

谢晓娟

新疆三联工程建设有限责任公司834000

摘要：建筑工程文件在工程施工过程中会产生很多种形式的信息记录，涉及工程准备、监理、施工、竣工等环节。建筑工程竣工档案的管理效果可能会对建筑工程竣工文件的质量产生直接或间接的影响。建筑工程竣工文件是工程竣工验收的条件，需要保证其完整性、齐全性和准确性，能够将建筑工程施工、竣工验收的真实情况反映出来，使得图物相符，技术数据更加可靠。此外也需要做好归档工作。如果建筑工程档案验收不合格就无法进行竣工验收。因此需要采取有效的措施对竣工文件档案进行整编和整理。

关键词：建筑工程；竣工文件；档案；整编；整理

1导言

在建筑工程建设施工中，工程竣工资料能够真实反映出各个环节施工，直接影响到建筑工程整体质量。随着市场经济的不断发展，建筑企业面临的竞争压力也越来越大。企业要想在激烈的市场竞争中取得胜利，必须重视工程管理。竣工资料管理是工程管理的重要组成和关键部分，其管理水平和管理质量在很大程度上关系到企业经济效益。因此，建筑企业应当重视建筑工程竣工文件档案的整编与管理，认真分析竣工文件档案管理中存在的主要问题，并且采取有效措施进行解决，确保竣工文件档案的准确性、完整性以及齐全性，便于真实反映出工程竣工验收状况，确保建筑工程施工质量。文章主要探讨建筑工程竣工文件档案的整编与管理。

2建筑工程竣工文件档案的整编与管理中存在的一些问题

2.1对建筑工程资料管理的重视度不足

我国在2002年期间便发布并推行了《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》、《建设工程质量管理条例》等章程，其目的是为了能够使得建筑企业在执行资料管理时起到有效促进的作用，帮助建筑工程得到更好地发展。可是，当前依然有一些资料管理人员在执行资料管理工作的过程中没有认真对待，例如，建筑企业在工程施工过程中进行监管时不够认真，也没有认识到监管的重要性，使得建筑工程竣工资料不齐全、不完整。这就导致所递交的建筑工程档案资料存在不足，同时也无法对建筑工程的施工质量进行有效的反馈。

2.2建筑工程资料的丢失量过多

工程资料的丢失现象在资料管理工作中会频繁出现，这都是因为管理人员在进行档案资料管理时没有认真对待该项工作，导致进度缓慢且回档率不高，并且在这过程中存在借阅或者易手现象时没有进行妥善的管理，使得档案资料因此丢失。例如，存在相当多的建筑企业在工程竣工后，觉得工程都已经完工了，这些相关资料就等于是废纸，资料归不归档也不会有什么事，因此使得建筑工程资料出现丢失的现象。这就导致建筑工程的进度以及质量受到一定的影响，同时竣工工程工作的推迟验收，将会使建筑企业的名誉和发展在一定程度上受到相关的影响。

2.3建筑工程资料管理保存问题多

建筑工程的相关档案资料在进行收集后，没有对档案资料根据比较规范的方法进行装订与管理，使得建筑工程的档案资料无法进行相应的保存，因此导致建筑工程档案资料出现混乱，甚至丢失的现象。例如，当前我国的建筑企业在对建筑工程档案资料进行保存工作时没有真正做到位，并且存在工程资料需要进行页码排序的地方或者是需要装订的相关文件无法进行有序的排放，资料的原件与复印件放在同一区域或者放在同一个文件夹中进行保存，这就导致需要用到相关资料时进行资料选取的过程变得十分繁琐，因此造成不必要的麻烦，从而使得建筑工程的有效开展受到一定的影响，甚至给企业带来严重的经济损失。

2.4建筑工程资料管理管理机制不全

建筑工程资料管理管理机制的不完善，很有可能会使得建筑工程的相关资料与工程进度无法一致，并且还会使得建筑工程的相关资料因此造成严重的缺失。例如，因为各个建筑企业的管理水平存在高低不平的现象，并且存在部分建筑企业没有建立一个较完善的档案管理机制，导致在进行归纳以及整理建筑工程档案资料的过程中产生一系列的问题。这就使得在进行建筑工程资料的管理工作时在一定程度上受到了制约，且建筑工程的建设与进度也因此受到了一定的影响。

3加强建筑工程竣工文件档案整编与整理的措施

3.1重视建筑工程竣工资料管理

要想加强建筑工程竣工资料管理，施工企业首先要从观念上对此重视起来，加大宣传力度，对竣工文件档案整编与管理的行为进行规范，以此增强相关人员档案管理意识。在正式施工之前，建筑企业应当积极宣传相关法律法规和档案管理规范，提高竣工文件档案管理的实效性，组织建设单位、施工单位和监理单位的相关负责人了解和学习基础档案知识，为建筑工程竣工文件档案管理工作奠定良好的思想基础。

3.2规范建筑工程招投标流程

建筑企业应当严格按照规定流程进行工程招投标，选取综合水平较高的施工单位以及监理单位，针对建筑工程竣工文件资料提出相关要求，将竣工文件档案的整编内容、职责、特殊要求、送交时间以及资料原件在合同中进行明确，确保工程施工顺利进行，以此实现建筑工程竣工文件档案整编与管理水平的提升。

3.3完善变更后的文件档案管理制度

加强建筑工程竣工文件资料管理，对变更后的文件档案管理制度进行完善，确保资料齐全，做到定量统计、分门别类。在绘制竣工图纸时，变更后的文件资料是一项重要依据，只有重视变更文件管理，才能真正确保建筑工程竣工文件档案的真实性、完整性、齐全性与可靠性。首先，在对竣工文件档案进行编号时，需要考虑到不同档案的形成时间，防止文件在形成、移交以及保管过程中出现丢失现象。在编制竣工图时，编制人员需要确保变更资料收集齐全，在整理上要做到分门别类，并明确变更文件数目，以便在工作中迅速查阅。除此之外，还要对变更单进行逐个审查，将已执行或未执行的章盖在变更单上，确保竣工图编制科学；其次，施工单位主要负责竣工图纸的绘制，但是建筑单位、监理单位要充分履行自身监督管理职能，确保所绘制的竣工图纸符合实际施工情况，提高竣工图纸的绘制水平。在施工开始后，竣工图纸的绘制必须立即进行，并且根据实际情况进行适当修改，竣工图的编绘需要所有工程技术人员的参与，从而提升竣工图整体效果。

3.4重视培养档案管理人才

档案管理人员的专业水平和综合素质在很大程度上决定着竣工文件档案的整编与管理水平。因此，建筑企业必须重视培养档案管理人才，加强对档案管理人才的专业培训和相关教育，确保其掌握归档整理规范、建筑知识以及档案方面的知识，提高档案管理者的工作质量与工作效率。除此之外，要想实现档案管理人员操作水平的提升，企业还要积极应用现代化管理理念与管理方式，对档案管理人员进行计算机技术方面的培训，提高档案管理的科学性。

3.5合理运用现代信息技术

随着计算机的普及和网络技术的发展，动态化监控在建筑工程施工中得到了越来越广泛的应用。将一定数量的摄像头安装在施工现场，并连接网络平台，利用视频资料对实际施工情况进行了解和掌握，及早发现施工过程中出现的各种问题，防止损失扩大化。这些视频资料应当作为工程资料保存下来，与书面资料相比，视频资料在真实性、可追溯性以及直观性等方面具有更大优势。

4结束语

总之，建筑工程施工中，竣工文件是极为重要的组成部分，存在于整个工程建设的始终，需要将其放到与工程质量同等的高度。竣工文件的立卷归档等是十分系统的工作，需要对其进行全过程的管理，并做好竣工文件的编制归档，加强相关部门的协调配合，使得建筑工程施工单位的管理水平得到提升。

参考文献：

[1]朱儒刚.建筑工程竣工资料管理中存在的问题及其改进策略研究[J].建设监理，2015（11）：49~53.

[2]陈宁，王之勇.建筑工程档案管理中问题及解决思路[J].现代商贸工业，2016（27）：68~69.

[3]张威.建筑工程档案管理存在的问题及处理措施[J].中外企业家，2016（23）：186~188.