基层水利档案信息资源的整合与管理创新

基层水利档案信息资源的整合与管理创新

戴霞1卢琳2

1.江苏省太湖地区水利工程管理处江苏苏州2151282.江苏省水利机械制造有限公司江苏扬州225000

摘要：随着信息化的飞速发展，档案管理工作也面临着观念的转变，方法的创新以及模式的完善。基层水利单位能否有效的管理档案资源信息，往往成为影响本单位各项事务开展质量与效率的重要因素。本文从实际出发，探讨了基层水利单位在这一方面管理中存在的问题，并就如何提升档案管理的有效性，提出了一些建议，为基层水利单位档案的信息化管理提供了参考。

关键词：基层水利单位；档案信息化；信息资源；有效管理

Theintegrationandmanagementinnovationofinformationresourcesofthebasicwaterconservancyarchives

DAIXia

TheTaihuLakeRegionInJiangsuProvinceWaterConservancyProjectManagementOffice，Suzhou215128，Jiangsu

Abstract：Withtherapiddevelopmentofinformationtechnology，archivesmanagementisalsofacedwiththetransformationofideas，theinnovationofmethodsandtheperfectionofmodels.Whetherthegrass-rootswaterconservancyunitscaneffectivelymanagetheinformationofarchivalresourcesisoftenanimportantfactoraffectingthequalityandefficiencyofvariousunits'affairs.Fromthepracticalpointofview，thispaperdiscussestheproblemsexistinginthemanagementofwaterconservancyunitsatthegrass-rootslevel，andputsforwardsomesuggestionsonhowtoimprovetheeffectivenessofthearchivesmanagement，whichprovidesareferencefortheinformationmanagementofthearchivesofwaterconservancyunitsatthegrass-rootslevel.

Keywords：grass-rootswaterconservancyunits；archivesinformatization；informationresources；effectivemanagement

0引言：

档案管理工作价值的实现，始终是基于对其信息资源的整合利用状况，基于目前信息化，网络化的时代背景，基层水利单位能否适时转变其管理理念，创新其整合方式，往往成为影一个单位工作正常开展的重要因素。鉴于此，全面探索档案信息资源的整合方式以及创新策略，有着较高的现实价值与实践意义。

1档案信息化管理存在的问题

1.1信息资源利用率较低

许多水利单位十分注重实体档案的管理工作，不仅为其开辟了专门的存放区域，同时还选派专业的人员对其进行归档与维护，但往往却缺乏对这一资源利用的意识和能力[2]。如此一来，档案收集、整合、分析的价值根本无从实现，其内部所设置的档案管理室不过也是面子工程。除此之外，实体档案的大量囤积，不仅耗费了巨大的人力、物力、财力，用于对其的储存与维护，同时也不利于单位内部档案管理工作的现代化转变，即无法为信息资源的整合提供全面、有力的数据支持。

1.2归档标准参差不齐

近些年来，基层水利单位往往采用的是半封闭式的档案管理模式，以保管作为其管理的主要手段，而且并未建立起统一的管理体系，以及确认出科学的管理流程。如此一来，受到人员流动要素的影响，不同时期的档案被打上了当时管理人员的烙印，档案管理工作的历史性特征十分明显。所以在后期整理与维护的过程中，普遍存在着编号格式不一、标题不规范、标签重复或者是错漏等问题，还有“卷”、“件”难以割裂的问题，严重制约了实体档案信息化的进程。除此之外，在引入信息化的管理模式之后，也普遍存在着电子文件格式不统一、标注不详尽等问题，严重制约了其整合与管理价值的实现。

2档案信息化资源的特点

1.1载体电子化

在基层水利单位传统的档案管理模式之下，纸张是其信息资源收集、整合与储存的唯一载体，受其体积大、查找难、易腐蚀、不耐翻折等特点的限制，很难适用于信息高度膨胀的现代社会。现阶段，信息资源的储存硬件主要借助于u盘、磁盘、光盘，软件主要借助于档案管理软件、档案资料电子化等要素，这不仅为相关管理人员节省了大量的储存空间与管理时间，同时还方便他们的查找与取用，大大促进了实际档案管理效率的提升。

1.2传输网络化

在计算机网络技术未得到全面应用的时代，相关工作人员在应用档案的时候，往往需要翻阅大量的资料，不仅耗时耗力，而且很有可能在这一过程中出现错漏、重复等问题[1]。目前，基层水利单位基本上构建起了覆盖全局的网络系统，以及与之相匹配的档案传输系统。也就是说，相关人员只需将档案信息输入在电子设备上，就可以实现接收，整合以及储存的一体化处理，最终达到资源有效共享的目的，为其他各项事务的推进提供一定的便利。

1.3检索自动化

档案的价值在于为其他各项工作的开展提供一定的指导，所以对其进行取用或者查阅是无可避免的。现阶段，许多单位引入了数据库模式，即只需通过联网的覆盖，就可以实现对相关档案内容的实时查阅。如果某一人员有档案取用或者是查阅的需求，只需将档案的相关信息输入在电脑上，就可获知档案的具体位置以及其他信息，档案的辅助性、指导性价值愈加凸显出来。

3档案管理整合策略探究

3.1推进档案管理的网络化发展

针对普遍存在的档案应用效率不高的问题，相关主体应当从实际应用体系入手，着力解决这一制约其管理价值实现的问题。具体来说，基层水利单位应当加快信息化的建设脚步，为档案管理投入更多的建设资金，引入现代化的元素，引导档案管理人员学习先进的技术，建立起覆盖全单位的网络系统以及资源共享体系。在此基础上，水利系统需要建立起更大规模的信息传输、整合以及共享系统，为更多的基层水利单位工作开展提供便利。针对已经存在的大量的实体档案，各个水利单位的相关部门应当加紧整合与分类，及时将那些不涉及单位、国家机密的档案发布到局域网上，设置查询权限，真正实现网络资源共享[3]。档案网络化是一个复杂的过程，首先要对档案信息进行检索编辑，建设档案数据库，体现档案目录的完整性，其次，还可以发挥其他各部门的的优势，建立有自己特色的数据库，另外，还需对档案进行分化和有序化，开展编研工作[4]。针对档案保密审查工作的开展需求，应当全面推行注册制度，在注册者的身份得以确认的基础上，赋予其审查的权限，并定期进行查验，防止相关权限被他人盗用。

3.2加大收集整合力度

各个基层水利单位在收集整合档案的过程中，应当全面落实一把手参与，并逐级分责的制度，即在相关领导的统一带领之下，不同岗位肩负起各自的责任，实现各种管理风险的有效规避。特别是涉及到影响人们生活、生产的重要基础设施建设的档案，应当建立起一套科学、完善的档案管理制度，明确其具体的收集、整理、归档、储存以及取用程序，使得各项事务的推进可以做到“有章可循”。文件材料的归档必须全面，涵盖纸质资料、电子文件、照片、视频、音频等要素，并且在指定期限移交到档案管理部门[5]。一旦在某一环节出现遗漏、损毁档案的问题，应当即使采取补救措施，避免问题的扩大化。针对普遍存在的“重保管、轻应用”的问题，管理部门及其工作人员应当科学核对档案费用，提升其内部人力、物力、财力以及其他社会资源的应用价值。

3.3加大纵向管理力度

水利系统档案的管理工作，凸显出内容繁琐、程序复杂、综合性与专业性较强等问题，所以管理也应当跳出其他事务管理模式的桎梏，全面落实纵向管理模式的具体要求。所以，基层水利单位应当建立起统一、科学的管理标准，既可以以水利工程实际的建设规模为标准进行档案划分，也可以以具体的管理内容为划分的依据，从而为档案的高效化收集、规范化整合以及科学化管理提供一定的便利。在此基础上，要加大对档案管理人员的培训力度。首先水利单位应当把好“用人关”，明确该领域不同岗位的具体职责以及工作门槛，提升整体管理队伍的专业性。在实际工作开展之前，要对相关人员进行全面的理论指导与实践培训，使其可以掌握该领域最先进的理念与最前沿的方法，实现自身专业素质与业务能力的有效提升，更好地服务于实际工作的开展。

4结束语

总之，随着网络信息化技术的发展，档案作为知识的结晶和信息源，越来越被人们和社会高度重视和利用，水利单位档案管理工作的开展，也深刻影响着我国水利基础设施的建设和发展，开发档案信息资源并进行整合管理，适应信息化社会的发展，切实转变和变革档案信息服务方式，使之更好的为水利现代建设服务。

参考文献：

[1]崔玉君.浅谈水利档案信息资源的开发利用[J]办公室业务，2014，（13）：79-80.

[2]舒虹，张瑞.计算机互联网与档案信息资源共享[J]兰台世界，2012，（11）：22-23.

[3]王新才，聂云霞.信息时代档案人才培养与档案学专业发展展望[J]档案学研究，2013，（1）：87-91.

[4]许爱英.浅谈档案信息资源的开发利用与整合[J]人力资源管理杂志，2017，（6）：347.

[5]刘荣.档案开发利用发展的影响因素与发展趋势分析[J]档案管理，2014，（1）：39-41.

作者简介：戴霞（1979-），女，本科，馆员，主要从事档案管理工作

作者简介：卢琳（1986-），女，本科，工程师，主要从事工程项目资料管理工作