1.江苏省太湖地区水利工程管理处江苏苏州2151282.江苏省水利机械制造有限公司江苏扬州225000
摘要:随着信息化的飞速发展,档案管理工作也面临着观念的转变,方法的创新以及模式的完善。基层水利单位能否有效的管理档案资源信息,往往成为影响本单位各项事务开展质量与效率的重要因素。本文从实际出发,探讨了基层水利单位在这一方面管理中存在的问题,并就如何提升档案管理的有效性,提出了一些建议,为基层水利单位档案的信息化管理提供了参考。
关键词:基层水利单位;档案信息化;信息资源;有效管理
Theintegrationandmanagementinnovationofinformationresourcesofthebasicwaterconservancyarchives
DAIXia
TheTaihuLakeRegionInJiangsuProvinceWaterConservancyProjectManagementOffice,Suzhou215128,Jiangsu
Abstract:Withtherapiddevelopmentofinformationtechnology,archivesmanagementisalsofacedwiththetransformationofideas,theinnovationofmethodsandtheperfectionofmodels.Whetherthegrass-rootswaterconservancyunitscaneffectivelymanagetheinformationofarchivalresourcesisoftenanimportantfactoraffectingthequalityandefficiencyofvariousunits'affairs.Fromthepracticalpointofview,thispaperdiscussestheproblemsexistinginthemanagementofwaterconservancyunitsatthegrass-rootslevel,andputsforwardsomesuggestionsonhowtoimprovetheeffectivenessofthearchivesmanagement,whichprovidesareferencefortheinformationmanagementofthearchivesofwaterconservancyunitsatthegrass-rootslevel.
Keywords:grass-rootswaterconservancyunits;archivesinformatization;informationresources;effectivemanagement
0引言:
档案管理工作价值的实现,始终是基于对其信息资源的整合利用状况,基于目前信息化,网络化的时代背景,基层水利单位能否适时转变其管理理念,创新其整合方式,往往成为影一个单位工作正常开展的重要因素。鉴于此,全面探索档案信息资源的整合方式以及创新策略,有着较高的现实价值与实践意义。
1档案信息化管理存在的问题
1.1信息资源利用率较低
许多水利单位十分注重实体档案的管理工作,不仅为其开辟了专门的存放区域,同时还选派专业的人员对其进行归档与维护,但往往却缺乏对这一资源利用的意识和能力[2]。如此一来,档案收集、整合、分析的价值根本无从实现,其内部所设置的档案管理室不过也是面子工程。除此之外,实体档案的大量囤积,不仅耗费了巨大的人力、物力、财力,用于对其的储存与维护,同时也不利于单位内部档案管理工作的现代化转变,即无法为信息资源的整合提供全面、有力的数据支持。
1.2归档标准参差不齐
近些年来,基层水利单位往往采用的是半封闭式的档案管理模式,以保管作为其管理的主要手段,而且并未建立起统一的管理体系,以及确认出科学的管理流程。如此一来,受到人员流动要素的影响,不同时期的档案被打上了当时管理人员的烙印,档案管理工作的历史性特征十分明显。所以在后期整理与维护的过程中,普遍存在着编号格式不一、标题不规范、标签重复或者是错漏等问题,还有“卷”、“件”难以割裂的问题,严重制约了实体档案信息化的进程。除此之外,在引入信息化的管理模式之后,也普遍存在着电子文件格式不统一、标注不详尽等问题,严重制约了其整合与管理价值的实现。
2档案信息化资源的特点
1.1载体电子化
在基层水利单位传统的档案管理模式之下,纸张是其信息资源收集、整合与储存的唯一载体,受其体积大、查找难、易腐蚀、不耐翻折等特点的限制,很难适用于信息高度膨胀的现代社会。现阶段,信息资源的储存硬件主要借助于u盘、磁盘、光盘,软件主要借助于档案管理软件、档案资料电子化等要素,这不仅为相关管理人员节省了大量的储存空间与管理时间,同时还方便他们的查找与取用,大大促进了实际档案管理效率的提升。
1.2传输网络化
在计算机网络技术未得到全面应用的时代,相关工作人员在应用档案的时候,往往需要翻阅大量的资料,不仅耗时耗力,而且很有可能在这一过程中出现错漏、重复等问题[1]。目前,基层水利单位基本上构建起了覆盖全局的网络系统,以及与之相匹配的档案传输系统。也就是说,相关人员只需将档案信息输入在电子设备上,就可以实现接收,整合以及储存的一体化处理,最终达到资源有效共享的目的,为其他各项事务的推进提供一定的便利。
1.3检索自动化
档案的价值在于为其他各项工作的开展提供一定的指导,所以对其进行取用或者查阅是无可避免的。现阶段,许多单位引入了数据库模式,即只需通过联网的覆盖,就可以实现对相关档案内容的实时查阅。如果某一人员有档案取用或者是查阅的需求,只需将档案的相关信息输入在电脑上,就可获知档案的具体位置以及其他信息,档案的辅助性、指导性价值愈加凸显出来。
3档案管理整合策略探究
3.1推进档案管理的网络化发展
针对普遍存在的档案应用效率不高的问题,相关主体应当从实际应用体系入手,着力解决这一制约其管理价值实现的问题。具体来说,基层水利单位应当加快信息化的建设脚步,为档案管理投入更多的建设资金,引入现代化的元素,引导档案管理人员学习先进的技术,建立起覆盖全单位的网络系统以及资源共享体系。在此基础上,水利系统需要建立起更大规模的信息传输、整合以及共享系统,为更多的基层水利单位工作开展提供便利。针对已经存在的大量的实体档案,各个水利单位的相关部门应当加紧整合与分类,及时将那些不涉及单位、国家机密的档案发布到局域网上,设置查询权限,真正实现网络资源共享[3]。档案网络化是一个复杂的过程,首先要对档案信息进行检索编辑,建设档案数据库,体现档案目录的完整性,其次,还可以发挥其他各部门的的优势,建立有自己特色的数据库,另外,还需对档案进行分化和有序化,开展编研工作[4]。针对档案保密审查工作的开展需求,应当全面推行注册制度,在注册者的身份得以确认的基础上,赋予其审查的权限,并定期进行查验,防止相关权限被他人盗用。
3.2加大收集整合力度
各个基层水利单位在收集整合档案的过程中,应当全面落实一把手参与,并逐级分责的制度,即在相关领导的统一带领之下,不同岗位肩负起各自的责任,实现各种管理风险的有效规避。特别是涉及到影响人们生活、生产的重要基础设施建设的档案,应当建立起一套科学、完善的档案管理制度,明确其具体的收集、整理、归档、储存以及取用程序,使得各项事务的推进可以做到“有章可循”。文件材料的归档必须全面,涵盖纸质资料、电子文件、照片、视频、音频等要素,并且在指定期限移交到档案管理部门[5]。一旦在某一环节出现遗漏、损毁档案的问题,应当即使采取补救措施,避免问题的扩大化。针对普遍存在的“重保管、轻应用”的问题,管理部门及其工作人员应当科学核对档案费用,提升其内部人力、物力、财力以及其他社会资源的应用价值。
3.3加大纵向管理力度
水利系统档案的管理工作,凸显出内容繁琐、程序复杂、综合性与专业性较强等问题,所以管理也应当跳出其他事务管理模式的桎梏,全面落实纵向管理模式的具体要求。所以,基层水利单位应当建立起统一、科学的管理标准,既可以以水利工程实际的建设规模为标准进行档案划分,也可以以具体的管理内容为划分的依据,从而为档案的高效化收集、规范化整合以及科学化管理提供一定的便利。在此基础上,要加大对档案管理人员的培训力度。首先水利单位应当把好“用人关”,明确该领域不同岗位的具体职责以及工作门槛,提升整体管理队伍的专业性。在实际工作开展之前,要对相关人员进行全面的理论指导与实践培训,使其可以掌握该领域最先进的理念与最前沿的方法,实现自身专业素质与业务能力的有效提升,更好地服务于实际工作的开展。
4结束语
总之,随着网络信息化技术的发展,档案作为知识的结晶和信息源,越来越被人们和社会高度重视和利用,水利单位档案管理工作的开展,也深刻影响着我国水利基础设施的建设和发展,开发档案信息资源并进行整合管理,适应信息化社会的发展,切实转变和变革档案信息服务方式,使之更好的为水利现代建设服务。
参考文献:
[1]崔玉君.浅谈水利档案信息资源的开发利用[J]办公室业务,2014,(13):79-80.
[2]舒虹,张瑞.计算机互联网与档案信息资源共享[J]兰台世界,2012,(11):22-23.
[3]王新才,聂云霞.信息时代档案人才培养与档案学专业发展展望[J]档案学研究,2013,(1):87-91.
[4]许爱英.浅谈档案信息资源的开发利用与整合[J]人力资源管理杂志,2017,(6):347.
[5]刘荣.档案开发利用发展的影响因素与发展趋势分析[J]档案管理,2014,(1):39-41.
作者简介:戴霞(1979-),女,本科,馆员,主要从事档案管理工作
作者简介:卢琳(1986-),女,本科,工程师,主要从事工程项目资料管理工作